Nikt nie był w stanie przewidzieć, że bezpośredni kontakt z zespołem, współpracownikami i klientami zostanie ograniczony na tak długo. Przez pandemię znaczna większość firm stanęła przed koniecznością szukania rozwiązań, które pozwolą im działać w nowej rzeczywistości. Warto zauważyć, że zaistniała sytuacja była ogromnym wyzwaniem, ale również wielką szansą. Firmy, które wdrożyły nowe rozwiązania z obszaru obsługi klienta i Customer Experience w dobie pandemii, dziś bardzo wysoko stawiają poprzeczkę swojej konkurencji. Wszystko dzięki rozwiązaniom technologicznym oraz zaangażowaniu pracowników. Szybkie podejmowanie decyzji, sprawna realizacja i doświadczenie pracowników były i są przysłowiową „kopalnią złota” dla analityki, dlatego warto korzystać z tych narzędzi. Z myślą o firmach, którym zależy na podniesieniu poziomu pozytywnych doświadczeń klientów, opracowaliśmy 7 wskazówek, jak podnieść wydajność pracy w centrum obsługi klienta.
Spis treści:
Wykorzystaj potencjał pracowników…
… oraz firmy
Wyeliminuj niespójności w komunikacji
Skoncentruj się na wskaźnikach kluczowych dla Twojego biznesu
Wykorzystaj dane, które już posiadasz
Pozwól klientom na wyrażenie opinii
Dodaj ludzką perspektywę do cyfrowych doświadczeń
Wykorzystaj potencjał pracowników…
Obecnie wiele firm szuka metod na poprawę efektów pracy wyłącznie w rozwiązaniach technologicznych. W rzeczywistości to wzmocnienie pozycji organizacji i kompetencji pracowników na pierwszej linii kontaktu z klientem jest jednym z najważniejszych elementów, które może podnieść wydajność centrum kontaktowego. Należy pamiętać, że członkowie zespołów potrzebują ciągłych szkoleń, aby sprostać zmieniającym się potrzebom klientów. Dodatkowo jednym z bardziej cenionych aspektów obsługi klienta jest dostarczanie informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym – pozwala to na poprawę relacji z klientami, a także zwiększa zaangażowanie pracowników w proces poszukiwania najlepszego rozwiązania.
… oraz firmy
Biznesy specjalizujące się w handlu detalicznym coraz częściej nadają priorytet optymalizacjom cyfrowym i inicjatywom operacyjnym z holistycznym spojrzeniem na klienta. Niestety aż 40% połączeń przychodzących od klientów detalicznych wynika z nieporozumień podczas cyfrowego procesu realizacji zakupów. Warto zauważyć, że obecnie centrum kontaktu bardzo często nie jest uważane za źródło danych i informacji, które mogą wpłynąć na znaczny rozwój przedsiębiorstwa. Wsłuchanie się w potrzeby klienta i zadbanie o jego pozytywne wrażenia wydaje się najbardziej intuicyjną metodą na budowanie relacji – niestety nadal znaczna ilość firm nie wykorzystuje potencjału informacji zwrotnych.
Wyeliminuj niespójności w komunikacji
Spójność jest ważna w każdym aspekcie biznesu, dlatego też nie może jej zabraknąć w komunikacji, szczególnie między kanałami cyfrowymi a contact center. Pandemia wywołała konieczność wprowadzenia dynamicznych zmian w czasie rzeczywistym. Stosowne raportowanie, wykorzystanie narzędzi cyfrowych i różnych form kontaktowych może być kluczem do pozytywnego odbioru wykonywanych usług i budowania konkurencyjności firmy na rynku. Sprawdzonym sposobem na utrzymanie spójności jest patrzenie na różne kanały holistycznie – z perspektywy klienta buduje to pozytywny wizerunek firmy i prowadzi do pozytywnego, bezproblemowego doświadczenia z firmą.
Skoncentruj się na wskaźnikach kluczowych dla Twojego biznesu
Wiele przedsiębiorstw spędza zbyt dużo czasu na analizowaniu niewłaściwych wskaźników – fakt, że jesteśmy w stanie coś zmierzyć lub zbadać, wcale nie znaczy, że każda zdobyta informacja, będzie odgrywała kluczową rolę w dalszym rozwoju firmy. Wielu liderów rynku priorytetowo traktuje przede wszystkim wskaźniki związane z klientami, takie jak rozwiązanie sprawy podczas pierwszej rozmowy, czy zaangażowanie pracowników – co ma bezpośrednie przełożenie na budowanie pozytywnej więzi na linii klient-firma.
Wykorzystaj dane, które już posiadasz
Analiza zgromadzonych danych oraz wykorzystanie zdobytej wiedzy w praktyce to świetny sposób na budowanie pozycji lidera na rynku i zmniejszenie prawdopodobieństwa występowania błędów. Wykorzystanie zebranych przez firmę danych i informacji powinno prowadzić do poprawy płynności procesów oraz funkcjonowania firmy, co może być znacznym ułatwieniem pracy całych zespołów.
Pozwól klientom na wyrażenie opinii
Wiele organizacji prosi klientów o informacje zwrotne – niestety w następstwie, nie przyjmuje ich do wiadomości. Głównym celem biznesu powinna być wnikliwa analiza i chęć zrozumienia, jaki poziom usług oferują oraz tworzenie planu podejmowania odpowiednich działań, aby podnieść poziom świadczeń. Prosząc o opinie klientów, warto upewnić się, że proces pozyskiwania odpowiedzi jest bezproblemowy, dyskretny i klarowny – w przeciwnym razie efekty tego działania będą zupełnie odwrotne do pożądanych.
Dodaj ludzką perspektywę do cyfrowych doświadczeń
Firmy posiadające usługi czatu z botem, duży nacisk kładą na rozszerzanie jego zakresu wiedzy i udzielania informacji, poprzez analizę tekstu. Warto zwrócić uwagę, że wykorzystanie botów znacznie odciąża agentów zajmujących się komunikacją i obsługą klienta, jednocześnie rozwiązując wiele, mniej skomplikowanych spraw bez angażowania pracowników. Dzięki temu specjaliści zyskują więcej czasu na rozwiązywanie bardziej skomplikowanych przypadków, w których to „ludzkie podejście” jest szczególnie istotne.
Techrewolucja wywołana sytuacją epidemiologiczną wpłynęła na wiele aspektów biznesu, w tym konieczność wdrożenia innowacyjnych rozwiązań. Wzrastająca popularność branży e-commerce, rosnący wachlarz e-porad oraz możliwość załatwiania spraw urzędowych online wpłynęły na jeszcze większe upowszechnienie tego modelu kontaktu. Należy jednak pamiętać, że priorytet w pracy centrum kontaktu czy obsługi klienta pozostają niezmienne – zadowolenie klienta. Dlatego tak istotne jest wprowadzenie odpowiednich zmian, które pozwolą nie tylko zebrać informacje – ale również wprowadzić zmiany, których oczekują klienci.
Autor: Marta Kin EMEA Marketing Director w firmie Medallia.
