W dzisiejszych czasach nowoczesne technologie oraz wysokiej jakości usługi nie są już tylko domeną prywatnych firm. Polacy coraz częściej oczekują odpowiednich standardów pracy i obsługi w jednostkach administracji publicznej. Nic więc dziwnego, że takie jednostki poszukują rozwiązań, które zapewnią większą efektywność oraz bezpieczeństwo działania i sprawią, że urząd stanie się bardziej przyjazny, zarówno dla pracowników, jak i klientów. Podstawą jest lokalizacja, rozumiana zarówno w kontekście dogodnego położenia na mapie miasta, jak i budynku zapewniającego dostęp do odpowiedniej infrastruktury i wyposażenia. Moim zdaniem, świetną opcją dla nowoczesnych urzędów są istniejące biurowce, umiejscowione w dobrze skomunikowanych punktach rozwijających się dzielnic.

Spis treści:
Dobra lokalizacja kluczem do sukcesu
Optymalizacja kosztów
Dodatkowe udogodnienia
Profesjonalne wsparcie zarządcy
Urząd na warszawskim Manhattanie

Dobra lokalizacja kluczem do sukcesu
Przyjazny urząd powinien być przede wszystkim łatwo dostępny dla obywateli. Wybierając miejsce, należy więc zwrócić szczególną uwagę na infrastrukturę drogową wokół obiektu oraz siatkę połączeń komunikacji zbiorowej. Nie bez znaczenia jest też otoczenie. Bliskość terenów zielonych, sklepów, punktów usługowych, aptek czy centrów medycznych również czyni daną lokalizację dogodną, zarówno dla klientów, jak i pracowników urzędu.

Kolejny krok to wybór budynku. Jednostki samorządu terytorialnego, które stawiają na nowoczesność, zdecydowanie powinny zainteresować się biurowcami, zwłaszcza tymi, które działają od kilku lat i dysponują wolnymi powierzchniami na wynajem. Takie obiekty są praktycznie gotowe do tego, aby się do nich wprowadzić. Nie trzeba czekać, aż budynek zostanie oddany do użytkowania, jak ma to miejsce w przypadku nowo powstających biurowców, co znacznie przyśpiesza proces relokacji. Istniejące obiekty są też wyposażone w odpowiednią infrastrukturę, a jednocześnie zapewniają elastyczne rozwiązania w zakresie doboru metrażu i aranżacji przestrzeni. Dla urzędu najlepiej wybrać powierzchnię na parterze. Dzięki temu będzie on lepiej widoczny i łatwo dostępny, również dla osób niepełnosprawnych.

Optymalizacja kosztów
Ogromną zaletą wyboru kilkuletniego biurowca jest też możliwość optymalizacji kosztów. Opłaty eksploatacyjne są w nich niższe niż w starszym budownictwie. Z kolei przewagę nad najnowszymi obiektami daje im to, że mają już ustabilizowane i zoptymalizowane parametry poszczególnych instalacji – ogrzewania, chłodzenia, wentylacji i zużycia prądu, co ma bezpośredni wpływ na wysokość kosztów utrzymania biura. W nowych biurowcach optymalizacja tych parametrów trwa co najmniej rok, co oznacza, że dopiero po tym czasie wiadomo, jaki jest realny poziom stawek za dostarczane media. Warto przy tym zainteresować się ekologicznymi rozwiązaniami w budynku, ponieważ mogą one dodatkowo obniżyć opłaty za wodę, prąd i ogrzewanie. Zaoszczędzić można również na aranżacji wnętrz – nowi najemcy mają do dyspozycji wyposażenie po swoich poprzednikach. Najczęściej są to klimakonwektory (tzw. fan-coile), instalacje elektryczne, komputerowe i niskoprądowe czy floor boxy.

Dodatkowe udogodnienia
W trakcie pandemii priorytetem stało się bezpieczne korzystanie z miejsca pracy, w tym także z powierzchni wspólnych. Budynki biurowe często dysponują przestronnymi holami oraz odpowiednią liczbą wind, co minimalizuje ryzyko związane z gromadzeniem się wielu osób na małej powierzchni. Na bezpieczeństwo wpływa także prawidłowa, regulowana cyrkulacja powietrza, o którą łatwiej zadbać w nowoczesnym budownictwie. Warto przy tym dodać, że w biurowcach często do dyspozycji pracowników i gości jest zewnętrzne patio, a w niektórych biurach są zielone tarasy, co także podnosi komfort pracy. Należy także pamiętać o infrastrukturze dla zmotoryzowanych i rowerzystów. Biurowce posiadają wygodne, zadaszone parkingi, na których coraz częściej pojawiają się ładowarki do samochodów elektrycznych i hybrydowych. Standardem w wielu obiektach są już stojaki na rowery oraz szatnie z prysznicami dla miłośników tego środka transportu.

Profesjonalne wsparcie zarządcy
Nieocenione jest wsparcie, jakie najemca otrzymuje ze strony zarządcy budynku na każdym etapie współpracy. W czasie pandemii ten czynnik zdecydowanie zyskał na znaczeniu. W Hines od samego początku przykładaliśmy bardzo dużą wagę do partnerskich relacji z firmami i organizacjami wynajmującymi powierzchnie w naszych obiektach. Zapewniamy profesjonalną pomoc na etapie procesu najmu – począwszy od doboru wielkości powierzchni i jej optymalnej aranżacji, aż po wykonawstwo, a także codzienne wsparcie w zakresie pracy biura każdego z najemców. Wynajmujący mogą liczyć również na profesjonalne doradztwo oraz stałą komunikację w zakresie wprowadzania odpowiednich standardów bezpieczeństwa, tak ważnych w sytuacji epidemicznej, a także na natychmiastową reakcję w razie problemów. Efektywność naszej pracy jest bardzo duża, ponieważ do każdego budynku mamy przypisaną inną osobę zarządzającą. Dodatkowo w biurowcach, które są objęte programem Hines GREEN OFFICE (HinesGO), pomagamy wdrażać najemcom ekologiczne rozwiązania. To ważne dla jednostek organizacji publicznej, które promują zrównoważony rozwój i chcą być dla obywateli przykładem w zakresie wprowadzania tzw. zielonych rozwiązań w codziennym życiu.

Urząd na warszawskim Manhattanie
Jaką lokalizację w Warszawie mogłabym polecić jednostce administracji publicznej? Na pewno Wolę. Dzielnica ta nazywana jest warszawskim Manhattanem ze względu na dynamiczny rozwój infrastruktury dla biznesu, jaki miał tu miejsce na przestrzeni ostatnich lat. Na szczególną uwagę zasługują okolice ronda Daszyńskiego, które jest jednym z większych węzłów komunikacyjnych stolicy. Z łatwością można się tu dostać samochodem, metrem, tramwajem i autobusem. Ponadto, w niewielkiej odległości znajdują się dwie stacje kolejowe – Warszawa Ochota oraz Warszawa Zachodnia.

Niedaleko, przy ul. Przyokopowej 33, działa nasz biurowiec Wola Center. To wyjątkowy obiekt w portfolio firmy Hines, ponieważ został on zaprojektowany dla siedziby banku. Z tego względu jest wyposażony w zaawansowane rozwiązania teleinformatyczne, które można dostosowywać do potrzeb najemców, w tym w instalacje wzmacniające sygnał GSM oraz LTE, zapewniające pełny zasięg w trudno dostępnych miejscach, takich jak windy czy garaż. Dodatkowo, w budynku znajduje się generator prądotwórczy (z możliwością uzupełniania zbiornika), który można podłączyć do instalacji najemcy – gwarantuje to rezerwowe źródło zasilania w przypadku zaniku napięcia z sieci miejskiej. Wola Center dysponuje jeszcze wolnymi, wyposażonymi powierzchniami na parterze, które można z łatwością zaaranżować pod urząd. Obiekt jest w pełni przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. Posiada reprezentacyjne lobby o powierzchni 1000 m2, gdzie niebawem stworzymy jeszcze przestrzeń coworkingową z darmowym Wi-Fi, a także dwupoziomowy parking oraz stojaki i szatnie z natryskami dla rowerzystów. W garażu do dyspozycji najemców jest również powierzchnia magazynowa, która idealnie nadaje się np. na archiwum. Wysokość oraz wzmocnione stropy umożliwiają umieszczenie tam dużej ilości regałów. Warto też zwrócić uwagę na przyjazną okolicę – budynek położony jest vis-à-vis Parku Wolności, a w pobliżu działają liczne sklepy, lokale gastronomiczne, apteki oraz placówki medyczne. To wszystko sprawia, że Wola Center jest idealnym miejscem na lokalizację urzędu.

Autor: Marta Wiewiórowska-Kudła, Leasing Manager, Hines Polska Sp. z o.o.