Paliwo, koszty osobowe, a także utrzymanie pojazdów to 3 główne filary wydatków, jakie firmy ponoszą prowadząc działalność transportową. W Niemczech, Holandii, Belgii czy Francji na pierwszym miejscu znalazły się wspomniane koszty zatrudnienia kierowców, w Polsce natomiast, według najnowszego raportu KE kluczowy wydatek przewoźnika to „płynne złoto”. Skutki inflacji, wzrost cen oleju napędowego podyktowane, m.in. wojną w Ukrainie, a także nowe regulacje i idące za tym wyższe koszty wynagrodzeń czy prowadzenia działalności, dały się mocno odczuć branży. Widać to doskonale w stawkach frachtów. W pierwszym kwartale tego roku indeks stawek europejskiego frachtu drogowego osiągnął rekordowy poziom – 110,9 pkt. I tym samym był wyższy o 7,5 pkt niż w pierwszym kw. 2021.2 Wyższe koszty motywują przewoźników do przyjrzenia się wydatkom w swojej firmie i szukania oszczędności. Gdzie można je znaleźć? Kluczem mogą się okazać nowe technologie.

Blisko 40 proc. kosztów w transporcie to paliwo

Firmy transportowe powinny uważnie monitorować wydatki na paliwo, aby nie narazić się na niepotrzebne straty finansowe. Według danych przedstawionych w raporcie KE: stanowią one od 27 do nawet 37 proc. wszystkich kosztów prowadzenia działalności transportowej. Czerwiec przyniósł kontynuację majowych podwyżek przy dystrybutorach. Średnia cena benzyny zbliżyła się do 8 zł/l. Z kolei olej napędowych zdrożał do 7,66 zł/l, a tym samym zapłacimy za niego o 58 gr. Pocieszający może być jedynie fakt, że Sejm przedłużył tarczę antyinflacyjną do 31 października 2022 r., która zakłada m.in. obniżenie akcyzy na niektóre paliwa i obniżenie podatku VAT z 23 proc. do 8 proc.

– Dysponując flotą 32 pojazdów, trudno nie zauważyć wzrostu kosztów prowadzenia działalności transportowej, zwłaszcza na przestrzeni I kwartału tego roku. Najbardziej dotkliwe są szybko zmieniające się ceny paliwa. W szczytowym momencie w marcu ceny te wzrosły o 50 proc. w stosunku do cen z 1 stycznia 2022 roku. Aktualnie są wyższe o około 38 proc. w stosunku do początku roku – komentuje Jan Dzierżawa, Członek Zarządu, Woal Trans i dodaje, że dla przedsiębiorstw transportowych, które niemal codziennie muszą negocjować ceny z kontrahentami, czas nie jest sprzymierzeńcem, bo ich koszty rosną szybciej niż przychody.

Nie ma miejsca w transporcie na nieekonomiczną jazdę

Jednym ze sposobów na obniżenie kosztów paliwa jest planowanie i kontrola tras. Jak to wygląda w praktyce?

– O tym czy zaoszczędzimy pieniądze w naszej firmie, decydujemy już na etapie planowania przejazdu, bo to w tym miejscu możemy popełnić błędy, które będą nas słono kosztować. Wykorzystując w tym miejscu nowoczesne systemy, jak np. TMS, mamy możliwość optymalnie wybrać kierowcę, pojazd oraz wyznaczyć trasę w taki sposób, by ograniczyć niepotrzebne kilometry i puste przebiegi. Dzięki temu rozwiązaniu jesteśmy w stanie zauważyć opuszczenie wyznaczonego korytarza przez kierowcę wykonującego dane zlecenie i w tym momencie możemy adekwatnie zareagować. Spedytor, dzięki systemowi TMS i kierowca, dzięki telematyce widzą czy pojazd porusza się zgodnie z założeniami. System TMS pozwala nie tylko zaplanować dobrze trasę i ją monitorować, ale uwzględnia także inne kluczowe parametry jak – ceny paliwa, opłaty drogowe, koszty kierowcy czy koszty eksploatacji pojazdu. Dzięki temu jesteśmy w stanie sprawnie i z zyskiem kontrolować każde zlecenie w swojej firmie – mówi Kamil Korbuszewski, Członek Zarządu, Marcos Bis.

Innym rozwiązaniem na redukcję kosztów paliwa jest także optymalizacja stylu jazdy kierowców. Brzmi skomplikowanie? Nic podobnego. Wszystko może zrobić za nas technologia.

– Płynne prowadzenie pojazdu, czyli tzw. unikanie „rwanej” jazdy pozwala zredukować zużycie paliwa nawet o kilkanaście procent, dlatego tak ważne jest uświadamianie kierowców w zakresie ekonomicznej jazdy i wprowadzanie do firmy rozwiązań, które umożliwiają taką zmianę. Eco-driving zależy również od stanu technicznego pojazdu. Z tego względu warto pamiętać o tym, by regularnie przeprowadzać kontrole ciężarówek, zgodnie z zaleceniami producenta, żeby wymienić zużyte części i uzupełnić płyny eksploatacyjne oraz kontrolować ciśnienie w oponach – komentuje Kamil Korbuszewski i dodaje, że integracja urządzenia TMS z telematyką umożliwia obsługę kart paliwowych, a tym samym proces tworzenia zestawień tankowych jest znacznie szybszy i wydajniejszy.

Koszty osobowe w firmie – gdzie szukać oszczędności?

Kolejną, odczuwalną zmianą przez przewoźników jest wzrost wynagrodzeń kierowców, wynikający z dostosowania polskich przepisów do wymogów unijnych pakietu mobilności. Jednym z jego najbardziej dotkliwych skutków jest wzrost na poziomie nawet 22 proc. kosztów kierowcy międzynarodowego, zatrudnionego w polskiej firmie transportowej.

– W 2021 roku taki kierowca otrzymywał średnio 7500 zł na rękę, a pracodawca ponosił koszt w wysokości 9053 zł. Większość wynagrodzenia była wypłacana tytułem zwrotu kosztów podróży służbowej, tj. diet i ryczałtów za noclegi, a mniejszą część stanowiło wynagrodzenie. Od lutego 2022 roku kierowca międzynarodowy nie jest już w podróży służbowej. Przy wykonywaniu tych samych tras i takich samych oczekiwaniach finansowych, czyli 7500 zł – na liście płac powinna widnieć kwota 9670 zł, a łączny koszt pracodawcy w tym przypadku to ponad 11 tys. Ta kwota zawiera wszystkie wymagane składniki wynagrodzenia wraz z dopłatą za czas pracy na terytorium innych krajów w operacjach cross-trade i kabotażach – mówi Mateusz Włoch, Ekspert ds. Rozwoju i Szkoleń, Grupa Inelo

Warto również wziąć pod uwagę, że kierowcy z roku na rok oczekują podwyżek. Dodatkowo przez zmianę w przepisach, zmieniła się struktura wynagrodzenia, powodując również znacznie wyższe koszty za urlopy, które nie zostały ujęte w tym rozliczeniu. Gdzie w tym przypadku szukać oszczędności?

– Przede wszystkim w poprawnym i umiejętnym zastosowaniu ulg w rozliczaniu podatków i składek od wynagrodzenia dla kierowców międzynarodowych, które obowiązują od 2 lutego br. Są to przepisy różniące się od rozliczania pracowników z innych branż. Ważne jest również zastosowanie prawidłowej struktury wynagrodzenia, która gwarantuje transparentność i pozwala się zabezpieczyć przed ewentualnymi roszczeniami pracowników w przyszłości – tłumaczy Mateusz Włoch.

Koszty eksploatacji pojazdu wyższe nawet o 20 proc.

Jak wynika z raportu Transport i Logistyka Polska, flota pojazdów ciężarowych w Polsce składa się ze starszych pojazdów w porównaniu do innych krajów Unii Europejskiej. Przykładowo polskie ciągniki do pięciu lat stanowią jedynie 29 proc., podczas gdy ich średnia wynosi blisko 40 proc. w Europie.1 W ostatnich latach zauważalny jest intensywny wzrost inwestycji w modernizację pojazdów i trend ten będzie się rozwijał przez najbliższe kilka lat. Podyktowany jest on między innymi wzrostem liczby polskich ciężarówek na trasach zagranicznych, coraz większą presją spełnienia norm ekologicznych oraz oszczędnością. Nowsze ciężarówki spalają mniej.

– Wzrost kosztów paliwa motywuje zawsze do wymiany taboru samochodowego na nowszy, który jest bardziej oszczędny, lecz to nie jest takie proste. W tym roku ceny za części do pojazdów, olejów i smarów samochodowych, a także usług serwisowych wzrosły o około 20 proc. – komentuje Jana Dzierżawa z Woal Trans.

Technologie podpowiedzą

Mówiąc o eksploatacji pojazdu, warto pamiętać o regularnym wykonywaniu niezbędnych przeglądów technicznych, aby pojazd dopuszczony do ruchu, był w pełni sprawny. Warto zaznaczyć, że dzięki regularnym przeglądom, przewoźnicy mogą zareagować odpowiednio wcześnie, jeśli jakaś część pojazdu zostanie zużytkowana. Co więcej, brak ważnego badania może narazić przedsiębiorstwo na poważne starty finansowe i uniemożliwić pracę. Dodatkowo zmniejsza to komfort pracy kierowców, a co najważniejsze, może narazić ich na niebezpieczeństwo.

– Jednym z głównych zalet nowoczesnych technologii w transporcie jest to, że nie trzeba pamiętać o wszystkim, bo systemy przypominają nam o najważniejszych rzeczach, które łatwo mogłyby umknąć w przedsiębiorstwie. Przykładowo, kiedy kończy się ubezpieczenie OC i AC lub kiedy zbliża się termin badania technicznego pojazdu, system alertuje nas o tym fakcie. W ten sposób bardzo łatwo możemy zaplanować pracę, uwzględniając cały zespół i podzielić obowiązki między pracowników, a w konsekwencji dopilnować spraw, które nie mogą czekać – podsumowuje Maciej Wolny, Prezes Zarządu, Marcos Bis.

Obecnie, przewoźnicy nie mogą sobie pozwolić na brak monitorowania kosztów firmowych. Już nawet podstawowy program do zarządzania transportem pomoże zoptymalizować procesy transportowe i sprawdzić opłacalność zleceń, a także znaleźć oszczędności.