Usługa profesjonalnego zarządzania nieruchomościami komercyjnymi, takimi jak galerie handlowe, biurowce czy powierzchnie logistyczne, jest dziś kluczową rolę dla ich właścicieli, a tym samym powszechnie zlecaną firmom zewnętrznym. Standardem stało się stosowanie przez zarządców software’u dedykowanego tej branży, wydatnie usprawniającego codzienne działania. Art. 185 ustawy z dnia 21.08.1997 o gospodarce nieruchomościami jako najważniejszy element tego procesu wymienia dążenie do zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości. Z definicji tej wynika, że podstawowym procesami, za które odpowiedzialny jest zarządca, jest dokonywanie okresowych rozliczeń związanych z użytkowaniem nieruchomości, a co za tym idzie – ewidencjonowanie i windykacja należności. Działania zarządcy nieruchomości komercyjnych skupiają się w czterech podstawowych płaszczyznach, obejmujących czynności wykonywane przez zarządcę w relacji z najemcami, właścicielem nieruchomości, samą nieruchomością oraz własną firmą. Jako piątą wymienić można komercjalizację, czyli prowadzenie szeroko zakrojonych działań, zmierzających do wynajęcia wszystkich powierzchni, jakie ma pod swoją pieczą zarządca.
Wykonywanie czynności we wszystkich wymienionych płaszczyznach wiąże się z prowadzeniem stałej ewidencji zarówno podległych lokali, jak i samych najemców, dokonywanie okresowych rozliczeń oraz sukcesywne ściąganie opłat. Relacja zarządca – najemca jest niewątpliwie tą najważniejszą w naszej pracy – w jej zakresie zarządca co miesiąc wystawia faktury dla najemców za wynajmowaną powierzchnię, a także ewidencjonuje wszystkie realizowane wpłaty. Te czynności są najbardziej czasochłonne, wymagają największej staranności, a tym samym – generują najwięcej drobnych przeoczeń oraz pomyłek. Zarówno czasochłonność, jak i pomyłki w zakresie rozliczeń likwiduje praktycznie całkowicie wdrożenie przez firmę zarządzającą odpowiedniego oprogramowania, pozwalającego na dokładną wizualizację struktury najmu nieruchomości pod kątem w pierwszej kolejności najemców i umów, a w drugiej – obiektów i powierzchni. Najbardziej ceniona przez profesjonalistów jest jednak możliwość comiesięcznego naliczania czynszów z wykorzystaniem wyspecjalizowanych algorytmów.