Polska firma deweloperska Archicom wraz z pomocą studia projektowo-badawczego Workplace zmieniła więcej niż siedzibę. Efektem współpracy jest nowe biuro, które wspiera kulturę organizacyjną spółki oraz proces deweloperski, a korzyści czerpać będą zarówno pracownicy, jak i klienci.
Firma z tradycjami
Grupa Archicom SA to deweloper mieszkań i biurowców, działający we Wrocławiu, Trójmieście, Poznaniu, Krakowie i Łodzi. Firma z 34-letnim doświadczeniem wywodząca się z biura architektonicznego zarządza dziś całym procesem deweloperskim, skupiając w swoich strukturach zarówno dział ekspansji i komercji, marketingu, sprzedaży i obsługi klienta mieszkaniowego, pracownię projektową dział, formalnej obsługi inwestycji, realizacji inwestycji i logistyki oraz działy wsparcia: finansów i księgowości, prawny, personalny, IT i administracji.
Po prawie 3 dekadach możliwości rozwoju przestrzeni biurowej w zabytkowej willi Pfluga wyczerpały się. Z racji rozrostu skali firmy oraz samej specyfiki procesów Archicom był rozproszony aż w 2 lokalizacjach. Salon sprzedaży znajdował się na parterze budynku Renaissance Business Centre przy ul. św. Mikołaja, a na wyższym piętrze obsługiwany był proces posprzedażowy. Spotkania biznesowe i strategiczne odbywały się w głównej siedzibie firmy – willi Pfluga w innej części miasta, przez co współpraca międzydziałowa była utrudniona.
Zdania na temat przyszłości siedziby były podzielone. Części pracowników, mimo sympatii do przytulnej, pełnej zakamarków willi, brakowało udogodnień nowoczesnego biurowca. Inni z kolei byli przywiązani do zabytkowego biura „z duszą”, obawiając się, że przeprowadzka do biurowca, nawet zaprojektowanego przez nich samych, pozbawi ich ważnego elementu firmowej tożsamości.
W związku z różnicą zdań firma zdecydowała się zwrócić do studia projektowego Workplace, aby zbadać potrzeby pracowników. Zadaniem zespołu badaczy i strategów Workplace było przeanalizowanie kultury organizacyjnej Archicomu i dostarczenie zarządowi rekomendacji do dalszego procesu decyzyjnego odnośnie zmiany siedziby.
Realizacja projektów od najmniejszego detalu po całe dzielnice uczy nas, że do najlepszych rozwiązań dochodzi się przez dialog i partycypację. By ustalić optymalną strategię działania, projekt powierzyliśmy specjalistom z Workplace, doświadczonym w zarządzaniu zmianą w dużych organizacjach. Wybór Workplace był podyktowany profesjonalizmem zespołu i nicią porozumienia, jaką od początku poczuliśmy.
Małgorzata Hendrich-Żugaj, architekt prowadząca, Archicom SA – SRDK Archicom Studio Śródka
Relokacja? Najpierw refleksja!
Aby przeanalizować sposób pracy i potrzeby pracowników Archicomu, przeprowadzono badania ilościowe i jakościowe w dwóch siedzibach. W analizach wzięło udział 199 pracowników. Badania ilościowe przeprowadzono za pomocą ankiet zawierających 29 pytań, na które odpowiedziało 67% pracowników. Z kolei badania jakościowe polegały na wywiadach pogłębionych z pracownikami (10 dni) oraz z zarządem i dyrekcją (4 dni).
Częścią procesu były również obserwacje antropologiczne, warsztaty z zarządem i pracownikami oraz research internetowy. Wnioski miały dostarczyć wiedzę o 3 kluczowych obszarach, które wpływają na strategię środowiska pracy: przestrzeni, kulturze organizacyjnej oraz organizacji pracy.
W trakcie konsultacji okazało się, że rozproszenie Archicomu w dwóch lokalizacjach wymagało więcej czasu, energii i dobrej organizacji po stronie pracowników, jak i klientów. Dużej części pracowników doskwierał również brak miejsca i słaba ergonomia stanowisk pracy. Ponadto, dotychczasowa organizacja pracy uniemożliwiała tryb home office, choć aż 9/10 pracowników zadeklarowało chęć pracy ten sposób.
Wniosek z badań? Przeprowadzka Archicomu do nowego biura będzie wiązać się równocześnie z kontynuacją rozwoju właściwej dla firmy kultury organizacyjnej oraz modelu pracy.
Architekci dla architektów
Razem z raportem badawczym zespół Workplace przedstawił zarządowi Archicom rekomendacje dotyczące wprowadzenia zmian wspierających kulturę organizacyjną firmy. Ta analiza zainspirowała zarząd Archicomu do przeanalizowania firmowych procesów biznesowych. Zatrudniona do tego celu międzynarodowa firma doradcza potwierdziła wiele z wyników i rekomendacji Workplace.
W efekcie Archicom zaprosił team projektowy studia Workplace do implementacji wypracowanej strategii przestrzeni pracy oraz współtworzenia wnętrza nowej siedziby we wrocławskim biurowcu City One. Przestrzeń miała być nowoczesna, a jednocześnie zachować unikatowy klimat kamienicy i tożsamość Archicomu.
Nowe biuro, nowa jakość pracy
Siedziba Archicom, zajmuje ponad 3 tys. mkw. w biurowcu City One, posiadającym certyfikat LEED Gold. Projekt jest efektem bliskiej współpracy z zespołem projektowym SRDK Archicom Studio Śródka. Dzięki wprowadzonym elementom zarządzania zmianą pracownicy z łatwością weszli w nową rzeczywistość.
Nowe biuro i przestrzeń pracy została zorganizowana w sposób, który odzwierciedla przebieg procesu deweloperskiego. Współpraca projektowa jest płynna, a pracownicy mają nie tylko większy komfort pracy, ale przede wszystkim możliwość wydajnego działania. Przestrzenie wspólne, zachęcając do wymiany informacji, wspierają kreatywność oraz integrację i budowanie społeczności firmowej. Biuro, choć nowoczesne, zachowało klimat przytulnej, wypełnionej dziełami sztuki willi.
Wszystkie elementy procesu zakupu lokalu znajdują się teraz w jednym miejscu. Klienci, którzy odwiedzają siedzibę Archicom w City One oraz Salon Sprzedaży mogą dziś załatwić wszystkie sprawy komfortowo i kompleksowo.
Współpraca z Workplace była bardzo owocna. Jako fachowcy w pokrewnych dziedzinach intensywnie wymienialiśmy poglądy i pomysły, co okazało się bardzo twórcze. Dostajemy liczne sygnały od naszych pracowników, że zmianę odbierają bardzo korzystnie.
Dorota Jarodzka-Śródka, CEO, Archicom
Katarzyna Gajewska-Kulma, Workplace Strategy Manager, Workplace
Źródło: Archicom.
