Biuro przyszłości to część odpornego rozproszonego środowiska pracy, które wspiera nowe style pracy, związane z nowymi wzorami mobilności wyłaniającymi się wskutek zmian wywołanych pandemią. Przy aranżowaniu takiej przestrzeni trzeba uwzględnić style pracy czterech grup pracowników i wynikające z nich odmienne potrzeby. Jak projektować biura, by odpowiednio wspierały pracę biurowych kotwic, cyfrowych nomadów, cyfrowych żeglarzy oraz cyfrowych kotwic? Wyjaśniają eksperci Forbis Group.
Przyszłość biur po pandemii? Przed nami nie ma ani powrotu do tego, jak było, ani całkowitej rewolucji polegającej na rezygnacji z przestrzeni biurowych. Jednak przeobrażenia w organizacji pracy i wprowadzenie niezbędnych zmian w biurach związanych z funkcjonowaniem w warunkach dystansowania fizycznego, wyraźnie wytyczają kierunek, w jakim należy podążać, by środowiska pracy wspierały dalszy rozwój firm. Przestrzenie biur są scenografią codziennych interakcji – nie są tylko neutralnym tłem, wręcz przeciwnie: aktywnie kształtują sposoby, w jakie osoby z zespołów komunikują się i wykonują swoje zadania. Dlatego ponownego przemyślenia wymaga to, jak powinny funkcjonować jako miejsca pracy indywidualnej, współpracy i spotkań, tworzenia i wymiany wiedzy oraz budowania relacji.
Przez cały okres kwarantanny intensywnie pracowaliśmy nad tym, jakie zmiany trzeba wprowadzić w przestrzeniach biurowych, by dobrze wspierały biznes, który z dnia na dzień stanął przed zupełnie nowymi wyzwaniami. Dla nas jako zespołu ekspertów kluczowe jest zawsze wspólne działanie, synergia wynikająca z wymiany wiedzy różnych specjalistów. Tworzymy przestrzenie w formule design and build i dlatego dobrze wiemy, że zintegrowanie usług i różnych aspektów tworzenia przestrzeni biurowej jest po prostu niezbędne, by dostarczyć wartość dodaną w procesach, za które jesteśmy odpowiedzialni. Zaczęliśmy od opracowania planu koniecznych zmian, by zapewnić bezpieczne przestrzenie, ale teraz koncentrujemy się na tym, jak zaprojektować biuro przyszłości. Nasza odpowiedź na dzisiejsze wyzwania to model rozproszonego, odpornego środowiska pracy, uwzględniający nowe style pracy i będący ekosystemem różnych przestrzeni. W naszym rozumieniu zatem to nie tyle abstrakcyjna koncepcja miejsca czy futurystyczna wizja, ile strategia na najbliższe miesiące i lata. Opisaliśmy ją w naszym raporcie. – mówi Mateusz Laskowski, członek zarządu Forbis Group, architekt.
Rozproszone odporne środowiska pracy. A co ze „starymi stylami”?
Biuro przyszłości to tylko część środowiska pracy. Pozostałe elementy ekosystemu to miejsca pracy w domach (home office), coworkingi i inne przestrzenie. Pomiędzy tymi przestrzeniami odbywa się ciągły ruch: jednego dnia ktoś pracuje w domu a innego w biurze, część zespołu spotyka się w coworkingu, żeby omówić bieżące kwestie. Właśnie z tą mobilnością wiążą się nowe style pracy.
Koncepcja „stylów pracy” i przekonanie, że powinno im być podporządkowane projektowanie przestrzeni biurowych ma swoje korzenie w latach 90. XX wieku. Wówczas architekci zaczęli mówić o typologiach pracy i różnych potrzebach przestrzennych wynikających z tego, że poszczególne grupy pracowników wykonują różne zadania, w inny sposób się komunikują i wykorzystują różne narzędzia.
Frank Duffy, brytyjski architekt, zaproponował cztery typy przestrzeni biurowych w zależności od charakteru wykonywanej pracy – opisywanego przez określenie stopnia autonomii i liczby interakcji. Nazwał je den, hive, club i cell. Według Duffy’ego większość organizacji powinna oferować zespołom dopasowane zestawienie stref odpowiednich dla rodzaju ich działalności. Na przykład w strefie dla zespołów (den), w których jest dużo interakcji pomiędzy poszczególnymi osobami, ale jednocześnie specjaliści mają względnie małą autonomię przy wykonywaniu zadań, powinny znajdować się przestrzenie otwarte ze stanowiskami pracy przy tzw. benche’ach (duże stoły, przy których pracować może kilka osób), oraz salki konferencyjne wspierające współpracę. Później pojawiły się typologie stylów pracy uwzględniające różne rodzaje działań tworzących codzienne zwyczaje a także takie, które wykorzystywały koncepcję różnych stopni mobilności. Ta ostatnia, niezwykle popularna w Polsce, opracowana w latach 2008-2009 przez Jeremy’ego Myersona i Catherine Greene w ramach badań nad efektywnością pracy kreatywnej, wyróżniała 4 typy pracowników, przy czym w praktyce doradczej stosowany był uproszczony model wyróżniający kotwice, łączników (networkerów) i nomadów.
To niezwykle ważny dorobek, którego nie należy przekreślać, tylko dlatego, że nie całkiem już pasuje do obecnej rzeczywistości organizacyjnej, gdyż może dziś być cenną inspiracją. W książce o polskich przestrzeniach biurowych „Koniec ery calvadosu” opisałam ten historyczny rozwój myślenia o tym, jak projektować, i pokazałam, jak u nas te pomysły zostały włączone do praktyk aranżacji. Dziś pora na napisanie kolejnego rozdziału: style pracy po narodowej kwarantannie zmienią się na tyle, że konieczna będzie rewizja sposobów, w jakie projektowane są biura. – mówi Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group.
Nowe style pracy
Ruch w ramach ekosystemu rozproszonego odpornego środowiska pracy nie dla wszystkich będzie równie intensywny. Trzeba też dodać, że nie we wszystkich organizacjach zmiany wynikające z pracy zdalnej będą tak daleko idące. Będę jednak takie organizacje, które zdecydowanie postawią na home office i inne przestrzenie. Na razie dominuje narracja, że dzięki pracy zdalnej będą możliwe oszczędności – najem mniejszej powierzchni i niższe koszty zapewnienia dostępu do biura. To jednak o wiele więcej korzyści. To możliwość zrekrutowania dobrych specjalistów na innych rynkach niż miasto, w którym znajduje się siedziba firmy. A w dłuższej perspektywie to także lepszy employer branding.
Można również spodziewać się polepszenia jakości życia pracowników. O 8.55 pod windą nie będzie kolejki, a godzina 17.00 przestanie się kojarzyć z tłokiem i korkami. W biurze częściej będziemy pojawiać się, aby dokonać konkretnych, wcześniej zaplanowanych czynności a rzadziej, aby „podbić kartę”. – dodaje Andrzej Grabowski, Chief Operational Officer w Forbis Group.
Tak, home office wciąż może być benefitem, ale zmienią się oczekiwania co do tego, jak on będzie definiowany. Jeśli kandydat będzie miał do wyboru pracodawcę, który wdrożył model rozproszonego środowiska pracy i oferuje pracę w formule „2 dni w biurze, 3 gdzie chcesz”, i takiego, który pracuje wciąż tradycyjnie, może wybrać tego pierwszego. Poza tym firmy, które poszukują rozwiązań gwarantujących nieprzerwane działanie operacyjne bez względu na dalszy rozwój epidemii i szukają elastycznych, odpornych strategii zapewniających przetrwanie, będą postrzegane jako pewni i stabilni pracodawcy. – przekonuje Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group.
Nowe style pracy, nawet jeśli nie wszędzie równie szybko i w takim samym zakresie, będą wdrażane zarówno w dużych korporacjach, jak i w mniejszych firmach.
Biurowe kotwice
To grupa osób, których obecność fizyczna w biurze jest istotna dla jakości ich pracy. Będą to też osoby, które po prostu wolą pracować z kolegami z firmy w tej samej przestrzeni. Zwyczajnie obecność innych osób ich mobilizuje, a samo wyjście do biura ułatwia organizację pracy. To rutyna, której potrzebują, by dobrze funkcjonować. Do tej grupy mogą należeć także osoby, które nie mają odpowiednich warunków w domu. Czego będą potrzebowały biurowe kotwice?
Własne stanowisko pracy, odpowiednie warunki ergonomiczne i akustyczne, miejsca do przechowywania rzeczy, z których codziennie korzystają, przestrzenie do spotkań. W dużej mierze to „stare” wymagania, dobrze nam znane. Nowa jakość wiąże się jednak z tym, że będą to osoby pracujące w zespołach rozproszonych: nawet jeśli one będą na stałe w biurze, ich koledzy mogą być gdzie indziej. Dlatego będą też potrzebowały miejsc do prowadzenia spotkań wirtualnych, zarówno indywidulanych, jak i grupowych. – wyjaśnia Anna Oksiuta-Strzałkowska Head of Design Team w Forbis Group.
Dla tych osób szczególnie ważne będzie, by biuro było bezpieczne, bo będą w nim spędzać najwięcej czasu. Znacznie większą uwagę będziemy przykładać do prawidłowej wentylacji czy do dostępu do świeżego powietrza. Nietrudno sobie przypomnieć biura, w których nie można otworzyć okna, bo zaburza to bilans cieplny budynku. Zwiększy się ilość rozwiązań technologicznych: począwszy od umożliwiających ograniczenie kontaktu fizycznego poprzez zastosowanie rozwiązań bezdotykowych i wszelkiego rodzaju urządzeń dezynfekujących opartych na UV, ozonie czy węglu, kończąc na czujnikach, które wesprą eliminowanie zachowań i sytuacji niebezpiecznych dla użytkownika przestrzeni. – dodaje Andrzej Grabowski, Chief Operational Officer w Forbis Group.
On-site/off-site mix – cyfrowi nomadzi
Drugi styl pracy będzie się wiązał z połączeniem wykonywania zadań z domu lub innych przestrzeni z pracą w biurze np. jeden lub dwa w tygodniu. To model dla osób, których obecność w biurze przez cały czas nie jest niezbędna dla funkcjonowania organizacji, szczególnie jeśli część zadań realizuje się im efektywniej zdalnie. Do biura przychodzić będą po to, by spotkać się kolegami, wymienić informacjami, wiedzą, popracować wspólnie nad projektami.
Biuro będzie dla cyfrowych nomadów pełnić funkcję miejsca integracji, budowania relacji z zespołem. Dobrze zatem, by sprzyjało budowaniu nieformalnej atmosfery spotkań. Dobrze oddaje to angielskie słowo „cosy”, co w Polsce tłumaczymy jako „udomowione”. Budowanie relacji nie uda się w białej salce z białym stołem i szarymi krzesłami. Biuro powinno być manifestacją kultury organizacyjnej, budować tożsamości zbiorową, by mogli poczuć, że są częścią określonej społeczności. Ich miejsce pracy powinno być wyraziste. Dobry design nie wypadnie z łask, wręcz przeciwnie będzie jeszcze bardziej w cenie. – przekonuje Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group.
Biuro powinno zapewnić cyfrowym nomadom miejsce do pracy zespołowej, kreatywnej, koordynacji działań, które poszczególni członkowie wykonują samodzielnie. Nie może też zabraknąć miejsca, gdzie mogą przez chwilę popracować sami – odpisać na pilny email albo uzupełnić notatki po zakończeniu spotkania. Mogą to być jednak miejsca współdzielone i powinny być przy nich zapewnione środki do dezynfekcji. Cyfrowi nomadzi będą potrzebowali szafek, w których mogą zostawić swoje rzeczy i miejsca, gdzie inne osoby mogą dla nich zostawić informacje lub dokumenty. Firma powinna ich wyposażyć w lekki laptop z filtrem prywatyzującym na ekran i słuchawki z mikrofonem do wideokonferencji. Warto też zapytać tę grupę osób, co jeszcze poprawiłoby ich produktywność pracy poza biurem. Jeśli poza biurem pracują głównie z domu, a pracują na różnych systemach i dokumentach, warto zapewnić duży ekran.
Cyfrowi żeglarze
To osoby, które do tej pory często jeździły w delegacje, a teraz zamiast części podróży będą odbywać wideokonferencje. Osobisty kontakt jest niezastąpiony w wielu sytuacjach. Pomaga zbudować relacje i zaufanie. Delegacje służbową, by odbyć dwugodzinne spotkanie, które wymaga wyjazdu wcześnie rano i wiąże się z późnym powrotem, a także uniemożliwia lub znacznie utrudnia pracę na komputerze przez cały dzień, i dodatkowo męczy, w wielu wypadkach będzie można zastąpić wideokonferencją. Po doświadczeniach czasu kwarantanny spotkania wideokonferencyjne stały się biznesową normą, powszechnie akceptowaną, która dziś nikogo nie zdziwi. To o wiele bardziej zrównoważone rozwiązanie. To niższe koszty, lepsze wykorzystanie czasu pracy na efektywne wykonywanie zadań, większa dostępność osób z zespołu dla klientów i współpracowników, mniejszy ślad węglowy. A z perspektywy osoby zatrudnionej – mniejsze obciążenie i większa możliwość zachowania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. W czasach pandemii to także po prostu o wiele bardziej bezpieczne rozwiązanie.
Dla cyfrowych żeglarzy biurko w open spasie i zestaw słuchawkowy to zdecydowanie za mało. Powinny być im zapewnione salki konferencyjne dwuosobowe i do większych spotkań wyposażone w urządzenia do wideokonferencji oraz programy i narzędzia do współpracy online. I podobnie jak cyfrowi nomadzi powinni zostać wyposażeni w zestaw komputerowy do pracy zdalnej. Warto też pomyśleć o odpowiednim zarządzaniu zmianą, by cyfrowym żeglarzom pomóc się odnaleźć w ich roli.
Spotkanie o charakterze warsztatowym online to nie to samo, co spotkanie offline. Wymaga zupełnie innej formuły, jeśli ma być efektywne i zaangażować uczestników. Wiele osób, które siłą rzeczy stały się cyfrowymi żeglarzami w czasie pandemii, tego już osobiście doświadczyła. Jednym udało się wypracować swoje sposoby na prowadzenie takich spotkań, innym mogło iść to bardziej opornie i mogli się zrazić. Istotne, by rozpoznać doświadczenia poszczególnych osób w tym zakresie i jeśli potrzebują wsparcia – zapewnić je: może to być wymiana dobrych praktyk w ramach zespołów lub dodatkowe szkolenie z zakresu projektowania doświadczeń komunikacyjnych. Rozwój nowych kompetencji to jedna z priorytetowych dziś kwestii, a zaangażowanie osób z zespołów we wprowadzanie rozwiązań, które będą dopasowane do ich potrzeb, jest kluczowym elementem zarządzania zmianą. – zaznacza Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group.
Cyfrowe kotwice
Ostatni styl pracy to cyfrowe kotwice, czyli osoby pracujące całkowicie zdalnie. Nie znaczy to jednak, że one nigdy nie będą bywały w biurze, wręcz przeciwnie – do biura będą przychodzić, tylko bardzo rzadko. Będą to osoby, które pracują dosyć autonomicznie. Komunikacja online nie wpływa negatywnie na to, co i jak robią. Firmom zatrudnienie osób, które pracują całkowicie zdalnie, zapewni elastyczność rekrutacyjną: będą mogły szukać pracowników na różnych rynkach i wybierać takie, których kompetencje najlepiej odpowiadają poszukiwanemu profilowi.
Cyfrowe kotwice będą się pojawiały w biurze, by odbyć szkolenia i popracować warsztatowo z innymi członkami zespołu na przykład w ramach kick-offu wielomiesięcznego projektu. Mogą to być również reprezentanci firmy na rynkach regionalnych, którzy częściowo pracują z domu, coworkingu i innych miejsc. Kiedy już się pojawią w biurze, ważne, by czuli się komfortowo, by było dla nich intuicyjne w obsłudze. Będzie to dla nich kontakt z marką, dla której pracują, więc wizyta w biurze powinna wzmacniać poczucie, że to jest fajna marka, firma, którą tworzą fajni ludzie. Biuro nie może być jak hala lotniska, przez którą przepływamy. – zaznacza Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group.
Ważnym elementem środowiska pracy cyfrowych kotwic będzie home office. Zapisy regulujące pracę z domu pojawiły się pierwszy raz w toku legislacji. Warto jednak rozważyć także, jakiego rodzaju wsparcie powinien zapewnić pracodawca, by praca była jak najbardziej efektywna a warunki pracy zgodne z przepisami BHP określającymi wymogi dotyczące stanowisk pracy w biurze. Może wystarczy krzesło ergonomiczne i monitor? A może warto też przeszkolić cyfrowe kotwice jak zaaranżować miejsce pracy by było im wygodnie?
Biuro przyszłości. Dostępne do zaraz
Nowoczesne przestrzenie według zaproponowanego przez Forbis Group modelu odpornego rozproszonego środowiska pracy to miejsca wspierające cztery style pracy wyłaniające się po pandemii. Te rozwiązania dostępne są już dziś, ale ważne by zmiany wprowadzać rozważnie i by były poprzedzone analizą potrzeb i możliwości organizacyjnych. Strategia środowiska pracy, jeśli ma wspierać rozwój organizacji, zapewnić jej elastyczności i przetrwanie, musi być dopasowana do potrzeb.
Źródło: Forbis Group.
