Historia rozwoju polskich przestrzeni biurowych przeszła ostatnio rewolucyjną woltę. Wszystko za sprawą panującej pandemii, która wywrze szczególny wpływ na to, jak będą aranżowane poszczególne biura i części wspólne w biurowcach. Jeszcze w marcu wydawało się, że to tylko czasowe przejście na tryb home office. Zmiany zostaną z nami jednak na dłużej i będą miały niebagatelny wpływ na rozwój praktyk w biurach, zarówno tych mniejszych, jak i korporacyjnych. Z jednej strony to ogromne wyzwanie, z drugiej – mobilizacja do sprawnego wprowadzenia niektórych rozwiązań. Raport Forbis Group omawia etapy zmian w polskich przestrzeniach biurowych.
Etap 1. Opuszczamy biura
Na początku marca większości biur opustoszała. Narodowa kwarantanna zmobilizowała działy administracji, IT, prawne i HR. W pierwszym okresie koncentrowano się przede wszystkim na zapewnieniu ciągłości działalności operacyjnej. Poszczególne organizacje były do tego w różnym stopniu przygotowane. Warto przeprowadzić ewaluację tego, jak to przebiegło, by wyciągnąć wnisoki na przyszłość.
Jakie problemy pojawiały się najczęściej? Co moglibyśmy zrobić lepiej? A co nie zależało od nas? Jeśli stworzy się przy tym atmosferę zaufania i docenienia cichych bohaterów, to może to być bardzo wartościowe doświadczenie dla zespołu. Pozwoli też odreagować trudne emocje, które towarzyszyły temu okresowi. A jeśli poszło nam bardzo dobrze i było to całkiem łatwe? Świetnie! Warto się zastanowić, jak można wykorzystać dobre przygotowanie do wdrożenia pracy zdalnej w budowaniu przewagi konkurencyjnej. – mówi Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group.
Etap 2. Nauka nowych praktyk
Kiedy pierwszy szok minął i każdy zaczął oswajać się z nową sytuacją, przyszedł czas na naukę nowych praktyk i pracę w warunkach domowych. Organizacje, a także pracownicy, zmuszeni byli w szybkim tempie wprowadzić rozwiązania technologiczne pozwalające na zarządzanie projektami zdalnie, sprawną komunikację online i kontynuowanie swoich działań w nowej rzeczywistości. Wiele zespołów uczyło się poprzez doświadczenie, metodą testowania różnych rozwiązań. Łatwiej było tym, którzy zarządzanie zespołem rozproszonym mieli już wcześniej przećwiczone. Dla wszystkich jednak wyzwaniem stało się zarządzanie przestrzenią współdzieloną z rodzinami, a nie ze współpracownikami.
Etap 3. Przygotowanie do powrotu
W wielu organizacjach kwiecień minął po znakiem dostosowywania przestrzeni do powrotu pracowników. Z jednej strony konieczne było spełnienie wymogów nakładanych przez rząd, a z drugiej – zbudowanie środowiska pracy, które będzie bezpieczne.
Trzeba zapewnić bezpieczeństwo sanitarne i być w zgodzie z wymogami prawa, ale też dać poczucie bezpieczeństwa – to o wiele więcej niż zapewnienie środków do dezynfekcji. To ćwiczenie to kolejna, po marcowej, duża mobilizacja dla działów facility management, administracji, nieruchomości i zakupów. Warto jednak podejść do tego metodycznie i wypracować procedury oraz sprawdzić kwestie techniczne i opracować strategię dostosowania aranżacji przestrzeni. Działania prowizoryczne i nieprzemyślane w ostatecznym rozrachunku zawsze więcej kosztują. Sprawny powrót, do biur, który teraz się zaczął będzie przebiegał pod hasłami: optymalizacja, bezpieczne biuro, wsparcie zespołów rozproszonych – zaznacza Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group.
Przy opracowywaniu planu zmian niezbędnych, by zapewnić bezpieczne biuro, trzeba zacząć od analizy technicznej i opisania aktualnego stanu. Kolejnym krokiem powinna być ocena ryzyka w różnych typach przestrzeni. Co trzeba zmienić, by to ryzyko zminimalizować? W każdym biurze ze szczególną uwagą trzeba przeanalizować, przy udziale służb technicznych budynku, stan HVAC. Pytania kontrolne: Czy była czyszczona i kiedy wentylacja/klimatyzacja? Czy jest ustawiony harmonogram czasowy działania wentylacji i klimatyzacji, by możliwe było np. przeprowadzenie ozonowania w nocy przy wyłączonych systemach? Czy jest dostępna aktualna dokumentacja instalacji HVAC. Czy jest miejsce na dodatkowe urządzenia filtrujące (HEPA, UV, jonizacja)? – dodaje Andrzej Grabowski, Chief Operational Officer w Forbis Group.
Etap 4. Praca w nowej rzeczywistości i nowe style pracy
Po kolejnym, burzliwym etapie przyjdzie też czas na stabilizację. Wykształcą się nowe praktyki w zespołach i sposoby komunikowania, które umożliwią realizowanie złożonych działań, budowanie relacji i zarządzanie nimi w środowisku rozproszonym Być może będziemy pracować w trybie rotacyjnym, a część pracowników częściej praktykować będzie pracę zdalną, więc funkcjonowanie w zespołach rozproszonych stanie się naszą codziennością. Pracownicy przyzwyczają się do nowych praktyk, a firmy będą przygotowane na ewentualne kryzysy w przyszłości. Jedno jest pewne – biura już nigdy nie będą takie same, bo zmienią się same organizacje. Dlatego warto już dziś zacząć pracować nad strategią środowiska pracy, które wspierać będzie adaptację organizacji do rzeczywistości post-covid: odpornego i rozproszonego, takiego, które zapewni sprawność i zwinność organizacji niezależnie od dalszego przebiegu obecnej epidemii.
Warto przeprowadzić badania wśród pracowników, by zapytać ich o doświadczenia z pracy zdalnej. Mimo początkowych problemów, w wielu organizacjach zespoły pozytywnie oceniają doświadczenia ostatnich tygodni. Efektywność nie zmalała, zdania i projekty były realizowane. Dlatego zdobywane obecnie umiejętności komunikacji i delegowania zadań w trybie rozproszonym mogą stanowić dobrą podstawę dla nowych strategii organizacyjnych. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie połączenie działań on-site i off-site i takie przearanżowanie przestrzeni, by wspierała zarówno stare, jak i nowe mobilne style pracy:
- on-site/off-site mix – czyli osoby pracujące w biurze przez 2 dni w tygodniu, a resztę – zdalnie
- cyfrowe kotwice – osoby pracujące całkowicie zdalnie
- cyfrowych żeglarzy – osoby, które do tej pory często jeździły w delegacje, a teraz zamiast części podróży będą odbywać wideokonferencje.
Przed nami nie ma ani powrotu do tego, jak było, ani całkowitej rewolucji polegającej na rezygnacji z przestrzeni biurowych, ale zmiany, które już teraz widać na horyzoncie, wymagają ponownego przemyślenia tego, jak biuro powinno funkcjonować jako miejsce pracy indywidualnej, współpracy i spotkań, tworzenia i wymiany wiedzy oraz budowania relacji – podsumowuje Anna Oksiuta-Strzałkowska Head of Design Team w Forbis Group.
Źródło: Forbis Group.
