Według raportu Cognizant 45% amerykańskich firm w związku z pandemią wprowadziło nowe rozwiązania technologiczne w ramach procesów zarządzania informacjami. Jak wynika z analiz Iron Mountain Polska, także polski biznes staje się coraz bardziej cyfrowy. Lockdown i praca zdalna w oczywisty sposób utrudniły bieżący dostęp do informacji przechowywanych na tradycyjnych nośnikach, a to znacząco przyspieszyło zmiany. Jak obecnie kształtuje się sytuacja wśród firm z sektora finansowego i ubezpieczeniowego, które ze względu na charakter swojej działalności generują największą liczbę dokumentów?

Wpływ pandemii COVID-19 na nasze życie można rozpatrywać w wielu różnych aspektach. W kontekście biznesowym czy też naszego podejścia do bieżącego załatwiania spraw urzędowych, zmieniła naszą mentalność. W jaki sposób? Poniekąd wymusiła na nas zaufanie technologii i rozwiązaniom cyfrowym. Świat się nie zatrzymał, wiele spraw nadal wymagało naszego zaangażowania. Nie mogliśmy pójść do oddziału banku czy agenta ubezpieczeniowego. To oni przychodzili do nas. Wirtualnie.

Cyfryzacja. Nie digitalizacja
Iron Mountain Polska obsługuje największych graczy na naszym rynku ubezpieczeń i finansów. Z danych, jakimi dysponują, jednoznacznie wyłania się obraz, iż te branże stają się coraz bardziej cyfrowe.

Od początku tego roku do końca marca przedstawiciele branży ubezpieczeniowej otrzymali od nas 31942 skany stron tradycyjnych dokumentów – mówi Marcin Drzewiecki, Iron Mountain Polska – Dla sektora finansowego w pierwszych trzech miesiącach 2021 roku zeskanowaliśmy natomiast 35554 stron. Stanowi to odpowiednio około 33% i 23% analogicznych zleceń, które zrealizowaliśmy w całym 2020 roku.
Spadek zamówień na skanowanie dokumentów wynika z faktu, iż branże te w coraz większej liczbie procesów eliminują papier, zastępując go rozwiązaniami cyfrowymi – aplikacjami mobilnymi czy portalami internetowymi. Bardzo dużą zmianą w kontekście stopniowego odchodzenia od tradycyjnych dokumentów było wprowadzenie elektronicznego podpisu oraz rozwiązań pokrewnych, pozwalających za pomocą narzędzi informatycznych zweryfikować naszą tożsamość.

Serwer, czyli nowy magazyn
Kolejnym dowodem potwierdzającym, iż branże ubezpieczeniowa i finansowa stopniowo odchodzą od papieru, jest liczba pudeł z dokumentacją, jakie oddawane są do archiwów Iron Mountain.

Od początku roku do końca marca nasi klienci z sektora bankowego oddali do naszych fizycznych archiwów około 2 tysięcy pudeł z dokumentacją – mówi Marcin Drzewiecki, Iron Mountain Polska – W całym 2020 roku przekazano ich w sumie ok. 8,5 tysiąca. Jednak w 2019, a więc przed wybuchem pandemii, liczba ta osiągnęła wartość niemal 30 tysięcy pudeł. Warto zauważyć, że jedno pudło to około 2,5 tysiąca stron dokumentów. Różnica w liczbie generowanych informacji przechowywanych na papierze jest więc kolosalna.

Dane Iron Mountain potwierdzają bardzo podobną tendencję w przypadku branży ubezpieczeniowej. W 2019 roku oddała ona w sumie do archiwizacji ok. 14 tysięcy pudeł dokumentów. W 2020 roku liczba ta spadła do wartości ok. 9 tysięcy. W pierwszym kwartale 2021 roku do archiwizacji przekazano natomiast 1825 pudeł.
Nasi klienci reprezentujący branże finansową i ubezpieczeniową stają się coraz bardziej cyfrowi. Usługi, jakie dla nich realizujemy, koncentrują się głównie wokół zarządzania cyfrowymi repozytoriami danych – dodaje Marcin Drzewiecki, Iron Mountain Polska – Tendencja ta jest coraz bardziej widoczna i można spodziewać się, że w przypadku firm z sektora ubezpieczeniowego i finansowego stosunek ilości informacji przechowywanych na papierze do danych cyfrowych będzie stale się zmniejszał.

Co istotne, razem z naszą mentalnością, a więc coraz większym zaufaniem do cyfrowych rozwiązań, zmienia się także prawo, które pozwala rezygnować z papierowych zasobów informacji. Coraz częściej większość bieżących spraw, szczególnie w kontekście banków i ubezpieczycieli, możemy załatwić za pomocą aplikacji mobilnej. Stale rozwijają się możliwości wykorzystania podpisu elektronicznego. Warto zauważyć, że np. w przypadku branży medycznej, od 1 stycznia 2021 roku, placówki medyczne mają obowiązek prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. Dane Iron Mountain, a także coraz szersze wsparcie ustawodawców w zakresie informatyzacji potwierdzają, iż Polska staje się krajem cyfrowym.

Autor: Marcin Drzewiecki, Iron Mountain Polska.