Efektywność. Kreatywność. Produktywność. Co im sprzyja? A co przeszkadza? Obalamy mity o tak zwanych multitaskingu i brainstormingu. Badania potwierdzają – teraz liczy się monotasking i regeneracja w biurze. Okazuje się, że zalecenia ekspertów wcale nie jest łatwo wdrożyć. W szczególności mikro biznesom. Dlaczego?
Multitasking. Do niedawna synonim najwyższej produktywności. Z medycznego punktu widzenia jednak nie istnieje. Funkcjonowanie mózgu nie pozwala na jednoczesne koncentrowanie się na kilku informacjach. Tylko 2% ludzi jest w stanie działać dobrze, realizując wiele zadań w tym samym czasie[1]. Badanie University Of London wskazało, że multitasking może mieć taki sam wpływ na IQ jak nieprzespana noc – obniża je aż o 10 punktów[2]. Z kolei według American PsychologicalAssociationosłabia on naszą skuteczność nawet o 40%[3]. Działamy wolniej i częściej popełniamy błędy, jesteśmy bardziej zestresowani, co negatywnie odbija się na samopoczuciu i zdrowiu. Tracą wszyscy. Zmieniając sposób działania, zyskamy nawet 64 godziny miesięcznie. Na co więc czekać?
Wróg nr 1 koncentracji
Monotasking nie jest prosty. Jesteśmy przyzwyczajeni do ciągłego odrywania się od wykonywanego zadania. Winnym jest najczęściej poczta e-mail. Pracownicy spędzają niemal 28% swojego czasu na sprawdzaniu skrzynki odbiorczej[4]. Piętą Achillesową efektywności są też spotkania. Microsoft pokazał, że zabierają one średnio niemal 6 godzin w tygodniu, przy czym 71% osób stwierdziło, że nie są produktywne[5]. A co z brainstormingiem – kolejny mit? Nie do końca. Od lat ’40, kiedy tzw. burze mózgów zostały spopularyzowane przez ich twórcę AlexaOsborna, metoda heurystyczna świeci triumfy, szczególnie w branży kreatywnej. Jednak współcześnie, skuteczność tej techniki podawana jest w wątpliwość.
– Kreatywne myślenie traci na brainstormingu. Pracując w grupie, myślimy narzuconym schematem, dopasowujemy się do toku pracy zespołu. Dlatego ciężej wyjść poza szablon i działać naprawdę kreatywnie. Takie spotkania mają też do siebie to, że podczas nich dominuje jedna osoba. Analizując pomysły innych, często zapominamy o swoich konceptach, zanim zdążymy poddać je pod dyskusję – mówiZuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Marketingu i Handlu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office. –Technika ta sprawdzi się jednak, gdy będzie profesjonalnie moderowana, a uczestnicy będą przygotowani do spotkania. W najnowszych trendach pojawia się tzw. brainwriting. Łączy on pracę indywidualną z zespołową tak, by czerpać to, co najlepsze z obu schematów. Uczestnicy pojedynczo spisują swoje idee, po czym prezentują je grupie. Dzięki temu wszystkie pomysły są przedyskutowane, spotkanie zyskuje też na dynamice. Na efektywność wpływa też aranżacja przestrzeni. Odpowiednio zaprojektowana, pozytywnie przełoży się na koncentrację oraz komunikację zespołu. Doskonale sprawdzają się akustycznie wydzielone miejsca, które umożliwiają szybkie burze mózgów, nawet w niewielkiej grupie.
Wychodzimy poza schemat
Tworzenie atmosfery sprzyjającej kreatywności i nieszablonowemu podejściu to problem wielu firm. Tradycyjne open space dzieli się na dedykowane strefy – indywidualnej pracy w skupieniu, zespołowej, rozmów telefonicznych, spotkań lub relaksu. Ich funkcjonalne zaplanowanie ma realne przełożenie na zadowolenie i jakość pracy.
– Baylor University udowodnił, że popołudniowe przerwy nie sprawdzają się. Dostarczają mniej energii i nie przekładają się na efektywność pracy w takim stopniu, jak odpoczynek przed godziną 12:00[6]. Wnioski płynące z najnowszych badań pomagają nam zrozumieć, jak działamy, pracujemy i relaksujemy się. Dzięki temu możemy aranżować przestrzeń biurową tak, by osoby korzystające z niej nie przeszkadzały sobie nawzajem. Istotne jest wyraźne wydzielenie dedykowanych obszarów. Zastosowanie mobilnych ścianek działowych czy systemów typu #Hush lub Chillout, które tworzą mini-strefy, wspiera realizacje celów, do których zostały zaprojektowane, ale też pozwalają na dostosowanie ich funkcji zależnie od aktualnych potrzeb. Przebywając w takim miejscu, nastawiamy się na dane działanie, niezależnie od jego charakteru – komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office.
Nowoczesne firmy coraz chętniej proponują niestandardowe rozwiązania dla swoich pracowników. Przykładem jest promowanie aktywności sportowej. Według TINYpulsaż 70% osób zauważa, że są bardziej produktywni i lepiej myślą po ćwiczeniach[7]. –Badania pokazują jednoznacznie, że ruch przekłada się na jakość pracy i zadowolenie pracowników. Dlatego zachęcamy osoby zatrudnione w GFT do udziału we wspólnych zajęciach jogi, które odbywają się z certyfikowanym trenerem na naszym firmowym tarasie w okresie letnim. Dodatkowo organizujemy treningi biegowe. Pasjonatom sportów drużynowych dedykujemy też ligę footballową GFT po godzinach. Takie aktywności procentują i pozwalają się zrelaksować i odreagować stres – komentuje Dorota Sadowska, Communications Manager, GFT Polska.
Przerwa u podstaw
A jak sytuacja wygląda w mikroprzedsiębiorstwach? Niestety, niepokojąco. Właściciele polskich firm pracują dłużej średnio o 4 godziny tygodniowo, niż osoby zatrudnione na etacie. Według badań Idea Banku w 2015 roku aż 55% właścicieli jednoosobowych działalności zrezygnowało z urlopu. Wielu decyduje się na połączenie wypoczynku z pracą (28%), jednak aż 1/3 badanych w ogóle odmawia sobie wakacji. To droga donikąd. Problemem często staje się postawienie granicy pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym.
– Osobom prowadzącym własny biznes trudniej jest zachować równowagę między pracą
a odpoczynkiem. Pracując w domu nie mamy przestrzeni niezwiązanej z firmą, w której możemy odciąć się od pracy i w pełni uczestniczyć w życiu rodziny. Rozwiązaniem może być przestrzeń coworkingowa. Znacznie obniża ona koszty związane z prowadzeniem biura. Dzięki przeniesieniu pracy do innego miejsca, zapewnimy sobie komfort bycia w domu. Dodatkowo nowoczesne biura coworkingowe oferują odpowiednie warunki do przeprowadzenia spotkań biznesowych, zapewniają niezbędne narzędzia do organizacji pracy, możemy tam też odpocząć czy napić się kawy – mówi Marta Bloch, reprezentująca przestrzeń coworkingową Idea Hub.
[1]http://www.newyorker.com/science/maria-konnikova/multitask-masters
[2]http://www.talentsmart.com/articles/Multitasking-Damages-Your-Brain-and-Your-Career,-New-Studies-Suggest-2102500909-p-1.html
[3]http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx
[4] McKinsey Global Institute
[5]http://www.inc.com/peter-economy/16-tips-for-running-remarkably-effective-meetings.html?cid=sf01002&sr_share=facebook
[6]http://www.sciencedaily.com/releases/2015/09/150909132945.htm
