Skutkiem długotrwałych zmagań z wyzwaniami, z którymi organizacje, zarządy i menedżerowie mierzą się od wybuchu pandemii COVID-19, jest m.in. stale zmieniający się krajobraz stylów pracy i potrzeb pracowników. Z najnowszego badania, przeprowadzonego przez doradców platformy Colliers Define, którego wyniki zostały przedstawione w przewodniku „Persony i modele pracy hybrydowej”, wynika, że mamy do czynienia nie tyle z pojawieniem się nowych stylów pracy – unikalnych dla każdej organizacji. Doświadczamy ich hybrydyzacji i pogłębienia tzw. phygital workplace, czyli rozszerzonego środowiska pracy – fizycznego i cyfrowego.

Podstawę analizy stanowiły wyniki badań prowadzonych podczas pierwszych 18 miesięcy pandemii w latach 2020­–2022 na próbie 3123 respondentów reprezentujących organizacje zatrudniające głównie pracowników wiedzy. Następnie, po zrealizowaniu pogłębionych badań ilościowych i jakościowych na przełomie 2021 i 2022 roku w anonimowej organizacji (nazwanej na potrzeby raportu „Hybrid Land”) zauważono mocniejszy zarys sygnałów zmian, które szerzej opisane są w przewodniku.

– Procesy związane z wprowadzaniem bardziej mobilnych stylów pracy mieliśmy okazję obserwować jeszcze przed pandemią, ponieważ Colliers od lat prowadzi badania środowiska pracy, których wyniki wykorzystywane są we wdrażaniu modelu elastycznego i projektowaniu dostosowanych do niego przestrzeni biurowych. Dzięki zgromadzonym danym możemy obserwować trendy i analizować zmiany w różnych branżach. Dobra znajomość ogólnych tendencji i regularne prowadzenie badań pomagają nam również wyłapać pierwsze sygnały nadchodzących zmian i trendów, takich jak np. hybrydyzacja stylów pracy – mówi Dorota Osiecka, Partner w Colliers i Dyrektor platformy Colliers Define.

Po gwałtownej popularyzacji pracy zdalnej i rozwoju narzędzi cyfrowych wiele firm zdecydowało się na wprowadzenie hybrydowego modelu pracy lub wciąż rozważa tę opcję. Konsekwencją tej decyzji jest m.in. konieczność modyfikacji przestrzeni, w której pracujemy.

– Biura powinny przejść dziś etap zmian aranżacyjnych tak, aby odpowiedzieć na nowe potrzeby pracowników, np. zapewnić odpowiednie przestrzenie do indywidualnych spotkań online. Istotne jest również wdrożenie infrastruktury technologicznej, aplikacji i programów, dzięki którym możemy wykonywać swoje obowiązki, a także przeszkolenie ludzi, jak z tych rozwiązań korzystać, i ustalenie jasnych reguł współpracy. To kluczowe elementy budowania phygital workplace, umożliwiającego całe spektrum działań, dających szansę na integrację zespołową nie tylko w biurze.– tłumaczy Mikołaj Tarnawa, Konsultant w zespole People & Places Advisory platformy Colliers Define.

Styl pracy, czyli właściwie co?

Styl pracy możemy rozumieć jako zestaw czynności, w jakie angażują się poszczególne osoby oraz czas, jaki na te czynności przeznaczają.

Badania Colliers pokazały, że możliwe jest wyodrębnienie trzech głównych stylów pracy: zróżnicowanego, indywidualnego (wymagającego koncentracji) i nastawionego na komunikację telefoniczną. Style te jednak mogą się różnić w zależności od organizacji, czego przykładem są wyniki badania przeprowadzonego w firmie, którą na potrzeby raportu nazywano Hybrid Land.

Analityczny Albert, współpracująca Claire czy zróżnicowany Victor?

W celu lepszego zrozumienia nowych potrzeb mobilnych pracowników i sposobów wykorzystywania przez nich ekosystemu środowiska pracy eksperci Colliers opracowali tzw. persony, czyli profile osób pracujących w określony sposób i nadali im nazwy, które oddają ich charakter – Analytical Albert, Collaborative Claire i Varied Victor.

– Opracowane persony pomogły nam zrozumieć, co pracownicy robią w biurze między 9 a 17, a także poza tymi godzinami, i gdzie konkretnie wykonują poszczególne zadania. Dowiedzieliśmy się np., że persony osób, których styl pracy odpowiada opisowi Analytical Alberta, często wychodzą z biura między 13 a 15 po odbyciu spotkań i jadą do domu, żeby nie stać w korkach w godzinach szczytu, a resztę zadań wykonują w domu. Tego typu spostrzeżenia pomagające zrozumieć zachowania użytkowników są podstawą projektowania skoncentrowanego na człowieku i konstruowania dopasowanych rozwiązań, które jest nam bardzo bliskie – mówi Karolina Dudek, Associate Director w People & Places Advisory, części platformy Colliers Define.

Analytical Albert, który ok. 50% czasu spędza na wykonywaniu zadań indywidualnych, w domu pracuje w skupieniu, ale po przyjściu do biura staje się duszą towarzystwa i przede wszystkim spotyka się z ludźmi, poświęcając na to ok. 36% czasu. U Collaborative Claire te proporcje są odwrócone – na pierwszym miejscu w hierarchii znajdują się spotkania (w biurze nawet 67% czasu), natomiast na pracę indywidualną Claire przeznacza średnio ok. 36% swojego dnia pracy. W przypadku Varied Victora żadna z jego codziennych czynności nie przeważa w znacznym stopniu. Jego dzień pracy wypełniony jest różnorodnymi czynnościami: poza wspomnianymi spotkaniami i pracą indywidualną pojawiają się również rozmowy telefoniczne czy praca z dokumentami papierowymi.

– To opis sytuacji zastanej, scharakteryzowanie sposobu pracy w określonym środowisku. W niektórych firmach będzie można wyróżnić tylko dwie persony, a w innych nawet pięć. Wszystko zależy od stopnia zróżnicowania działań poszczególnych osób i zespołów, przyjętego modelu pracy hybrydowej, specyfiki branży i wielu innych czynników – dodaje Grzegorz Rajca, Senior Associate w People & Places Advisory, Colliers Define.

Style pracy a phygital workplace

Jak wynika z analizy stylu pracy w firmie HybridLand, w pracy hybrydowej wykonywanej częściowo w domu, a częściowo w biurze style pracy większości pracowników też stają się hybrydowe: inne zadania wykonywane są zdalnie, a inne – w przestrzeni biurowej. Za tym idą różne potrzeby dotyczące phygital workplace. Dla osób, których styl pracy odpowiada profilowi Analytical Alberta, istotna będzie możliwość zdalnego rezerwowania biurek i sal konferencyjnych. Idealne biuro dla Claire musi natomiast zapewniać szeroki wachlarz przestrzeni do spotkań – zarówno formalnych, jak i nieformalnych, małych oraz dużych, odbywanych twarzą w twarz, a także hybrydowych. Varied Victor potrzebuje natomiast, by przestrzeń odpowiadała jego różnorodnym działaniom – różnego rodzaju sal konferencyjnych, miejsc o mniej formalnym charakterze, open space’ów czy focus roomów. Dzięki zidentyfikowaniu stylu pracy i potrzeb osób pracujących w Hybrid Land zespół badawczy opracował dopasowane wytyczne do projektowania nowego biura.

– Wykorzystanie takiej metodologii ułatwia przygotowanie wytycznych do projektowania elastycznego środowiska pracy – struktura organizacji może się zmieniać, ale potrzeby poszczególnych stylów pracy wciąż będą zaspokajane. Ostatnie dwa lata pokazały nam, że zastosowane rozwiązania muszą oferować możliwości łatwej adaptacji do nieprzewidywalnego i zmieniającego się świata. Dzięki połączeniu elastyczności i dostosowanych rozwiązań można zbudować środowisko pracy gotowe na wyzwania przyszłości – podsumowuje Dorota Osiecka.

Źródło: Colliers.