Zarządzanie danymi w administracji publicznej to temat, który staje się coraz ważniejszy w dobie cyfryzacji. Polska, podobnie jak inne kraje europejskie, stoi przed wyzwaniem modernizacji systemów IT, integracji danych oraz zapewnienia obywatelom płynnego dostępu do informacji publicznej. Raport Iron Mountain pokazuje jednak, że nawet wysoko rozwinięte kraje Zachodu, takie jak Wielka Brytania, muszą stawić czoła podobnym wyzwaniom.

Podczas gdy nowoczesne technologie zyskały popularność w brytyjskim rządzie, w starzejących się systemach nadal przechowywana jest ogromna ilość wrażliwych danych. Na podstawie badania przeprowadzonego przez Iron Mountain wśród 400 brytyjskich urzędników służby cywilnej wyłoniono 8 głównych wyzwań, które stoją na drodze do efektywnego wykorzystania i przechowywania danych w brytyjskich departamentach instytucji rządowych. Wśród nich można wyróżnić maksymalizację danych, łączenie zbiorów danych, publiczny dostęp do danych, zapewnienie płynnego i zintegrowanego doświadczenia dla obywatela, zależność od dotychczas używanych rozwiązań, przestarzałe systemy oraz mechanizmy wprowadzania i przechowywania danych, zarządzanie cyklem życia danych oraz bezpieczeństwo. Choć wszystkie z wymienionych wyzwań determinują kierunek najpotrzebniejszych zmian, warto jest w szczególności przyjrzeć się czterem z nich.

Z raportu wynika, że ponad 53% badanych brytyjskich urzędników służby cywilnej zgłasza problemy z łączeniem danych z różnych systemów, a główną przeszkodą są ograniczenia technologiczne1. W Polsce możemy zauważyć podobne trudności, szczególnie w kontekście decentralizacji danych zarządzanych przez urzędy centralne i samorządowe. Przykładowo, platformy takie jak ePUAP czy mObywatel umożliwiają dostęp do części usług, natomiast ich pełna integracja z lokalnymi systemami jest obszarem, który wymaga dopracowania. Kluczowe dane dotyczące infrastruktury, zdrowia czy edukacji często funkcjonują w silosach, utrudniając efektywną analizę i współpracę międzyinstytucjonalną.

Badanie wskazało także na przestarzałe mechanizmy wprowadzania i przechowywania danych – choć 85% urzędników deklaruje, że ich dział lub organizacja przechowuje dane w chmurze, aż 68% urzędników polega na archaicznych narzędziach, takich jak program Excel2. W Polsce, pomimo deklaracji dotyczących transformacji cyfrowej, papierowe dokumenty i arkusze Excel wciąż dominują w mniejszych jednostkach samorządowych. Niewystarczające finansowanie i brak specjalistów ds. danych utrudnia implementację bardziej zaawansowanych rozwiązań, takich jak analityka Big Data czy uczenie maszynowe. Dodatkowo, brak jednoznacznych regulacji dotyczących przechowywania danych w chmurze publicznej powoduje, że wiele instytucji wybiera mniej efektywne rozwiązania.

Z kolei w celu zapewnienia bardziej płynnego, zintegrowanego doświadczenia obywateli, 46% badanych wskazało na przestarzałe systemy IT jako największe wyzwanie w modernizacji administracji3. Polska zmaga się z podobnym problemem, przy czym krajowy budżet na cyfryzację jest ograniczony w stosunku do krajów zachodnich. Wiele instytucji państwowych, takich jak ZUS czy KRUS, od lat pracuje na systemach, które wymagają kosztownych modernizacji. Choć w 2023 roku Polska zainwestowała znaczną część środków z Krajowego Planu Odbudowy w cyfryzację sektora publicznego, kluczowe wyzwania dotyczą nie tylko technologii, ale także procesów przetargowych oraz koordynacji międzyresortowej. Brakuje systematycznej wymiany doświadczeń między jednostkami centralnymi i lokalnymi, co powoduje powielanie kosztów i braki w standaryzacji.