Każda piramida posiada podstawę. Za najbardziej standardowe kryteria podczas wyboru biura można więc uznać metraż, liczbę pomieszczeń oraz lokalizację zapewniającą pracownikom wygodny dojazd. Oczywiście, im więcej salek konferencyjnych i miejsc do pracy w skupieniu, tym lepiej, przestronna i świetnie wyposażona kuchnia również brzmi świetnie. Nikt nie działa jednak w próżni, dlatego do wymienionych wcześniej zmiennych musimy dodać stawkę czynszu, wysokość opłaty eksploatacyjnej, a także długość umowy najmu.

W przypadku wielu firm poszukiwania nowego adresu kończą się właśnie na tym etapie. W biurze spędzamy jednak znaczną część dnia, dlatego oprócz fizycznej przestrzeni do działania, najemcy starają się w miarę swoich możliwości zapewniać własnym pracownikom jak najwyższy komfort. Niestety nierzadko okazuje się, że nowy adres nie jest w stu procentach dopasowany do naszych oczekiwań, preferencji czy stylu funkcjonowania. To znak, że aktywują się potrzeby drugiego rzędu.

Firma nauczona doświadczeniami (własnymi lub innych) może na tym etapie podjąć kluczową decyzję: albo wyszukuje oferty najmu i negocjuje warunki bezpośrednio z właścicielami kilku budynków, albo stawia na doradcę, który pomoże jej przejść przez skomplikowany proces. Chodzi o to, by dokonać trafnych wyborów – zarówno w kontekście samego miejsca, jak i zapisów umowy oraz aranżowania przestrzeni. – Szczegółowo analizujemy branżę klienta, dynamikę zatrudnienia, a także styl pracy pracowników i zespołów, po czym proponujemy szyte na miarę rozwiązania – podkreśla Monika Hryniewicz, Head of Leasing w firmie OPG Property Professionals. – Kluczowe przy tym wszystkim jest to, by na podstawie takiej analizy klient uświadomił sobie, jak naprawdę funkcjonuje jego firma oraz w którym kierunku chciałby ją dalej rozwijać – dodaje.

Oczywiście wiele zależy od tego, w jakiej branży operuje dana firma. Dla jednych biuro będzie dedykowane w całości pracownikom, dla innych – stanowi codzienne miejsce spotkań z klientami. Jak wpływa to na dobór konkretnych rozwiązań? – W przypadku firm technologicznych niezwykle istotny jest na przykład standard techniczny w postaci klimatyzacji z nawilżaniem, kontroli dostępu, szybkiego połączenia z Internetem i wysokiej jakości okablowania, a także elastyczny układ przestrzeni. Biuro kancelarii lub firmy consultingowej powinno zaś sygnalizować prestiż oraz zapewniać komfortową przestrzeń do spotkań z klientami – dodaje Monika Hryniewicz.

Aż 82% firm w Polsce spodziewa się w tym roku w trudności w pozyskiwaniu pracowników – wynika z najnowszych badań firmy Hays Poland. Spośród najważniejszych przeszkód respondenci wymieniają rosnącą konkurencję pomiędzy pracodawcami. Miejsce pracy może stanowić realny oręż w walce o specjalistę lub młode talenty – szczególnie, że prawie połowa ankietowanych pracowników (44%) przyznaje, że oferowane świadczenia pozapłacowe nie spełniają ich potrzeb.

Czego więc życzą sobie pracownicy? Przede wszystkim… wolności. Z analiz rynkowych wynika jasno, że w poszukiwaniu upragnionego work/life balance Polacy najczęściej zwracają uwagę na elastyczne godziny pracy. A sprzyja temu nie tyle ciekawie zaaranżowane biuro, co jego bezpośrednie otoczenie zapewniające bogatą ofertę czasu wolnego oraz dostęp do kluczowych usług.

Najemcy coraz częściej zwracają uwagę nie tylko na samo miejsce pracy, ale też jego bezpośrednie sąsiedztwo. – Dla młodszych pracowników w cenie jest możliwość wyjścia do pubu, restauracji lub centrum rozrywki. Rodzice doceniają zaś sąsiedztwo żłobka lub przedszkola, dzięki którym szybko odbiorą swoje pociechy po pracy – wymienia Monika Hryniewicz. – Atutem dla osób aktywnych będzie z kolei lokalna infrastruktura rowerowa, a także bliskość siłowni lub centrum fitness, gdzie relaks po stresującym dniu przyniesie sesja jogi – dodaje.

Mamy już wymarzone, w pełni dopasowane do potrzeb firmy biuro, a pracownikom niczego nie brakuje – zarówno po wejściu rano do pracy, jak i w przerwie na lunch czy po godzinach. Ale czy to już sam czubek piramidy potrzeb najemcy? Okazuje się, że istnieje jeszcze jeden poziom, o istnieniu którego nie każdy zdaje sobie sprawę… Nie przez przypadek jednak taki gigant jak Google wybiera klimatyczną przestrzeń w Centrum Praskim Koneser, a UNIT9, jedną z najbardziej renomowanych interaktywnych agencji produkcyjnych na świecie, skusiła magia pofabrycznych murów OFF Piotrkowska Center.

Jak podkreślają eksperci, zmieniająca się struktura kadr w Polsce, w której do głosu coraz mocniej dochodzą młodsze pokolenia pracowników, skutkuje potrzebą silniejszej więzi emocjonalnej z użytkowaną przestrzenią. – Polacy stają się coraz bardziej świadomymi konsumentami przestrzeni, w której żyją, odpoczywają i pracują. Ośrodki rewitalizacji, jeszcze do niedawna stanowiące domenę artystów i branż kreatywnych, dziś często goszczą firmy z sektora IT, usług czy finansów – podkreśla Michał Styś, pomysłodawca projektu OFF Piotrkowska Center. – Te miejsca mają w sobie duszę i są pełne historii, w której najlepsi pracodawcy także pragną mieć swój udział. Wszystko to po to, by przyciągnąć najlepszych specjalistów i stymulować kreatywność pracowników – podsumowuje.

Orientacja na pracownika oraz rosnące wymagania w stosunku do przestrzeni biurowej sprawiają, że deweloperzy coraz częściej sięgają po rozwiązania, które mają na celu podwyższyć jakość dostarczanej powierzchni i jej wyposażenia. Dzisiejsze powierzchnie biurowe powinny posiadać indywidualny charakter dopasowany do szczegółowych wymagań klienta.

Miłą wartością dodaną, która dodatkowo przyciąga najemcę do budynku, jest bliska współpraca. Profesjonalny doradca nieruchomości pomaga przejść przez trudny proces zmiany siedziby, stając się swojego rodzaju łącznikiem pomiędzy deweloperem, a najemcą. To wartość, którą zdecydowanie dobrze jest wziąć pod uwagę podczas kolejnej przeprowadzki firmy.