Firma ACTEEUM Central Europe zaczęła korzystać z nowego systemu informatycznego, który ułatwia zarządzanie centrami handlowymi. Nowe oprogramowanie pozwala zdecydowanie skrócić czas potrzebny na analizę dokumentów najmu i co ważniejsze automatycznie wychwytuje sprzeczności między poszczególnymi umowami – np. że asortyment danego lokalu narusza zapis o wyłączności zagwarantowany dla innego najemcy. Dzięki zastosowaniu nowego systemu informatycznego zwiększył się w firmie zakres prac prowadzonych zdalnie bez potrzeby osobistych spotkań i wizyt w biurze, co jest tym bardziej ważne w dobie pandemii. Wdrożenie trwało 3 miesiące. System jest rozwiązaniem klasy SaaS i nie wymaga po stronie klienta ani instalacji ani budowy dedykowanej infrastruktury.
System informatyczny Lease Commander został stworzony przez rzeszowskich prawników z kancelarii Causa Finita oraz firmę informatyczną Appgo. Nie tylko pozwala na szybkie i intuicyjne zarządzanie umowami najmu, ale także umożliwia zebranie w jednym miejscu istotnych warunków biznesowych ze wszystkich umów, zestawienie ich ze sobą i wykrycie ewentualnych sprzeczności. W trakcie negocjacji ułatwia też wykrycie, że żądania jednych najemców nie mogą być spełnione wobec deklaracji złożonych wcześniej innym najemcom. Pomaga prawidłowo określić zakres dozwolonej działalności, kształtować harmonogram inwestycji i formułować inne zapisy, a po otwarciu centrum – zapewnia monitoring obrotów najemców i wspiera egzekwowanie uprawnień właściciela (np. czynszów dodatkowych).
ACTEEUM Central Europe należy do ACTEEUM GROUP – międzynarodowej firmy działającej na rynku deweloperskim oraz zarządzania nieruchomościami. Firma specjalizuje się w rozwoju centrów handlowych w Polsce, podejmując się przeprowadzenia całego procesu developerskiego, począwszy od dokonania rozpoznania odpowiedniego terenu pod zabudowę poprzez etap projektowania, budowy, komercjalizacji, aż po zarządzanie i sprzedaż centrów handlowych. W Polsce firma jest właścicielem 11 obiektów.
„Cieszymy się, że zaczęliśmy korzystać z narzędzi Lease Commander. To proste i łatwe w użyciu oprogramowanie pozwala nam zaoszczędzić dużo czasu poświęcanego na przeszukiwania dokumentów najmu. System posiada rozbudowane kalendarium oraz bazę gotowych raportów m.in. o oknach handlowych, terminach wydania lokali, obrotach najemców czy kontrybucjach fit-out. Automatycznie wychwytuje też sprzeczności między poszczególnymi umowami – np. że asortyment danego lokalu narusza zapis o wyłączności zagwarantowany dla innego najemcy. Kiedy prowadzi się równolegle kilka projektów, Lease Commander jest bardzo pomocnym narzędziem”. – komentuje Tomasz Szewczyk, Managing Partner, Acteeum Central Europe.
Z systemu Lease Commander można korzystać na komputerze, tablecie czy smartfonie. Oprogramowanie gwarantuje łatwy dostęp do najważniejszych i najbardziej aktualnych warunków umów najmu z każdym najemcą. Dane pogrupowane są w jednolity, przejrzysty sposób i pozwalają na dokonywanie rozmaitych zestawień i porównań. Informacje istotne lub bardziej skomplikowane można weryfikować w oparciu o podgląd fragmentu (wycinek) rzeczywistej, podpisanej umowy. Dodatkowo, system posiada szczegółowe kalendarium terminów, wspomagane przez zestaw powiadomień mailowych. Ponieważ w chwili zawierania umowy najmu strony nie znają jeszcze z reguły szczegółowych dat, na przykład otwarcia galerii, terminy w kalendarium mają charakter dynamiczny. Automatycznie dostosowują się do wskazanej przez wynajmującego, aktualnej, planowanej daty otwarcia obiektu dla ogółu klientów. Kiedy centrum jest już otwarte, Lease Commander monitoruje i przypomina o okresowych terminach z umów najmu (np. związanych z wygasaniem zabezpieczeń najemców) oraz tych o charakterze technicznym.
„Na podstawie pierwszych danych uzyskanych od klientów, oprogramowanie Lease Commander pozwala naszym zdaniem zaoszczędzić nawet 70% czasu potrzebnego na zarządzanie wynajmem centrum handlowego. System posiada coraz więcej gotowych zestawień, których przygotowanie zajmowało wcześniej prawnikowi nawet kilkanaście godzin., Lease Commander to dodatkowy atut w dobie pandemii – w jednym miejscu mamy zebrane wszystkie potrzebne dokumenty i informacje, przez co ograniczona została konieczność bezpośrednich spotkań i pracy na papierowych dokumentach. Rozmawiamy z kolejnymi firmami zainteresowanymi wdrożeniem naszego oprogramowania”. – mówi mec. Diana Kalita, zarządzająca praktyką komercjalizacji w kancelarii Causa Finita.
Szczególnie ciekawą funkcją oprogramowania są alerty w przypadku, kiedy dana umowa najmu posiada zapisy sprzeczne z innymi, wcześniej zawartymi umowami. Pozwala to utrzymać porządek prawny i organizacyjny, a także uniknąć kosztownych błędów i nieporozumień zanim nowa umowa zostanie podpisana. System informuje na przykład użytkownika – i to już na etapie wprowadzania pierwszych danych – że termin otwarcia centrum pozostaje w sprzeczności z oficjalnym terminem wynikającym z harmonogramu albo że przypada on poza uzgodnionymi gdzie indziej oknami handlowymi, że w centrum brak jest najemców kluczowych, albo że asortyment danego najemcy narusza zapis o wyłączności w innej umowie. W przypadku właścicieli większej ilości projektów w toku, funkcja ta może pozwolić uniknąć wielu kosztownych pomyłek.
Prace nad systemem trwały ponad 8 miesięcy. System jest rozwiązaniem typu SaaS i nie wymaga po stronie klienta ani instalacji ani budowy dedykowanej infrastruktury.
materiał prasowy
