Generowanie oszczędności, optymalizacja procesów budynkowych, kontakt z najemcami to codzienna praca Property i Facility Managera. Ich współpraca jest kluczowa w optymalnym zarządzaniu obiektem komercyjnym, chociaż nie zawsze zauważalna na pierwszy rzut oka. Jakie czynniki ją determinują i co zrobić by budek był rentowny i przy tym dodatkowo zarabiał opowiada Marta Jełowicka- Gabor Property Manager w TDJ Estate oraz Paweł Zięba, Facility Manager w firmie FM Solutions pracujący na co dzień w biurowcu .KTW I.

Kluczowe aspekty pracy Facility i Property Managera
Z perspektywy Facility Managera na pewno jest to kompleksowa znajomość instalacji technicznych budynku, która wpływa na jego sprawne działanie oraz szybką identyfikację problemów bądź nieprawidłowej pracy poszczególnych systemów. Kolejnymi istotnymi czynnikami są czas reakcji oraz skuteczność działań. Pozwalają one na obniżenie kosztów operacyjnych budynku oraz podniesienie komfortu pracy najemców. Znajomość oraz zrozumienie zasady działania instalacji ekologicznych takich jak freecooling i preheating oraz instalacji adiabatycznych wykorzystywanych do chłodzenia, nawilżania powietrza ma kluczowe znaczenie przy pełnym wykorzystaniu ich potencjału. Przekłada się to bezpośrednio na optymalizację zużycia energii oraz ciepła, a co za tym idzie zmniejszenie emisji CO2 generowanej przez budynek. Przynosi tym samym wymierne korzyści finansowe a także wizerunkowe dla danego obiektu, szczególnie w dobie przemian energetycznych.
Z perspektywy Property Managera niezbędny jest stały kontakt z najemcami i jasna komunikacja tego, co dzieje się w danym czasie w obrębie budynku, który użytkują. Naszym zadaniem jest takie przekazywanie tych informacji, żeby każdy miał poczucie pełnego zrozumienia i stałej kontroli nad bezpieczeństwem i komfortem swojej pracy. Nie do przecenienia jest tutaj oczywiście aspekt finansowy – optymalizacja pracy instalacji budynkowych to rzeczywiste oszczędności w opłatach ponoszonych przez najemców.

Dobra kondycja instalacji budynkowych – czyli zdrowy budynek
Dla inwestora zawsze najważniejsze będzie zdrowie, bezpieczeństwo i komfort użytkowników. Dbanie o terminowość wykonywania przeglądów wszystkich systemów i instalacji jest niezwykle istotne ze względu na samopoczucie osób przebywających w budynku tzw. well-being. Kluczowe jest tutaj utrzymywanie w najlepszym możliwym stanie instalacji odpowiedzialnych za powietrze, którym oddychamy, temperaturę, w której pracujemy czy jakość wody. Oczywistym jest, że zgodne z PPM (Planted Preventive Maintanance) przeprowadzanie wszelkich serwisów i przeglądów instalacji wpływa na ich bezawaryjne funkcjonowanie, ekonomiczne podejście do zużywanych zasobów a co za tym idzie realne oszczędności. Dlatego tak ważna jest dobra koordynacja pomiędzy zarządcą budynku, właścicielem a Facility Managerem. Rozplanowanie kalendarza przeglądów, skrupulatne dotrzymywanie terminów jest w tym przypadku kluczowe.
Z punktu widzenia Facility Managera terminowe wykonywanie przeglądów sprzętu ma bezpośredni wpływ na ekonomiczną i bezawaryjną pracę, co przekłada się na brak przestojów w funkcjonowaniu budynku. To z kolei ma bezpośrednie przełożenie na komfort pracy najemców oraz ograniczenie strat związanych z zamknięciem biura. Regularne przeglądy mają również wpływ na przedłużenie żywotności urządzeń, a co za tym idzie na oszczędności. Prawidłowo utrzymywana infrastruktura techniczna ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo oraz zdrowie ludzi pracujących na budynku – instalacje wentylacji, wodno-kanalizacyjne oraz SSP mają tu fundamentalne znaczenie.
Częstotliwość wykonywania przeglądów
Regularne obchody skracają czas w jakim identyfikowane są usterki bądź nieprawidłowa praca sprzętu. Ma to ogromny wpływ na maksymalne ograniczenie ewentualnego uszkodzenia urządzeń, co przekłada się na mniejsze koszty eksploatacyjne, ekonomiczną pracę oraz przedłużenie czasu działania, a w efekcie końcowym ograniczenie kosztów działalności budynku. Ważne aby nie tylko stosować się do ustawowo czy umownie nałożonych terminów związanych z przeglądem lub serwisem ale, również sami wykazywali w tym aspekcie proaktywne działania. W końcu dbając o instalacje dbamy o serce naszego budynku, o to żeby było ono zdrowe, prawidłowo funkcjonowało i służyło nam przez lata.

Rola podwykonawców
Na obiekcie .KTW I bezpośrednim podwykonawcą jest firma FM Solutions. Współpraca Property i Facility Managera jest konieczna na każdym poziomie i w każdej płaszczyźnie związanej z obsługą techniczną obiektu. Zakresy obowiązków i zadań mają wiele punktów styku, nie raz są od siebie zależne, a decyzje jednej ze stron mają istotny wpływ na drugi podmiot. Dlatego też partnerskie podejście, profesjonalizm, a nie raz także asertywność są kluczowe w tych relacjach.
Z kolei FM Solutions dzięki wieloletniemu doświadczeniu może pochwalić się siecią sprawdzonych podwykonawców, których system i sposób pracy jest im dobrze znamy i mogą za niego odpowiadać. Utrzymywanie dobrych, partnerskich relacji z podwykonawcami wpływa pozytywnie nie tylko na jakość, ale również terminowość wykonywanych prac.

Realne oszczędności dla najemców
Przede wszystkim kluczowa jest optymalizacja zużycia mediów pod kątem indywidualnych potrzeb najemców poprzez wykorzystanie zaawansowanych opcji programów czasowych BMS. Wpływa to bezpośrednio na ograniczenia zużycia oraz minimalizację strat na powierzchniach nieużytkowanych w danym momencie. Przekłada się to bezpośrednio na koszty użytkowania powierzchni najmu oraz części wspólnych budynku. Nie bez znaczenia jest zastosowanie nowoczesnych, przyjaznych środowisku, innowacyjnych rozwiązań i instalacji, a o ten aspekt należy zadbać już na etapie planowania i projektowania inwestycji. W konsekwencji pozwalają one na zaprogramowanie optymalnych warunków pracy na powierzchniach najmu. Na koniec chyba najważniejszy element tej układanki – ludzie, którzy swoją pracą i zaangażowaniem będą dbać o instalacje ich regularne serwisowanie i monitorowanie swoją pracą przedłużą ich żywotność, co istotnie wpływa na bezpieczeństwo i wzrost oszczędności najemców.

Źródło: FM Solutions.