Kiedy decydujemy się na powiększenie aktualnie zajmowanej przestrzeni biurowej, chcemy ją zoptymalizować, lub zależy nam na jej odświeżeniu i unowocześnieniu, stajemy przed logistycznym wyzwaniem przeprowadzenia prac remontowych bez przerywania funkcjonowania firmy.
Czy jest to możliwe? Jak w takiej sytuacji zapewnić pracownikom możliwość wykonywania swoich obowiązków oraz zminimalizować uciążliwość tego rodzaju inwestycji? Na te pytania odpowiadają eksperci Forbis Group.
W przypadku zmiany lokalizacji biura kwestia aranżacji jest prostsza – firma przeprowadza się do urządzonej przestrzeni, gotowej na przyjęcie pracowników. Modernizacja zajmowanej już powierzchni przypomina operację na żywym organizmie. Wymaga dyscypliny i doskonałej organizacji.
1. Zgodnie z planem
Podstawą każdej realizacji jest dobrze przemyślany harmonogram. Należy bardzo szczegółowo zaplanować kolejność wszystkich prac, dostaw, transferu pracowników oraz utrzymania infrastruktury niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania biura. Nie ma tu miejsca na niespodzianki, bowiem każde zaburzenie planu prowadzić może do dalszych obsunięć czasowych. Kiedy plac budowy jest jednocześnie funkcjonującym biurem, tego rodzaju konsekwencje mogą dezorganizować pracę jego użytkowników.
2. Praca zbiorowa
Modernizacja przestrzeni biurowej to złożone przedsięwzięcie, w które zaangażowanych jest wiele osób. Niezwykle istotna jest dobra współpraca między wszystkimi stronami inwestycji – klientem (office i HR menadżerem), architektem i branżystami, którzy już na etapie projektu muszą przewidzieć konieczność utrzymania działającej infrastruktury w czasie trwania prac budowlanych. Generalny wykonawca ściśle współpracuje z office managerem w zakresie aktualnej komunikacji dla pracowników (którędy mam się dostać na własne stanowisko pracy), ale również ze strażakiem, który wyraża zgodę na tymczasową zamianę przebiegu dróg ewakuacyjnych. Administrator budynku, z kolei, w miarę potrzeb i możliwości udostępnia dodatkową powierzchnię dla klienta, przestrzeń magazynową i organizacyjną dla budowy oraz rozdziela komunikację na codzienną i użytkową. W celu usprawnienia procesu warto rozważyć zatrudnienie firmy fit-outowej, która wykonuje tego rodzaju prace w tak zwanym modelu design & buid. Oznacza to holistyczne podejście do adaptacji przestrzeni biurowej – od etapu projektowego aż do kompleksowej realizacji – mówi Andrzej Grabowski Dyrektor Operacyjny Forbis Group.
3. Strefowanie
Remont w funkcjonującym biurze wymaga dobrego zaplanowania przestrzeni. Na samym początku należy w strefie, która będzie podlegać modernizacji wyznaczyć zgodnie z zapotrzebowaniem przestrzeń, w której zachowania zostanie ciągłości pracy biura. Należy przy tym uwzględnić przebieg instalacji, które w czasie prac również muszą działać. Sama budowa też ma swoje wymagania i potrzebuje przestrzeni do przechowywania i transportu materiałów, która wyłączona będzie od dostępu personelu. Niezależnie od skali prac trzeba pamiętać o zachowaniu bezpieczeństwa, a co za tym idzie o pozostawieniu czynnej drogi ewakuacyjnej, zapewnieniu dodatkowych środków gaśniczych oraz zabezpieczeniu wrażliwej na zanieczyszczenia i uszkodzenia instalacji sygnalizacji pożaru. Wydzielenie dwóch przestrzeni – jednej służącej ludziom i drugiej, w której będą odbywały się prace – pomoże to w znaczący sposób skrócić czas trwania całej inwestycji, eliminując konieczność dokładnego sprzątania i układania biurek za każdym razem po każdym dniu prac – mówi ekspert Forbis Group. Istotny jest odpowiedni sposób zabezpieczenia powierzchni i odgrodzenia przestrzeni aktualnie przebudowywanej od pozostałych miejsc. Standardowo służą do tego tymczasowe gipsowo-kartonowe ściany. Aby zabezpieczyć biuro podczas ich montażu stosuje się m.in. folie, maty oraz kurtyny PCV, chroniące przed przenikaniem kurzu i oparów.
4. Wszystko w swoim czasie
Planując kolejność wykonywanych prac należy mieć na uwadze zachowanie ciągłości funkcjonowania wszystkich instalacji oraz sieci teleinformatycznej. Większość działań powinna zatem odbywa się nocami oraz w weekendy. W godzinach pracy biura można niekiedy wykonywać ciche, mało uciążliwe prace, jak np. malowanie czy układanie wykładziny. Dobrym momentem na przeprowadzenie takiej inwestycji jest okres urlopowy, kiedy w biurze zazwyczaj przebywa mniejsza liczba osób.
5. Zaangażuj pracowników
Sprawne przeprowadzenie remontu funkcjonującego biura nie będzie możliwe bez odpowiedniego przygotowania i zaangażowania jego pracowników. Należy pamiętać, że będą oni codziennie obecni na „placu budowy”. Warto więc aby wiedzieli jak się w takim miejscu zachowywać i jakich zasad przestrzegać. Ważnym jest, aby każdy pracownik był dobrze poinformowany – wiedział ile czasu potrwa każdy kolejny etap prac, jak będzie wyglądała dostępność poszczególnych stref biura, tak aby mógł on zaplanować swoje działania, np. spotkania z klientami.
Remont zawsze wiąże się z różnego rodzaju niedogodnościami. Jednak odpowiednia logistyka i zaangażowanie doświadczonej firmy wykonawczej pozwala na sprawne przeprowadzenie procesu rearanżacji, w przypadku, kiedy nie chcemy przenosić się do nowego biura, a zależy nam na nowoczesnej przestrzeni, które będzie reprezentatywną wizytówką naszej firmy – mówi Andrzej Grabowski Dyrektor Operacyjny Forbis Group.
