Jak renegocjować umowę najmu, by uzyskać korzystniejsze warunki? Odpowiada Joanna Sinkiewicz, Partner, Dyrektor ds. Kluczowych Klientów i Reprezentacji Najemców, Dział Powierzchni Przemysłowych i Logistycznych Cushman & Wakefield.
Ekspertka podkreśla, że punktem wyjścia do renegocjacji jest szczegółowa analiza sytuacji najemcy. Zdarza się, że najemcy nie dość szczegółowo czytają umowy lub po prostu ich nie pamiętają, co może mieć dla nich poważne konsekwencje finansowe. Równolegle z analizą dokumentacji przeprowadzamy analizę potrzeb i preferencji klienta, biorąc pod uwagę jego sytuację lokalizacyjną, biznesową, plany rozwojowe oraz oczekiwania.
Główne analizowane kwestie :
- formy władania: własność czy wynajem
- lokalizacja pod kątem działalności biznesowej oraz dostępu do rynku pracy
- alternatywne lokalizacje
- parametry techniczne i standard obiektu
- warunki komercyjne
- inne istotne elementy umowy najmu.
Na tej podstawie wspólnie z najemcą oceniamy, w jakim stopniu istniejący budynek spełnia te parametry, a następnie przygotowujemy wstępne scenariusze możliwych rozwiązań.
Zadaniem specjalisty jest również przygotowanie analizy finansowej poszczególnych rozwiązań oraz porównanie ich z aktualnymi kosztami. Szczególnie ważne jest uwzględnienie nie tylko różnicy w poziomie czynszu, ale także kosztów ewentualnej relokacji obejmujących samą przeprowadzkę, nowe inwestycje, zmiany personalne czy przerwę w działalności biznesowej.
Na podstawie analizy preferencji oraz możliwości rynkowych, doradca pomoże najemcy sformułować jego cele biznesowe, ustali preferowane scenariusze oraz przygotuje strategię negocjacyjną do rozmów z aktualnym wynajmującym i pozostałymi oferentami. Po etapie wstępnych negocjacji nastąpi wybór dwóch najkorzystniejszych rozwiązań, a później negocjacje finalne.
Renegocjacje mogą prowadzić do znacznego ograniczenia kosztów magazynowania. Są również dobrą okazją do weryfikacji ilości posiadanej powierzchni i parkingów, sprawdzenia stosowanych rozwiązań technicznych oraz wyjaśnienia tzw. miękkich aspektów współpracy (np. jakości serwisu i obsługi oferowanych w ramach umowy).
Kiedy renegocjować umowę najmu? Wg ekspertki – aby uniknąć działania pod presją czasu, warto odpowiednio wcześniej (co najmniej 6 miesięcy przed datą, po której następuje automatyczne przedłużenie umowy) sprawdzić wspólnie ze specjalistą ds. najmu, czy istniejący kontrakt jest nadal korzystny w obecnej sytuacji rynkowej.
Nadal wielu najemców nie korzysta z pomocy doradców, nie zdając sobie sprawy z korzyści, jakie płyną z dobrze przygotowanych i przeprowadzonych renegocjacji. Wiele firm nie podejmuje żadnych działań, aby zmienić swoje umowy albo decyduje się na podjęcie negocjacji samodzielne. Niestety zwykle takie rozmowy są zdecydowanie mniej skuteczne niż te przeprowadzone pod okiem ekspertów.
