Ostatnie lata przyniosły znaczące zmiany, jeśli chodzi o usługi świadczone w zakresie Reprezentacji Wynajmującego. Właściciele budynków biurowych oczekują dziś większej kompleksowości obsługi, niestandardowych rozwiązań oraz poszukiwania różnorodnych możliwości w drodze do efektywnego wypromowania i uplasowania nieruchomości na rynku. Komercjalizacja obiektu, poza bieżącą pracą z najemcami, wymaga teraz szerszej inicjatywy i wdrożenia długofalowych procesów kreowania wartości. Większość podmiotów poszukuje doradców, którzy potrafią całościowo zrealizować założenia strategiczne w tym zakresie.
Na przestrzeni minionych lat zmieniło się również podejście do aranżowania przestrzeni do pracy. Nie rozmawiamy dziś już tylko o kompleksach biurowych w kontekście oferowanej powierzchni do wynajęcia. Ale o biurach i budynkach jako przyjaznych ludziom miejscach pracy, które zapewniają także wygodną realizację codziennych spraw i możliwość relaksu, niosąc jednocześnie unikalne wartości dodane, którymi lokalizacje wyróżniają się na coraz bardziej konkurencyjnym rynku. Funkcjonowanie w biurze, budynku, czy kompleksie biurowym ułatwia również pracownikom wdrażanie i realizacja strategii najmu i komunikacji, która powinna uwzględniać ich stale zmieniające się oczekiwania.
Główne trudności, jakie stoją aktualnie przed wynajmującymi to przede wszystkim szybkie dopasowanie do bieżących potrzeb najemców, zarówno w zakresie zwiększania, jak i redukcji zajmowanej powierzchni. Najważniejszym aspektem w realizacji zadań w zakresie Reprezentacji Wynajmującego jest natomiast zabezpieczenie stabilnych najemców budynku, którzy zainteresowani są zawieraniem długoterminowych kontraktów i chcą w przyszłości rozwijać się w ramach budynku, czy kompleksu. Wtedy otwiera się szereg możliwości, pozwalających odpowiednio zadbać o najemców oraz ich pracowników, umożliwiających podniesienie jakości miejsca pracy.
Ewolucja rynku biurowego przyniosła wyraźną różnicę, związaną z wymaganiami stawianymi przez najemców względem powierzchni, które dotyczą głównie jej efektywności. Firmy poszukujące nowych lokalizacji przykładają teraz większą uwagę do funkcjonalności przestrzeni. Potrafią szybko ocenić, czy dana powierzchnia spełnia ich realne cele i założenia. Najemcy dysponują dziś znacznie szerszą wiedzą na temat tego, czego mogą oczekiwać od wynajmującego i czego spodziewać się po oferowanych biurach. To sprawia, że chętniej inwestują w powierzchnię. Porównują opcje, nie tylko pod kątem stawek czynszowych, ale również parametrów efektywności, czy poziomu obsługi w danym budynku. Wynajmujący z kolei w ramach pakietów zachęt proponują coraz ciekawsze rozwiązania, w tym także badania środowiska pracy, pokrycie kosztów relokacji, czy dodatkowe bonusy usprawniające adaptację, by najemcy mogli wyłącznie skupić się na swoim biznesie.
Ważnymi aspektami, charakteryzującymi nowoczesne projekty biurowe w całej Polsce są wprowadzane dziś dodatkowe funkcje, jak przestrzenie coworkingowe, ogólnodostępne multifunkcyjne części wspólne, miejsca relaksu, czy różnorodne usprawnienia dla najemców na terenie obiektów. Rola Lesing Managera w zakresie Reprezentacji Wynajmującego polega więc teraz także na zapewnieniu najemcy wielu funkcji towarzyszących i poszukiwaniu takich opcji dla obecnych i przyszłych najemców budynków. Praca po stronie wynajmującego oznacza również szerokie działanie komunikacyjne pomiędzy wszystkimi podmiotami związanymi z nadzorem nad nieruchomością, jak właściciel, asset manager, zarządca, etc.
Najskuteczniejszym sposobem na sprawną komercjalizację budynków jest zaś niezmiennie aktywne działanie marketingowe, przyciągające uwagę potencjalnych klientów. Komunikowanie projektów skierowane, zarówno do szeroko rozumianego rynku, jak i najemców już obecnych w biurowcach.
Proponowane powierzchnie biurowe muszą spełniać wszystkie oczekiwania firm, tak w zakresie parametrów jakościowych, technicznych, jak i cenowych, a wybrana lokalizacja odpowiadać celom biznesowym i zabezpieczać interesy najemcy w zakresie ewentualnej ekspansji. Gwarantują to budynki, które realizują nakreślone strategie krótko i długoterminowe, by móc jak najlepiej dopasowywać się do wymagań rynku. Pozwala to również zaoszczędzić wynajmującemu i najemcy, ponieważ przemyślane i zaplanowane działania można optymalizować.
Działania podejmowane w ramach Reprezentacji Wynajmującego muszą opierać się na współpracy pomiędzy wszystkimi stronami projektu i wykonywaniu wyznaczonego planu. Realizacja strategii, komunikacja, kreowanie wizerunku obiektu na zewnątrz i wewnątrz, a także poszukiwanie najlepszych rozwiązań oraz udogodnień dla najemców i pracowników to aktualnie zadania, jakie stoją przed Reprezentacją Wynajmującego.
Autor: Bartłomiej Zagrodnik, Partner Zarządzający w Walter Herz.
