Każdy przedsiębiorca, który poszukiwał już idealnej przestrzeni biurowej, wie, jak angażujący jest to proces. Co więcej, przeprowadzka wiąże się z licznymi zmianami, z którymi zmierzyć muszą się także pracownicy – nie zawsze chętnie. Okazuje się, że profesjonalnie przeprowadzony audyt i umiejętna modernizacja potrafią zbudować przestrzeń idealną w obecnym miejscu pracy. Czy zawsze warto się przeprowadzać? Jak prawidłowo przeprowadzić proces modernizacji, by „stare” biuro stało się przestrzenią, która sprzyja efektywnej pracy? Zdradza ekspert Workplace Strategy Director Forbis Group Karolina Dudek.
Wartościowanie korzyści
Zanim zapadnie decyzja o przeprowadzce, warto rozważyć zalety pozostania w dotychczasowej przestrzeni. Aranżacja nowego biura to złożony proces, który będzie wymagał zaangażowania zespołu operacyjnego przez kilka miesięcy. Przeprowadzka w nowe miejsce może sprawić, że pracownicy będą musieli przeorganizować swoje życie prywatne, przykładowo przenieść dzieci do innego przedszkola czy szkoły. Niestety nierzadko zdarza się, że zmiana lokalizacji ma tak niekorzystny wpływ na ich życie prywatne, że podejmują decyzję o złożeniu wypowiedzenia. Przedłużenie umowy i dostosowanie biura niesie za sobą szereg korzyści. Pracownicy pozostaną w miejscu, które dobrze już znają i nie będą musieli zmieniać swoich przyzwyczajeń czy organizacji życia rodzinnego. Ewaluacja wykorzystania dotychczasowej przestrzeni i analiza potrzeb da odpowiedź na to, co zmienić, by nie zepsuć tego, co się sprawdza, i jak poprawić te elementy aranżacji, które nie są funkcjonalne i efektywnie wykorzystywane. Optymalizacja przestrzeni polega w takim wypadku na wprowadzeniu zmian, które zwiększą wartość dodaną i sprawią, że użytkownicy biura będą z niego bardziej zadowoleni. Pozostanie w tym samym miejscu to także mniejsze ryzyko operacyjne. Proces wprowadzania zmian dzieli się na etapy i wykonuje w taki sposób, aby nie zaburzyć ciągłości pracy w firmie. Co więcej, koszty zmiany aranżacji będą o wiele niższe niż koszty wykonania fit-outu w nowym budynku od stanu shell and core, czyli niewykończonej powierzchni.
Zaangażowanie zespołu
Istotnym elementem modernizacji przestrzeni biurowej jest zaangażowanie w ten proces pracowników. Eksperci wykorzystują różnego rodzaju narzędzia, w tym audyty i warsztaty, które pozwalają na poznanie potrzeb i oczekiwań ludzi, pracujących w tej przestrzeni. Takie działanie umożliwia stworzenie przestrzeni sprzyjającej efektywnej pracy i zadowoleniu pracowników. Dla przedsiębiorcy to ogromna korzyść w postaci zaangażowanego i zadowolonego zespołu.
Krok po kroku
Wielu właścicieli i przedsiębiorców może wahać się przed inwestycją w proces, którego nie znają. Ekspert Forbis Group Karolina Dudek zdradza, jak wygląda on krok po kroku, podkreślając przy tym kwestię zaangażowania pracowników. Ewaluacja rozpoczynana jest od ankiety, by wszyscy mogli wypowiedzieć się na temat preferowanego kierunku zmian i wskazać to, co ich zdaniem się sprawdza. Następnie organizowane są warsztaty w ramach, których omawia się szczegółowo różne aspekty aranżacji biura i opracowuje konkretne pomysły. Dialog, który nawiązuje się w czasie warsztatów, musi być otwarty i uczciwy. W każdym projekcie są ograniczenia i warto o nich rozmawiać, by opracować realne rozwiązania. Dlatego w warsztatach uczestniczą wspólnie konsultant workplace, odgrywający rolę facylitatora, oraz architekt, który pomaga od razu przełożyć rodzące się pomysły na język designu i architektury. Gdy reprezentanci zespołów rozmawiają o biurze i potrzebach przestrzennych, równie ważne jest to, co trzeba zmienić lub wyeliminować, jak i to, co trzeba zachować. „Zachowaj, zmień, usuń, dodaj” – te cztery obszary wyznaczają główne kierunki pracy nad projektem. Raport zawierający zdjęcia, szkice, opisy i wstępne kosztorysy prezentowany jest zespołowi projektowemu, z którym uzgadniany jest ostateczny zakres zmian. Na tej podstawie przygotowywane są szczegółowe wytyczne i harmonogram prac projektowych.
Strategia budująca nowy wymiar pracy
Kluczem do sukcesu jest zbudowanie strategii, która będzie odpowiadała potrzebom i oczekiwaniom pracowników. Nieoceniony wkład w cały proces wnosi konsultant workplace, który pomaga krytycznie przyjrzeć się przestrzeni i uporządkować informacje na temat potrzeb poszczególnych zespołów. Jest też facylitatorem, który wyzwala energię kreatywną zespołów i pomaga w opracowaniu wizji podzielanej przez wszystkich. Ponadto dba o dobrą komunikację w projekcie.
Autorem artykułu jest ekspert Forbis Group: Karolina Dudek, Workplace Strategy Director Forbis Group.
