Wraz z rozwojem sprzedaży e-commerce oraz omnichannel stworzenie wydajnego magazynu czy centrum fulfillment staje się coraz większym wyzwaniem. Dedykowane magazyny e-commerce stają się kluczowym ogniwem w łańcuchu dostaw, a stale rosnący popyt zwiększa tempo ich ekspansji.

Magazynowanie i wysyłka to kluczowe zadania każdej firmy zajmującej się e-commerce, a skonfigurowanie magazynu e-commerce nie wymaga dużego zaangażowania ze strony przedsiębiorcy, o ile usługa ta zostanie powierzona doświadczonym profesjonalistom.

Terminowość i zachowanie jakości procesowanych zamówień wpływa na finalną satysfakcję klienta, NPS oraz liczbę zwrotów, których koszt niejednokrotnie niweluje wygenerowaną marżę. Wydajność procesów intralogistycznych oraz samego magazynowania wpływa na ilość powierzchni niezbędnej do obsługi zamówień.

Określenie niezbędnej powierzchni magazynowej

Planowanie magazynu zaczyna się od prostego pytania – „ile powierzchni magazynowej potrzebuję?” Dobrym punktem wyjścia jest obliczenie, ile SKU, palet i kartonów planujesz przechowywać, a następnie pomnożenie wyniku przez powierzchnię zajmowaną przez przeciętną paletę lub karton.

Nie martw się, jeśli ta liczba znacznie przekracza całkowitą powierzchnię Twojego magazynu. Pamiętaj, że przestrzeń do przechowywania powinna być obliczona w metrach sześciennych, ponieważ prawdopodobnie będziesz używać systemów przechowywania i regałów, aby wykorzystać ją jak najlepiej.

W praktyce okazuje się, że wiele magazynów oblicza jedynie potrzebną powierzchnię magazynową, bez odpowiedniego uwzględnienia innych operacji magazynowych. Warto zabezpieczyć przestrzeń na dodatkowe procesy operacyjne, takie jak:

• Odbiór (w tym rozładunek, kontrole jakości i etykietowanie)
• Ekspansja (istnieje duże prawdopodobieństwo, że wkrótce po uruchomieniu operacji pojawi się zapotrzebowanie na dodatkową powierzchnię)
• Short-term storing (powierzchnia na ew. zamówienia, które nie „wyjechały” tego samego dnia)
• Wysyłka (w tym nie tylko pakowanie i wysyłka, ale także kontrola jakości, etykietowanie i rozkładanie większych palet)
• Dodatkowy obszar na zwroty i „martwe” zapasy

Wyposażenie magazynu

Profesjonalne wyposażenie magazynu może być wymagane, bądź nie – w zależności od rodzaju produktów, ich wielkości oraz modelu biznesowego. Większość magazynów e-commerce czy centrów fulfillment, co do zasady, ma te same podstawowe cele: maksymalizacja przestrzeni, zwiększenie wydajności i efektywności przepływu towarów.

Powyższe prowadzi do podziału na cztery główne rodzaje wyposażenia magazynu ze względu na ich funkcje operacyjne:

• Przechowywanie: regały magazynowe wysokiego i niskiego składowania, tzw. pick-towery oraz mniejsze pojemniki i szuflady.
• Sprzęt do transportu: szeroka kategoria, która obejmuje sprzęt transportowy, sprzęt do załadunku jednostkowego, czy sprzęt do przechowywania i kompletacji.
• Sprzęt do pakowania i wysyłki: obejmuje to wszystko, co jest potrzebne do kompletacji, pakowania i etykietowania zamówień w celu przygotowania ich do wysyłki.
• Sprzęt do kodowania kreskowego / oprogramowanie do zarządzania zapasami. W dzisiejszym nowoczesnym magazynie te urządzenia zasługują na własną kategorię. Sprzęt do kodów kreskowych obejmuje oczywiście czytniki kodów kreskowych, a także drukarki, etykiety i towarzyszące im dedykowane oprogramowanie.

Automatyzacja powtarzalnych procesów

Automatyzacja to niezawodny sposób na poprawę wydajności. Dzięki niej handel elektroniczny znacznie usprawnił proces przeglądania i kupowania towarów. Dlaczego nie zautomatyzować też pracy magazynu do obsługi e-commerce?

Automatyzacja nie musi oznaczać wprowadzenia drastycznych zmian w obecnych procesach. W rzeczywistości najlepsza automatyzacja skupia się na stosunkowo małych inwestycjach w kluczowych obszarach.

Planowanie procesów 

Po ustaleniu finalnego layoutu powierzchni, systemu etykietowania i sprzętu, należy pomyśleć o rzeczywistych ścieżkach kompletacji w całym magazynie.

Dobre oprogramowanie do zarządzania magazynem umożliwia wybieranie zoptymalizowanych ścieżek procesowania. Mimo to należy pamiętać o kilku istotnych zasadach:

• Istnieją różne metody kompletacji zamówień (pobieranie falowe, kompletacja wsadowa lub kompletacja strefowa).
• Kolejność kompletacji powinna być liniowa, a pracownicy magazynu powinni kończyć proces kompletacji w pobliżu końcowego obszaru wysyłki.
• Zamówienia należy realizować w taki sposób, aby poszczególne pozycje z jednego obszaru były kompletowane przed przejściem do następnego obszaru.
• Przedmioty, które są często kupowane razem, należy przechowywać blisko siebie.
• Jeżeli pracownicy magazynu muszą się cofać lub często przecinają wzajemne ścieżki procesowe, należy powtórnie rozważyć optymalizację swojego magazynu.

Szkolenie obsługi magazynu

Szkolenie to nie tylko przekazywanie wiedzy. Chodzi głównie o nauczenie pracowników kluczowych umiejętności potrzebnych do efektywnej pracy. Poniesione koszty szkoleń zwrócą się z czasem dzięki zwiększonej szybkości, wydajności, mniejszej liczbie błędów i bezpieczniejszemu środowisku pracy.

Oprogramowanie do zarządzania magazynem

W tej kategorii dostępnych jest wiele ofert w różnych przedziałach cenowych i o różnych charakterystykach. Poniżej kilka podstawowych parametrów wartościowego oprogramowania:

• odbiór towarów przychodzących i kontrola zapasów (end2end),
• zarządzanie procesami pobierania/pakowania/wysyłania (z ukierunkowanymi, zoptymalizowanymi przepływami pracy i planami harmonogramu),
• raporty zdefiniowane przez użytkownika/KPI,
• kluczowe alerty,
• łatwa integracja poprzez API,
• skalowalność.

KPI oraz mierzenie głównych parametrów  

Założenie magazynu to jedno, a świadomość, że został skonfigurowany w najbardziej optymalny sposób, to zupełnie inna sprawa. Można to sprawdzić dzięki współczynnikom KPI, które pomagają identyfikować wąskie gardła, planować operacje magazynowe i mierzyć ogólną satysfakcję klienta.

Istnieje co najmniej 20 kluczowych wskaźników wydajności, których śledzenie pomaga w optymalnym zarządzaniu magazynem, a dobre rozwiązanie do zarządzania magazynem powinno być w stanie zagregować wszystkie dane w jednym miejscu. Wyróżniamy kluczowe parametry:

• Obrót zapasów: interwał rotowania zapasem (lub określoną ilość zapasów).
• Czas realizacji zamówienia: całkowity czas potrzebny na zrealizowanie zamówienia, w tym pobranie, pakowanie i wysyłkę.
• Udział zwrotów: częstotliwość, z jaką przedmioty są zwracane. Obsługa klienta powinna również odnotować przyczyny zwrotu, ponieważ wskaże to, gdzie występują problemy: odbiór, kompletacja, kontrola jakości etc.
• Koszt transportu na paczkę: całkowity koszt przeniesienia jednostki SKU lub zamówienia, w tym koszt robocizny, sprzętu do obsługi etc. Ten parametr pokazuje, jak ważny jest wydajny layout magazynu z dobrą i poprawną linią kompletacji

Błędy i wnioski 

Rzadko zdarza się, aby konfiguracja magazynu e-commerce oraz samych procesów była idealna od samego początku – a nawet jeśli zaczyna się idealnie, to wszystko może się z czasem zmienić. Nowe produkty, nowe technologie, oprogramowanie oraz nowe modele biznesowe sprawiają, że to, co działało kilka miesięcy bądź lat, dziś może nie być optymalne. Nieustanne zarządzanie zmianą i optymalizacją procesów, z pewnością wpłyną na wzrost efektywności procesów e-commerce w magazynie.

Autor: Michał Brzeziński, Associate E-commerce, Industrial & Logistics Agency Cushman & Wakefield.