Polacy nie chcą wracać do biur, a możliwość wykonywania obowiązków służbowych z domu nie jest już benefitem – lecz koniecznością. Powrót do pracy stacjonarnej w pełnym wymiarze może prowadzić do pogorszenia pozycji firmy na rynku pracy. Zmiany w organizacji współpracy możemy dostrzec na wielu etapach – od planów wynajęcia mniejszych przestrzeni biurowych, w których zaplanowane są hot deski po aktualizacje prawne. Polski rząd pracuje nad nowelizacją Kodeksu Pracy – według wstępnych założeń już przed końcem września w życie mają wejść nowe przepisy, które pozwolą na pracę zdalną zatrudnionym w ramach umowę o pracę.
Spis treści:
Nieruchomości inwestycyjne kontra home-office
Popularność pracy zdalnej i hybrydowej
Rozwiązania dopasowane do potrzeb firmy
Nieruchomości inwestycyjne kontra home-office
Z nowelizacji wynika między innymi, że gdy specyfika pracy pozwala na wykonywanie obowiązków służbowych z domu, pracodawca nie będzie mógł zakazać tej formy współpracy m.in. rodzicom wychowującym dzieci poniżej 4 roku życia, ciężarnym czy niepełnosprawnym. W dobie tak dynamicznych zmian na rynku pracy na znaczeniu zyskało wykorzystanie rozwiązań chmurowych, które umożliwiają dynamiczną zmianę sposobu wykonywania służbowych obowiązków. Organizacje, którym zależy na zapewnieniu pracownikom rozproszonym dostępu do niezbędnych w pracy materiałów bez względu na ich lokalizacje – powinni zadbać o digitalizację zasobów.
Popularność pracy zdalnej i hybrydowej
Należy zwrócić uwagę, że popularność pracy zdalnej i hybrydowej wpłynęła na zwiększenie zapotrzebowania na kompaktowe urządzenia do druku oraz skanery, które mogą wspierać pracowników podczas wykonywania służbowych obowiązków z domowych biur oraz usprawnić obieg dokumentów. Na początku pandemii, gdy większość pracowników pierwszy raz miała styczność z pracą w modelu home office, korzystanie z prowizorycznych rozwiązań, które pozwalały na tymczasowe rozwiązanie problemu, było usprawiedliwione – jednak ponad dwa lata po przyspieszonej lekcji z digitalizacji zasobów nie ma już miejsca na wymówki i półśrodki. Pracownicy nie powinni wykorzystywać nieautoryzowanych aplikacji mobilnych do skanowania dokumentów firmowych – konieczne staje się używanie nie tylko sprawdzonego oprogramowania, ale również urządzeń.
Rozwiązania dopasowane do potrzeb firmy
Szerokie portfolio rozwiązań skanujących dostępnych na rynku, umożliwia dopasowanie ich nie tylko do oczekiwań firmy, ale również preferencji pracowników. Skanery szczelinowe – czyli te które wykorzystują rolki przewijające papier, tak aby wiązka skanera mogła odczytać zawartość nośnika i zapisać ją na dysku albo w aplikacji – pozwalają na intuicyjne dwustronne skanowanie w trybie jednoprzebiegowym w tym skan dokumentów A4, paragonów oraz kart plastikowych. Używanie dedykowanych urządzeń pozwala na uzyskanie rozdzielczości nawet do 600 dpi. Warto również zwrócić uwagę na funkcje poprawiające czytelność skanów, takie jak: pomijanie pustych stron, usuwanie śladów dziurkacza, automatyczne prostowanie obrazów czy czyszczenie i usuwanie ze skanów niepożądanych kolorów, śladów zagięć i cieni. Posiadając skaner szczelinowy użytkownik zyskuje również możliwość wysłania skanów bezpośrednio do FTP, folderu sieciowego, serwera e-mail, pliku, urządzenia mobilnego, pendrive/karty pamięci i innych – co pozwala znacznie zoptymalizować czas całego procesu.
W zależności od potrzeb oraz możliwości przestrzennych, pracownicy mogą zostać wyposażeni w skanery mobilne, kompaktowe lub też stacjonarne.
W ostatnim czasie modele mobilne znacznie zyskały na popularności wśród pracowników biurowych, wcześniej cieszyły się znacznym zainteresowaniem wśród przedsiębiorstw z sektorów takich jak handel czy logistyka. Wynikało to z faktu, że pracownicy terenowi mogli dzięki nim rejestrować dokumenty w dowolnym miejscu, a następnie zarządzać nimi z poziomu terminali mobilnych, smartfonów lub laptopów. Takie urządzenia są lekkie i najczęściej zasilane przez port Micro USB 3.0 lub baterie. Posiadają wbudowany podajnik ADF na pojedynczy arkusz, co przy dużej ilości dokumentów do zeskanowania może znacznie wydłużyć proces w porównaniu z możliwościami, które proponują inne urządzenia.
Z kolei skanery kompaktowe, które są cięższe niż poprzednio opisywane urządzenia, pozwalają na szybkie skanowanie dwustronne z prędkością do 50 obrazów na minutę (25 jednostronnie) i mają podajnik dokumentów na 20 arkuszy.
Modele stacjonarne pozwalają na osiągnięcie największej prędkości pracy (w przypadku modelu z nowej serii ADS (ADS-4900W) możliwe jest skanowanie dwustronne nawet do 120 obrazów na minutę i zaawansowane przetwarzanie obrazu) – te rozwiązania mogą przetworzyć nawet 9 000 stron dokumentów w ciągu dnia. Jednak są to zazwyczaj większe urządzenia, co może być ograniczeniem z perspektywy części zatrudnionych. Ten skaner przyda się pracownikom biurowym, którzy zajmują się sprawami administracyjnymi lub księgowymi i w codziennej pracy mają styczność z umowami, fakturami lub innymi dokumentami typowo biznesowymi.
Organizacje, które chcą umożliwić prawdziwie elastyczną i bezpieczną pracę członkom zespołu bez względu na ich lokalizację – tak, aby mogli osiągnąć taką samą wydajność i jakość, jak podczas pracy z siedziby firmy – powinny zadbać o wyposażenie ich w dedykowane rozwiązania technologiczne. Szczególnie że koszt pracownika jest coraz wyższy, dlatego tak istotne staje się zapewnienie możliwości usprawnienia pracy przy każdej możliwej okazji, by zaoszczędzić czas pracowników na pracach typowo administracyjnych, aby mogli spożytkować go w bardziej pożyteczny sposób.
Autor: Robert Zając, Pre-Sales Specialist w firmie Brother Polska.
