Office of the future 4.0 – czyli dlaczego biura przetrwają po pandemii? Na koniec I kw. 2020 roku całkowite zasoby nowoczesnych powierzchni biurowych w kraju przekroczyły 11,2 mln m2[1]. W 2019 roku Polska był największym i najdynamiczniej rozwijającym się rynkiem biurowym w Europie Środkowo-Wschodniej i choć pandemia spowolniła rozwój tego segmentu o około 20%[2], wciąż jednak zdecydowana większość pracowników nie wyobraża sobie całkowitego przejścia na tryb pracy zdalnej. Jedynie 8% pracujących chciałoby wykonywać obowiązki służbowe w domu więcej niż 3 razy w tygodniu[3]. Jaka więc przyszłość czeka biura?
Pandemia koronawirusa dotknęła 95% polskich firm[4], obecnie ponad 60% dużych przedsiębiorstw przestawiła się na tryb pracy zdalnej[5], jednak aż połowa pracujących widzi trudności w wykonywaniu obowiązków na home office[6]. Dla wielu przedsiębiorców to okres transformacji, reewaluacji potrzeb dotyczących przestrzeni oraz ustalania nowej strategii działania. Część pracodawców wprowadziła rotacyjny system pracy, a część daje swoim pracownikom wybór. Nie ma wątpliwości, że model funkcjonowania firm zmieni się na bardziej hybrydowy, ale kres biur zdecydowanie został ogłoszony przedwcześnie. Dlaczego nie możemy obejść się bez biura, jak będzie ono wyglądało w przyszłości i jak zmieni się kultura pracy?
Transformacja technologiczna
W obliczu pandemii firmy przeszły przyspieszoną digitalizację wdrażając masowo oprogramowania łączące pracę zdalną i z biura. Według ogólnoświatowych badań 16% pracodawców częściej korzysta z technologii do monitorowania swoich pracowników za pomocą takich metod jak wirtualne trakowanie wejść i wyjść, śledzenie wykorzystania komputerów roboczych czy monitorowanie poczty elektronicznej pracowników[7].
W przyszłości biura chcąc stworzyć bezdotykowe środowisko pracy jeszcze w większym stopniu będą polegać na technologii, wdrażając na przykład skanowanie biometryczne czy systemy rozpoznawania twarzy na wejściach. Swoje zastosowanie po pandemii odnajdą rozwiązania bazujące na internecie rzeczy pozwalające na obsługę urządzeń biurowych takich jak oświetlenie, ekspres do kawy, ekrany, klimatyzatory, a nawet winda poprzez polecenia słowne lub na smartfonie. Technologia pomoże także w śledzeniu urządzeń opuszczających i powracających do biura w trakcie rotacyjnej pracy – mówi Piotr Szawernowski, Business Development Executive w JMP Project, pracowni specjalizującej się w projektowaniu korporacyjnych wnętrz biurowych.
Więź z przestrzenią – biuro jako miejsce budowania społeczności
Biuro to nie tylko budynek, biurka i komputery. To coś znacznie więcej, to przestrzeń, w której pracownicy wchodzą w inne role, integrują się z ludźmi, ubierają i zachowują się inaczej. Większość pracowników mimo, że docenia plusy pracy z domu przyznaje, że brakuje im tego poczucia.
Telekonferencje i spotkania online nie zastąpią iskry innowacji i kreatywności, która powstaje dzięki wzajemnej inspiracji i współpracy możliwych tylko w osobistych interakcjach. Na przykład młodsi pracownicy wiele straciliby nie mając możliwości uczenia się od swoich bardziej doświadczonych kolegów, które najczęściej odbywa się podczas nieformalnych rozmów – mówi Szawernowski.
Decentralizacja biur
Według ekspertów JMP Project firmy będą koncentrować się na poszerzaniu swojej dywersyfikacji geograficznej w celu bardziej efektywnego zarządzania w niepewnych czasach i na wypadek reorganizacji. Na przykład poprzez lokalizację biur w kilku mniejszych węzłach, które znajdują się bliżej domów pracowników, bez konieczności przemieszczania się do siedzib firm o dużej liczbie osób. Większe rozproszenie nastąpi też w skali mikro – klasyczny open space ulegnie na jakiś czas transformacji. W wyposażeniu przestrzeni biurowej dominować będą elastyczne elementy designu – boksy i meble modułowe, które można łatwo modyfikować w zależności od potrzeb i sytuacji.
Nowa kultura organizacyjna
Wraz z większym rozproszeniem pracowników i mniej jednolitą strukturą zespołów, (już ponad 32% organizacji zastępuje pracowników pełnoetatowych freelancerami)[8] zmieni się model pracy. Być może rola przestrzeni biurowej wyewoluuje do miejsca funkcji okresowego spotykania się firmowej wspólnoty w celu współpracy. Przed pracodawcami stoi wyzwanie nadania nowego kształtu nie tylko przestrzeni ale i kulturze organizacyjnej firmy. Budowanie zespołu stanie się o wiele ważniejsze i trudniejsze, niż miało to miejsce do tej pory.
Biuro jest reprezentacją wartości kulturowych firmy i sądzę, że dalej nim będzie nawet w nowej postpandemicznej formie. Przestrzeń biurowa stanie się bardziej elastyczna i mniej formalna, ale nie straci swojej funkcji bycia ważnym ośrodkiem komunikacji i współpracy – ocenia Szawernowski.
Zdrowsze budynki
Epidemia uświadomiła wszystkim wagę bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w środowisku pracy. W tej chwili priorytetem jest profilaktyka chorób zakaźnych, ale sytuacja skłania do refleksji na temat tego jakie są inne potencjalne zagrożenia.
Według Piotra Szawernowskiego z JMP Project: Biuro przyszłości powinno koncentrować się na tworzeniu miejsca będącego katalizatorem zdrowia i dobrego samopoczucia, nie tymczasowo, ale jako cel długoterminowy. Tak zwany well-being w środowisku pracy był ważnym celem zarówno przed, jak i po wirusie, teraz można jednak usprawnić i przyspieszyć jego realizację. Myślę, że pracodawcy z większym zrozumieniem będą podchodzić do konieczności spełnienia norm środowiskowych i zasad zrównoważonego budownictwa.
Konieczne będzie podniesienie standardów higieny, stosowanie materiałów łatwiejszych do czyszczenia czy zadbanie o właściwą wilgotność i czystość powietrza, a na poziomie zarządzania przestrzenią na przykład wdrożenie polityki czystego biurka – dodaje ekspert.
Technologia, zdrowie i dobre samopoczucie to trzy obszary wyznaczające nową koncepcję biur. Postpandemiczna przestrzeń biurowa będzie przede wszystkim inkubatorem społecznym, miejscem w najwyższym stopniu zapewniającym dobre warunki dla zdrowia oraz elastyczną powierzchnią odporną na wszelkie wyzwania jakie stawiać będzie przyszłość.
[1] „Sektor nowoczesnych usług biznesowych w Polsce 2020”, przygotowanego przez Związek Liderów Sektora Usług Biznesowych (ABSL) we współpracy z JLL, Mercer, Randstad Polska oraz Randstad Sourceright, 2019
[2] https://www.statista.com/statistics/1113428/poland-construction-production-results-during-covid-19/
[3] CBRE, „Work from home survey” maj 2020
[4] https://www.statista.com/statistics/1107481/poland-effects-of-covid-19-pandemic-on-businesses/
[5] https://www.statista.com/statistics/1117347/poland-share-of-employees-working-remotely-during-covid-19/
[6] https://www.statista.com/statistics/1110830/poland-home-office-disadvantages-during-covid-19-pandemic-2020/
[7] https://www.gartner.com/smarterwithgartner/9-future-of-work-trends-post-covid-19/
[8] https://www.gartner.com/smarterwithgartner/9-future-of-work-trends-post-covid-19/
Źródło: JMP Project.
