Proces inwestycyjny to nie tylko prace wykonawcze na placu budowy. Jego równie ważnym elementem jest skrupulatne prowadzenie dokumentacji, mającej znaczący wpływ na końcowy rezultat działań. O „papierkowej” stronie realizacji inwestycji oraz konsekwencjach jej zaniedbania opowiada Krzysztof Studziński, kierownik zespołu PlanRadar w Polsce.
Proces inwestycyjny zwykle kojarzy nam się z fazą projektowania i realizacją prac na placu budowy. Jednak jego równie istotną część stanowi także dokumentacja budowlana. Jak ważny jest to aspekt?
Krzysztof Studziński: Dokumentacja budowlana jest bardzo ważna, jeśli nie najważniejsza w procesie inwestycyjnym. Tak naprawdę jest ona punktem wyjścia do rozpoczęcia budowy. Już na początkowym etapie inwestycji ilość dokumentów, jakimi należy dysponować, aby móc ruszyć z realizacją, jest ogromna. Projekty budowlane i wykonawcze, decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, pozwolenie na budowę, protokoły i dokumentacja geotechniczna – to tylko kropla w morzu dokumentów wymaganych do otworzenia prac. A wraz z ich postępem „papierkowej roboty” jest coraz więcej. Jednak jest ona niezbędna do sprawnego kontrolowania i zarządzania procesem budowlanym, a także zapewnienia bezpieczeństwa użytkowników budynków oraz jakości wykonanych robót.
Wydaje się więc, że prowadzenie dokumentacji budowlanej jest bardzo czasochłonne. Ile szacunkowo zajmuje jej przygotowanie i sporządzenie?
Krzysztof Studziński: Czas, który jest potrzebny na prowadzenie dokumentacji budowlanej, zależy od wielu czynników, takich jak wielkość i złożoność inwestycji, ilość dokumentów, które muszą być opracowane, ilość zmian wprowadzanych w projekcie w trakcie jego realizacji oraz liczba osób pracujących nad dokumentacją. W przypadku prostych projektów budowlanych, czas potrzebny na jej wykonanie może wynosić kilka miesięcy, a w przypadku bardziej złożonych projektów budowlanych, takich jak np. budowa kompleksu biurowego lub centrum handlowego, czas ten może wynosić nawet kilka lat. Ponadto, należy pamiętać, że prowadzenie dokumentacji budowlanej to proces ciągły, który wymaga regularnego aktualizowania i uzupełniania dokumentów wraz z postępem prac, co może znacząco wpływać na realny czas potrzebny na jej prowadzenie.
Czym mogą skutkować zaniedbania w prowadzeniu dokumentacji budowlanej?
Krzysztof Studziński: Zaniedbania w prowadzeniu dokumentacji budowlanej mogą mieć poważne konsekwencje, zarówno dla właściciela inwestycji, jak i dla wykonawcy, architekta i innych osób zaangażowanych w proces budowlany. Mówimy tutaj m.in. o karach finansowych, sankcjach administracyjnych, uniemożliwieniu uzyskania pozwolenia na użytkowanie budynku, utrudnieniach związanych z przyszłymi pracami modernizacyjnymi i remontowymi czy komplikacjach w przypadku sprzedaży lub dziedziczenia obiektu. Wszystkie te problemy mogą skutkować dodatkowymi kosztami i opóźnieniami w procesie budowlanym oraz niepotrzebnym stresem i kłopotami dla inwestora. Trzeba jednak podkreślić, że zaniedbania w dokumentacji budowlanej mogą być po prostu niebezpieczne, ponieważ często prowadzą one do wad konstrukcyjnych, zagrożeń pożarowych czy ryzyka związanego z użytkowaniem budynku. Dlatego też ten aspekt procesu inwestycyjnego jest tak istotny.
Jednak obecnie na rynku istnieją narzędzia, które ułatwiają systematyczne i kompletne prowadzenie dokumentacji.
Tak, obecnie prowadzenie dokumentacji budowlanej jest znacznie łatwiejsze dzięki cyfrowym narzędziom, które umożliwiają łatwiejsze i szybsze tworzenie, przetwarzanie, przechowywanie i udostępnianie dokumentów. Przykładowo, dzięki naszemu oprogramowaniu do zarządzania budową i nieruchomościami PlanRadar, jego użytkownicy mogą przetwarzać i przechowywać wszystkie niezbędne projekty, pliki i pisma w chmurze oraz na bieżąco je kontrolować i modyfikować w czasie rzeczywistym. Co więcej, dzięki temu, że dostęp do aktualnej dokumentacji mają wszystkie niezbędne osoby zaangażowane w proces budowlany, jej prowadzenie staje się znacznie szybsze i prostsze. Korzystanie z programów cyfrowych pozwala więc na dokładniejsze zaplanowanie projektu oraz ułatwia komunikację między różnymi specjalistami pracującymi na budowie. Z przeprowadzonych przez nas badań wynika, że korzystanie z PlanRadar pozwala zaoszczędzić nawet do 7 godzin pracy tygodniowo, do czego w dużej mierze przyczynia się znaczne ograniczenie papierkowej roboty.
Siedem godzin to już bardzo dużo, ale czy jest jednak szansa, że korzystanie z PlanRadar w przyszłości pozwoli zaoszczędzić jeszcze więcej czasu swoim użytkownikom?
Zdecydowanie. Cały czas pracujemy nad nowymi rozwiązaniami, które pozwolą przenieść pracę na budowie na jeszcze wyższy i lepszy poziom. Dlatego mając na uwadze fakt, jak istotne jest prowadzenie dokumentacji podczas budowy inwestycji, PlanRadar postanowił wprowadzić do swojego oprogramowania kolejną innowacje, która ułatwi wykonywanie tego zadania. Dzięki nowej funkcji zarządzania dokumentami, która właśnie miała swoją premierę, możliwe jest m.in. organizowanie plików w folderach, przeglądanie, omawianie i zatwierdzanie dokumentów, a także współpracowanie z innymi platformami do przechowywania plików (np. Dropbox, OneDrive itp.). Od teraz nasz program umożliwia także kontrolę uprawnień użytkowników i udostępnianie podzbioru dokumentów osobom, które nie mają dostępu do całej dokumentacji.
Jak na zaimplementowane innowacje reagują użytkownicy PlanRadar?
Nowe narzędzie PlanRadar to odpowiedź na oczekiwania naszych klientów, którzy w codziennej pracy mierzą się z ogromem pism i projektów. Teraz ich uporządkowanie będzie jeszcze łatwiejsze i bezpieczniejsze, a to wywołuje widoczny entuzjazm wśród zespołów korzystających z platformy. Co najważniejsze, nasze starania są zauważane i doceniane – zarówno przez naszych użytkowników, jak i środowisko branżowe. W lutym bieżącego roku PlanRadar otrzymał kolejną prestiżową nagrodę, tym razem w konkursie CEE Retail Awards w kategorii „Retail Tech Provider”. To utwierdza nas w przekonaniu, że nasze nieustanne dążenie do rozwoju naszego produktu cieszy się powodzeniem i jest dostrzegane przez naszych klientów i przedstawicieli sektora.
Źródło: PlanRadar.
