Pandemia przyzwyczaiła nas nie tylko do pracy przy biurku, ale też na kanapie, w otoczeniu zieleni, w mniej sformalizowanych warunkach. Z tego powodu dajemy naszym klientom takie przestrzenie, jednocześnie dbając, aby zostały zachowane wszystkie procedury sanitarne, a pracownicy czuli się bezpiecznie. Mimo rewolucji, jaka nastąpiła w naszym trybie pracy, podstawowe potrzeby najemców się nie zmieniły. Cały czas najważniejsza jest dla nich lokalizacja biura, a ponadto komfort współpracy z zarządcą, usługi dostępne w pobliżu, wygodny dojazd i związana z nim infrastruktura. Biura są ciągle potrzebne, ponieważ wiele codziennych czynności załatwia się w nich wygodniej: buduje relacje zawodowe, wdraża do pracy, rozwija pomysły. Są też wizytówką firm. Sam wybór lokalizacji wpisuje się w tworzenie wizerunku marki najemcy – jego budowanie zaczyna się już na parkingu, w recepcji głównej czy w windzie.

Spis treści:
Chcemy powrotu do biur
Niebanalne rozwiązania
W drodze do biura
W bliskim sąsiedztwie
Współpraca i dobre relacje

Chcemy powrotu do biur

Większość pracowników chce wrócić do biura, jeśli będzie miała taką możliwość – tak wynika z naszych obserwacji oraz rozmów, które prowadzimy z najemcami. Potwierdzenie można znaleźć m.in. w badaniach rynkowych. Z raportu „Rok nowej normalności” opublikowanego przez Pracuj.pl wynika, że udział respondentów deklarujących chęć powrotu do biura znacznie wzrósł od początku pandemii. W kwietniu ubiegłego roku wynosił on 39,5%, zaś w lutym br. aż 52,5%. Okazuje się, że praca całkowicie zdalna może nie sprawdzić się w środowiskach, w których przez lata wypracowano sprawny system biurowy. Jakie aspekty pracy w biurze przemawiają za powrotem do wspólnej przestrzeni? Przede wszystkim szybszy przepływ informacji, możliwość dzielenia się doświadczeniem, sprawniejsze szkolenia dla nowo zatrudnionych, dogodne warunki pracy oraz częstsze spotkania pracowników, które wpływają na budowanie relacji i poczucia przynależności do organizacji.

Niebanalne rozwiązania

Z naszych rozmów z potencjalnymi najemcami wynika, że ich podejście do samej powierzchni najmu nie zmieniło się znacznie w ostatnim czasie. Co również istotne, wciąż uważają, że biuro powinno spełniać przede wszystkim swoje podstawowe funkcje, takie jak miejsce wykonywania codziennej pracy, wymiany pomysłów czy integracji zespołu. Firmy uwzględniające w planach rozwoju wprowadzenie pracy hybrydowej decydują się na przearanżowanie dotychczasowej powierzchni, aby wykorzystać ją w jak najlepszy sposób. Według badania przeprowadzonego przez Antal i Corees Polska – „Model pracy a efektywność i zadowolenie pracowników”, 58% ankietowanych, mimo chęci wykonywania pracy zdalnej w większym wymiarze godzin, nadal oczekuje od pracodawcy zapewnienia atrakcyjnej przestrzeni biurowej i własnego biurka.

Najemcy zwracają dziś szczególną uwagę na aranżację części wspólnych budynku i dostęp do przestrzeni elastycznej. W obiektach powstają zatem dodatkowe strefy chill-out, bardziej przestronne pomieszczenia i open space’y. Pracując ponad rok z domu, przywykliśmy do swobodnego wyboru miejsca, na którym nam się najlepiej pracuje – przy biurku czy na wygodnej kanapie, w kuchni, salonie, a może na balkonie? Jestem przekonana, że jest to jeden z powodów, przez który pierwsze powroty do biur mogą okazać się trudne. Zapewnienie powierzchni, w której możemy usiąść wygodnie z laptopem w mniej formalnym miejscu, pozwoli nam odnaleźć się w nowej sytuacji.

Przykładem przestrzeni elastycznej, dostępnej dla wszystkich, jest antresola w budynku New City, zarządzanym przez Hines. Strefa wspólna została zaaranżowana tu pod koniec 2016 roku i od początku cieszyła się dużym zainteresowaniem. Dziś, ku mojemu zadowoleniu, jest ono jeszcze większe niż w poprzednich latach. Dzięki meblom wyciszającym, dostępie do wi-fi oraz możliwości podłączenia laptopa do zasilania, miejsce to zapewnia dużo prywatności, przez co nadaje się do organizowania formalnych i mniej formalnych spotkań. Równie ciekawym przykładem przestrzeni elastycznej jest nowe lobby zlokalizowane w naszym biurowcu Wola Center. To strefa coworkingowa, pełniąca także funkcję miejsca do indywidualnych spotkań. Na jej użytkowników czeka wyjątkowe, inspirujące otoczenie naturalnej zieleni, które pozytywnie wpływa na samopoczucie i poprawia komfort pracy.

W drodze do biura

Dogodna lokalizacja to od dawna kluczowy aspekt w wyborze miejsca pracy. Stała się tym bardziej istotna w sytuacji, gdy z obawą korzystaliśmy z komunikacji, aby dojechać do biura w czasie pandemii. Dziś stanowi jeden z kluczowych czynników branych pod uwagę w rozmowach o powrocie do pracy stacjonarnej. Jak informuje wspomniany wcześniej raport autorstwa Antal i Corees Polska, pracownicy, którzy zmuszeni są dojeżdżać do swoich biur mniej niż 30 minut deklarują większą chęć do powrotu do trybu stacjonarnego. Natomiast osoby, którym czynność ta zabiera więcej czasu, wolą wykonywać swoje obowiązki w trybie home office. Badania jednoznacznie wskazują, że druga grupa respondentów jest liczniejsza i skłonna do wywierania większej presji we wprowadzaniu innowacji do środowiska pracy.

2020 to kolejny rok popularności roweru jako środka dojazdu do pracy. Pandemia spowodowała, że jeszcze więcej osób stawia codziennie na ten środek transportu. Miejsca do zaparkowania „dwóch kółek” czy stacja Veturilo, prysznice i inne udogodnienia dla rowerzystów są więc niezbędne, aby zapewnić odpowiedni komfort pracy. W budynkach należących do Hines zawsze kładliśmy nacisk na tego typu rozwiązania oraz promowanie zdrowego trybu życia. Dla przykładu, biurowiec Ambassador Office Building, zarządzany przez Hines Poland Sustainable Income Fund (jak sama nazwa wskazuje fundusz skoncentrowany na ekologii i edukacji najemców w kwestiach zrównoważonego podejścia do środowiska), oferuje bardzo nowoczesną infrastrukturę dla rowerzystów: szafki, prysznice i suszarki do ubrań.

Osobiście wierzę, że „w zdrowym ciele zdrowy duch”, dlatego cieszę się, że Hines troszczy się o swoich najemców i zachęca ich do podejmowania różnych sportowych aktywności, organizując np. warsztaty jogi oraz biorąc udział w akcjach, motywujących uczestników do przesiadki z samochodów na rowery, takich jak „Garnitury na rowery”.

W bliskim sąsiedztwie

Podczas spotkań z potencjalnymi najemcami zauważyliśmy, że szczególną uwagę przywiązują obecnie do usług, znajdujących się w samym budynku lub w jego bliskim sąsiedztwie. Tendencja do unikania skupisk ludzi, towarzysząca nam od początku pandemii, wzmocniła chęć do korzystania z usług w pobliżu biura i w niestandardowych godzinach. Jesteśmy dziś przyzwyczajeni do załatwiania własnych spraw w czasie krótkiej przerwy w pracy – szybkie zakupy w pobliskim sklepie, wysłanie paczek bądź listów w miejscowym oddziale poczty lub wizyta w sąsiedniej przychodni to tylko niektóre z nich. Myśląc o komfortowym powrocie do biura, powinniśmy wziąć pod uwagę bliskość istotnych dla pracowników obiektów i lokali, które pozwolą im na kontynuowanie takich nawyków.

Jednym z kluczowych udogodnień znajdujących się w budynkach biurowych jest strefa gastronomiczna. Przez cały trudny okres lockdownu współpracowaliśmy z operatorami naszych kantyn, aby umożliwić im serwowanie posiłków na wynos. Zniesione 15 maja obostrzenia pozwoliły nam na rozszerzenie działalności i uruchomienie ogródków. Od tamtej pory klienci restauracji zlokalizowanych w naszych budynkach mogli swobodnie korzystać z wystawionych na zewnątrz stolików. Obecna sytuacja epidemiologiczna wpłynęła również na funkcjonowanie innych usług dostępnych na terenie naszych inwestycji. Przykładowo, działająca w garażu podziemnym budynku New City myjnia w pełni dostosowała swoje usługi do nowej rzeczywistości. Oprócz standardowych usług mycia i czyszczenia samochodów, oferuje też możliwość dezynfekcji pojazdów poprzez ozonowanie ich wnętrza.

Współpraca i dobre relacje

Na komfortowe korzystanie z wynajmowanej przestrzeni biurowej bez wątpienia wpływa również dobra relacja między najemcą, a zarządcą. Na samym początku współpracy należy jasno sprecyzować oczekiwania i potrzeby po obu stronach. Jako zarządca, musimy uszanować wewnętrzne regulacje i dostosować swoje działania pod wytyczne konkretnych najemców. W przypadku spraw bieżących, w szczególności nieoczekiwanych, związanych chociażby z problemami w trakcie pandemii, warto podejmować dialog z klientami i wypracowywać wspólnie nowe procedury. Jednym z wyzwań, jakie stanęło ostatnio przed Hines było przeprowadzenie próbnej ewakuacji budynku. Przy ścisłej współpracy z poszczególnymi najemcami byliśmy w stanie zorganizować ją tak, by nie narażać nikogo z pracowników oraz żeby nie naruszyć żadnego z panujących ówcześnie obostrzeń.

Istotnym elementem, na który najemcy zwracają szczególną uwagę jest dbałość o czystość powierzchni wspólnych i przeprowadzanie sprawnych serwisów budynkowych. Jako zarządca nie tylko monitorujemy pracę serwisów, ale także dbamy o najwyższy poziom czystości wszystkich powierzchni. Ponadto wyposażyliśmy wszystkie przestrzenie wspólne, w tym hole windowe, w płyny dezynfekujące. Wszelkie naprawy i interwencje w przestrzeniach biurowych wykonywane są z zachowaniem środków ostrożności oraz przy pełnym zabezpieczeniu zdrowia i bezpieczeństwa pracowników serwisów. Jeśli to możliwe, naprawy są wykonywane po godzinach pracy biura. W Hines dbamy również o to, aby ochrona budynków została dokładnie przeszkolona i potrafiła poradzić sobie w nawet najtrudniejszych sytuacjach.

Na bieżąco informujemy najemców o aktualnej sytuacji w budynku. Wszystkie nasze działania ukierunkowane są na to, aby użytkownicy biur czuli się w nich bezpiecznie na każdym etapie drogi – od wjazdu do garażu po wejście do biura. Szczególną rolę odgrywają tu bezdotykowe rozwiązania w budynkach, które stosowane są dziś na szeroką skalę.
Jako Leasing Manager zwracam dużą uwagę na zrozumienie potrzeb najemców. Jest to jeden z kluczowych elementów budowania wieloletnich i dobrych relacji biznesowych na każdej płaszczyźnie. Procesy zmierzające do podpisania umowy najmu znacznie się wydłużyły, w porównaniu z poprzednimi latami, co skutkuje ograniczonym czasem i napiętymi terminami, jeśli chodzi np. o wykończenie i dostosowanie powierzchni do potrzeb najemcy. Hines posiada dedykowane zespoły do obsługi budynków – od Leasing Managera, Asset Managera po Zarządcę budynku, które dbają o najwyższy standard świadczonych usług. Niekiedy zdarza się, że musimy działać nieszablonowo, elastycznie podchodzić do pewnych tematów oraz reagować na nie bardzo sprawnie i szybko. Zawsze staramy się wyjść naprzeciw potrzebom najemców, ponieważ wiemy, że każda ze stron umowy potrzebuje przede wszystkim stabilności w tym szczególnym czasie, w jakim przyszło nam funkcjonować.

Autor: Monika Igła, Leasing Manager, Hines Polska Sp. z o.o.