Według danych z raportu Economist Impact i Iron Mountain blisko 82% specjalistów HR ma świadomość, że wypracowanie odporności organizacyjnej wymaga ścisłej współpracy międzydziałowej. Obserwowalne w czasie pandemii korzyści dla polityki personalnej dodatkowo zwiększyły otwartość na wspólne działania pracowników działów kadrowo-płacowych. Jednak wciąż ostrożnie podchodzą do outsourcingu, który wymaga przekazania zasobów poza firmowe struktury. Choć trend na digitalizację HR rozwija się stopniowo od niespełna 4 lat, prawdziwy boom dopiero przed nami.

Według badań zrealizowanych przez Economist Impact na zlecenie Iron Mountain nawet 82% specjalistów HR dostrzega obecnie konieczność współpracy międzydziałowej w celu efektywnej budowy odporności biznesowej w całej organizacji. Bez wątpienia na większą otwartość wobec wspólnych inicjatyw w ramach firmowych struktur miał wpływ okres pandemii, przed którym zainteresowanie takimi działaniami deklarowało zaledwie 46% pracowników obszarów kadrowo-płacowych1. Utrzymanie ciągłości funkcjonowania w czasach coraz częstszych, niespodziewanych zakłóceń stało się nadrzędnym priorytetem organizacji i z pewnością w najbliższych latach nim pozostanie. Działy HR mają świadomość swojej roli w kształtowaniu tzw. business resilience. W minionych miesiącach specjaliści mieli okazję dostrzec je na własne oczy, a dziś dodatkowo potwierdzają je wyniki badań rynkowych. Dane z raportu Economist Impact udowadniają istnienie silnej korelacji między elastycznością biznesu a kluczowymi wskaźnikami efektywności operacyjnej, również w zakresie kadrowo-płacowym. Blisko 42% przedsiębiorstw deklarujących pełną gotowość na niespodziewane zdarzenia warunkujące sposób funkcjonowania firmy skutecznie dba o pozytywne doświadczenia pracowników, a 33% odnotowuje lepszą efektywność w zarządzaniu talentami. W przypadku organizacji, które zbagatelizowały kwestię odporności, odsetki są istotnie niższe i wynoszą analogicznie 29 i 10%.

Choć obserwujemy aktualnie zdecydowanie większą otwartość działów HR, uchodzących dotychczas za stosunkowo hermetyczne, na różnorodne działania wewnątrz organizacji, a także dojrzałość technologiczną, w mojej opinii wciąż powszechne są ich obawy wobec outsourcingu. Niechęć do przekazania dokumentów personalnych zewnętrznym podmiotom oraz pozorna utrata kontroli nad zasobami stanowią najczęstszą barierę przed wdrożeniem e-teczki pracowniczej. Uważam, że wynika ona przede wszystkim z obowiązujących przez wiele lat przepisów, które wymagały od biznesu przechowywania dokumentów pracowniczych w formie papierowej oraz prowadzenia fizycznych archiwów, do czego trwale przyzwyczaiły się działy kadrowo-płacowe. Korzyści z digitalizacji teczek pracowniczych są niekwestionowane, a w czasie pandemii, która zmusiła nas do nagłego przeniesienia życia zawodowego do własnych domów, dodatkowo zyskały na znaczeniu. Są to m.in. nieograniczony dostęp do zasobów z dowolnej lokalizacji, wyłącznie dla uprawnionych osób, skrócenie czasu na odnalezienie konkretnego dokumentu do zaledwie kilkunastu sekund, optymalizacja kosztów związanych z utrzymaniem archiwum, a przede wszystkim możliwość oddania żmudnych obowiązków „w ręce technologii” na rzecz zadań strategicznych. Należy mieć przy tym świadomość, że pracodawcy mają możliwość prowadzenia teczek personalnych wyłącznie w postaci elektronicznej dopiero od początku 2019 r., kiedy to weszły w życie przepisy w ramach rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wówczas w praktyce rozpoczął się trend na digitalizację HR, który stopniowo rozwija się do dziś. Warto jednak zaznaczyć, że transformacja, przede wszystkim w obszarze świadomości i postaw pracowników, zachodzi powoli, a przez niespełna 4 lata nie miała szansy w pełni rozwinąć skrzydeł. Jestem przekonana, że prawdziwie lawinowy wzrost zainteresowania cyfryzacją teczek personalnych dopiero przed nami. Konsekwentne edukowanie biznesu to czasochłonny proces, który przy odpowiednim zaangażowaniu w długoterminowej perspektywie daje gwarancję efektów.

Blisko 54% specjalistów HR uważa, że to ich działy odpowiadają za stworzenie procedur i norm, które kształtują kulturę w całej organizacji2. W pełni się zgadzam się z tą opinią, dlatego też dostrzegam ogromny potencjał w przyspieszeniu cyfrowej transformacji w Polsce, koncentrując działania promujące innowacyjność w obszarze personalnym. Ponad 80% pracowników działów kadrowo-płacowych deklaruje chęć poznawania nowych technologii, aby wdrożyć je do codziennej pracy, przez co nie mam wątpliwości, że inicjatywy edukacyjne trafiają na bardzo podatny grunt3.

Komentarz ekspercki Moniki Kobylińskiej, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.