W jaki sposób przygotować pracowników do wideokonferencji w kontekście zmian Kodeku Pracy 2023

wysłano 24 lutego 2023

W dniu 6 kwietnia wchodzą w życie regulacje znowelizowanego Kodeksu Pracy, które zobowiązują pracodawców do zapewnienia pracownikom wykonującym swoje obowiązki zdalnie m.in. odpowiednich narzędzi i przeszkolenia technicznego.
5 dobrych praktyk w obszarze wideokonferencji, które przygotował Dział Sales Solutions KOMSA Polska, może pomóc rozwiązać część problemów technicznych i organizacyjnych. Jak podkreśla Aurelia Bryłka, Junior Produkt Sales Manager w KOMSA Polska, mogą one być także przydatne w odpowiednim przeszkoleniu pracowników pod kątem pracy zdalnej.

Spis treści:
Dobra praktyka nr 1: Zastanów się, czy wideokonferencja jest konieczna
Dobra praktyka nr 2: Określ zasady korzystania z kamerek i dokonaj przeglądu technicznego
Dobra praktyka nr 3: Upewnij się, że pracownicy mają dobry dźwięk
Dobra praktyka nr 4: Zadbaj o dobre oświetlenie
Dobra praktyka nr 5: Działaj synchronicznie i asynchronicznie

Według NFON i Statista Q („Raport o dobrym samopoczuciu. Praca w domu ‘22”) techno-stres związany z pracą w domu odczuwa niemal 25% Polaków. Aż 11% badanych zrezygnowało z pracy w związku z problemami technicznymi, tzw. hardware techno-stres.

5 dobrych praktyk w obszarze wideokonferencji, które przygotował Dział Sales Solutions KOMSA Polska, może pomóc rozwiązać część problemów technicznych i organizacyjnych. Jak podkreśla Aurelia Bryłka, Junior Produkt Sales Manager w KOMSA Polska, mogą one być także przydatne
w odpowiednim przeszkoleniu pracowników pod kątem pracy zdalnej.

Według raportu „Praca zdalna po pandemii” Związku Przedsiębiorców i Pracodawców (ZPP) ze stycznia tego roku 80% pracowników wróciło już do trybu stacjonarnego. Jednak faktem jest, że praca zdalna zyskała na znaczeniu i funkcjonuje w wielu firmach częściowo w formule hybrydowej. W niektórych branżach (np. IT) stała się trudnym do zakwestionowania standardem.

Wideokonferencje są przy tym elementem, który na stałe wpisał się w obraz funkcjonowania większości firm. Zarówno gdy chodzi o komunikację wewnętrzną, jak również o tę biznesową. Dzięki narzędziom, które działają płynnie i umożliwiają elastyczność w przełączaniu między telefonią, połączeniami wideo, przesyłaniem wiadomości i telekonferencjami, organizacje są w stanie osiągnąć wymierne korzyści. Choćby oszczędzać czas i redukować koszty operacyjne.

Z drugiej strony wideokonferencje mogą przyczyniać się do pogłębienia tzw. techno-stresu w zespole. Zjawisko to można w skrócie opisać jako napięcie spowodowane obcowaniem non stop z technologiami i wywoływane w związku z tym frustracje. Szczególnie jeśli spotkania online są źle zorganizowane czy prowadzone w oparciu o nieodpowiednio dobrane i skonfigurowane narzędzia.

Opracowane przez przez ekspertów KOMSA Polska dobre praktyki mogą przyczynić się do redukcji techno-stresu oraz zapewnić lepszej jakości rozmowy wideo w przyszłości. Stanowią także wskazówkę w kontekście zmian Kodeksu Pracy 2023, które zobligują firmy do unormowania pracy zdalnej. Chodzi tu m.in. zarówno o zapewnienie pracownikowi dostępu do odpowiedniego sprzętu, jak i szkoleń oraz pomocy technicznej.

Dobra praktyka nr 1: Zastanów się, czy wideokonferencja jest konieczna

Wideokonferencje są bardzo dobrym narzędziem, gdy są używane w pracy zgodnie z celem, dla którego zostały wymyślone. Sprawdzają się przy takich aktywnościach jak burza mózgów czy podczas spotkań, gdzie mają być prezentowane zdalnie przed zespołem np. istotne projekty czy kluczowe etapy prac wdrożeniowych. Ten format jest jednak często nadużywany, co może powodować frustracje w zespole, że w wyniku niepotrzebnych video calli nie zostaje czasu na inne obowiązki.

Porada eksperta:

– W przypadku codziennej pracy istnieje wiele przydatnych form komunikowania się i niektóre formaty mogą być znacznie lepsze od wideokonferencji. Szczególnie jeśli chodzi o krótką koordynację zadań między dwiema osobami, np. managerem a specjalistą. Chodzi mi o np. telefoniczne połączenie głosowe czy czat. Mogą to być także umieszczone w chmurze cyfrowe foldery i dokumenty, które można wymieniać
i edytować. To zresztą dobre rozwiązania nie tylko dla firm pracujących zdalnie, lecz także stacjonarnie.

Dobra praktyka nr 2: Określ zasady korzystania z kamerek i dokonaj przeglądu technicznego

Kwestię włączenia lub nie kamerki podczas spotkań online najlepiej ustalić przed,
a najpóźniej na początku wideokonferencji. Niewątpliwym plusem trybu „On” jest przekazywanie i odbieranie komunikatów niewerbalnych czy wzmacnianie relacji. Jednak częstym wyzwaniem są problemy techniczne, które negatywnie wpływają na jakość wideokonferencji. Mowa tu m.in. o „rozjeżdżanie się” głosu i obrazu, efekcie „freeze” czy całkowitym wyrzuceniu uczestnika z rozmowy w trakcie sesji.

Porada eksperta:

– W przypadku problemów technicznych z transmisją video, często ich źródłem jest słabe łącze internetowe lub/i niskiej jakości narzędzie do mobilnej współpracy. Np. laptop o niewystarczającej pamięci RAM, źle ustawione lub słabej jakości słuchawki. Dlatego warto zrobić ogólny przegląd dotychczas użytkowanego sprzętu czy rozwiązań sieciowych pod tym kątem.

Dobra praktyka nr 3: Upewnij się, że pracownicy mają dobry dźwięk

Autentycznie brzmiący głos online to podstawa przyjemnej i profesjonalnej rozmowy wideo. Często w jej trakcie pojawiają się zakłócenia np. szumy, trzaski, pogłosy. Da się im zapobiec poprzez zapewnienie cichego otoczenia. W „domowym biurze” niekoniecznie jest to możliwe. Nie da się „wyłączyć hałasu” dobiegającego z zewnątrz mieszkania czy odgłosów domowników krzątających się za ścianą.

Porada eksperta:

– W głośnym otoczeniu sprawdzają się zestawy słuchawkowe z głośnikami wyposażonymi w funkcję redukcji szumów. Równie ważne jest odpowiednie dopasowanie używanego sprzętu do pracownika, bo żadna głowa nie jest taka sama. Optymalnie byłoby, gdyby pracownicy mogli sami wybierać spośród szeregu modeli. Na przykład, czy będą to słuchawki douszne, nauszne, w wersji Bluetooth lub z kablem USB. Dobrą praktyką jest także jednorazowe szkolenie z prawidłowego ustawienia słuchawki. Na przykład pod kątem tego, aby nie przenosiły się przeszkadzające odgłosy oddechu. Warto także świadomie korzystać z funkcji „mute”. Gdy uczestnicy o tym zapominają, może to wziąć na siebie moderator.

Dobra praktyka nr 4: Zadbaj o dobre oświetlenie

Częstym problemem w przypadku wideokonferencji jest słabe oświetlenie. Nierzadko zdarza się, że pracownicy są albo „prześwietleni”, albo ukryci w mroku. Wpływa to negatywnie na profesjonalny odbiór spotkania. Mimo że pracownicy mogą mieć nawet taki sam sprzęt, to u jednego uczestnika spotkania online obraz wydaje się blady, rozmyty i bez konturów, u drugiego jest z kolei transmitowany bardzo ostro.

Porada eksperta:

– Proste triki dotyczące oświetlenia mogą przynieść zaskakujące efekty. Najlepsze są pośrednie źródła światła. Mowa tu o takich, które nie emitują światła bezpośrednio do otoczenia, lecz za pomocą odbijania lub rozpraszania przez inne obiekty. Przykładem pośredniego źródła światła jest lampa stojąca za ekranem laptopa, oświetlająca pomieszczenie przez odbicie światła od ścian lub sufitu. Za wszelką cenę należy unikać podświetlania sylwetki. Dużą rolę w przypadku jakości obrazu odgrywa także samo ustawienie kamery. Powinna ona znajdować się na wysokości oczu, a odległość do twarzy być mniej więcej na wyciągnięcie ręki. Wówczas efekt będzie więcej niż zadowalający.

Dobra praktyka nr 5: Działaj synchronicznie i asynchronicznie

Uczestnicy wideokonferencji zwykle wiedzą, że większość narzędzi wykorzystywanych do ich prowadzenia ma również opcję czatowania. W formie wiadomości prywatnej albo wysyłając wiadomości widoczne dla wszystkich. W szczególności ta ostatnia opcja jest niedoceniana i używana zbyt zachowawczo. Tym bardziej, że można dzięki niej ożywić przebieg spotkania.

Porada eksperta:

– Wykorzystanie czatu umożliwia włączenie elementów asynchronicznych do zasadniczo synchronicznej wideokonferencji. Funkcja czatu jest idealna do krótkich komentarzy, głosowaniatak/nie lub odniesień do ważnych informacji. Jest ona również bardzo przydatna do śledzenia kolejności próśb o zabranie głosu, jeśli używane narzędzie nie umożliwia zrobienia tego w sposób symboliczny, np. poprzez wykorzystanie emoji podniesionej ręki.

Jak wskazują powyższe dobre praktyki, wideokonferencje mogą zyskać wiele na jakości dzięki wcieleniu w życiu kilku prostych rozwiązań. Rzecz jasna w niektórych przypadkach mogą być niezbędne głębsze zmiany, np. wymiana sprzętu osobistego czy infrastruktury sieciowej. Tym bardziej warto to zrobić, gdyż konferencje wideo na stałe wpisały się w zawodową rzeczywistość. W końca w naszym wspólnym interesie jest dążenie do tego, by spotkania przebiegały na poziomie satysfakcjonującym dla wszystkich uczestników.

Źródło: KOMSA Polska sp. z o.o.

W&W Consulting o nowelizacji Kodeksu Pracy w zakresie pracy zdalnej

wysłano 22 grudnia 2022

Już z dniem 1 stycznia 2023 r. możemy spodziewać się wejścia w życie nowelizacji Kodeksu Pracy. Tylko od nas zależy, czy obudzimy się w nowej rzeczywistości zaskoczeni formalnościami, które przed nami postawi ustawodawca, czy też będziemy przygotowani do nowego, choć już znanego trybu pracy zdalnej, jednak określonego warunkami brzegowymi.

Na samą myśl o regulacjach określających pracę zdalną uśmiechamy się nieco z przymrużeniem oka. Przecież pracujemy w taki sposób od około 2 lat, w zasadzie bez żadnych regulacji, a więc czym nowym może zaskoczyć nas ustawodawca?

– W nawiązaniu do nowelizacji Kodeksu Pracy, praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Uzgodnienie miejsca i warunków wykonywania pracy w myśl nowelizacji będzie wiązało się z wprowadzeniem narzędzia określającego warunki brzegowe, w jakich praca może być wykonywana – np. rodzaj oświetlenia stanowiska pracy czy rodzaj krzesła, na którym pracownik powinien wykonywać swoje obowiązki. Zasady, o których tutaj mowa, powinny być określone w porozumieniach z organizacjami związkowymi, a jeżeli takie nie istnieją, wówczas w regulaminie zakładu pracy po ówczesnych konsultacjach z przedstawicielami pracowników. Co, jeżeli pracodawca nie posiada regulaminu zakładu pracy? Wówczas w wydawanym poleceniu na wykonywanie pracy zdalnej – określi on zasady jej wykonywania – mówi Łukasz Wawrzyniak, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.

Oczywiście, każde wydanie zgody w poleceniu na wykonywanie pracy zdalnej, może zostać cofnięte z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem, jeśli warunki lokalowe i techniczne uniemożliwiają wykonywanie pracy. Ewentualnie, jeśli na podstawie przeprowadzonej kontroli miejsca wykonywania pracy (którą pracodawca będzie mógł przeprowadzić), zajdą okoliczności stwierdzające uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa, których pracownik nie będzie mógł usunąć w określonym przez pracodawcę terminie.

Z przejściem na pracę zdalną możemy mieć również do czynienia w następstwie dwóch sytuacji. Pierwsza związana jest z obowiązywaniem stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz 3 miesiące po ich odwołaniu. W drugim przypadku – kiedy pracodawca z uwagi na działanie siły wyższej, nie jest w stanie zorganizować bezpiecznych i higienicznych warunków w miejscu pracy. W obu powyższych sytuacjach pracownik również będzie wykonywał pracę zdalną.

Jakie są więc obowiązki pracodawcy w zakresie pracy zdalnej? – Otóż podstawowym jest przeprowadzanie szkoleń BHP, ale już w formie zdalnej w zakresie pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych. Kolejnym wynikającym z nowelizacji Kodeksu Pracy, jest sporządzenie instrukcji BHP określającej zasady bezpieczeństwa wykonywania pracy zdalnej. Natomiast z punktu widzenia pracowników – jednym z kluczowych elementów jest ustalenie kosztów ekwiwalentu lub ryczałtu związanego z kosztami wykonywania tejże pracy np. kosztami zużycia energii elektrycznej czy internetu – dodaje Łukasz Wawrzyniak.

Czego natomiast może wymagać pracodawca od pracownika w myśl nowelizacji Kodeksu? – Z całą pewnością będzie wymagał oświadczenia o zapewnieniu przez pracownika bezpiecznych i higienicznych warunków pracy zgodnych z zasadami ergonomii. Oczywiście oświadczenie to jedna strona medalu, gdyż drugą jest wskazanie pracownikowi tych wymagań stawianych przez pracodawcę. Można oczywiście połączyć te dwa aspekty poprzez wprowadzenie list kontrolnych samooceny stanowiska pracy prowadzonej przez pracownika, gdzie odpowiedź pozytywna na zadane pytania świadczy o prawidłowych warunkach pracy i jest niejako potwierdzeniem tych warunków – dodaje Ekspert W&W Consulting.

Opisane powyżej przypadki ewolucji w zagadnieniach pracy zdalnej są tylko małym wyciągiem z nowelizacji Kodeksu Pracy, a ich wprowadzenie z całą pewnością nastręczy zarówno pracodawcom, jak i pracownikom wielu problemów i bólu głowy. Warto więc przygotować się do nich odpowiednio wcześniej.

Autor: W&W Consulting.

Lepsze warunki pracy na umowach terminowych?

wysłano 9 września 2014

Osoby zatrudnione na umowę o pracę na czas określony będą miały lepsze warunki zatrudnienia, o ile wejdzie w życie zmiana kodeksu pracy, nad którą pracuje rząd. O sprawie informuje „Dziennik Gazeta Prawna”. Chodzi o to, by zrównać okres wypowiedzenia pracownika z tym, jaki przysługuje na umowie na czas nieokreślony. Wszystko przez decyzje unijne. Trybunał Sprawiedliwości orzekł, że dwutygodniowy okres wypowiedzenia jest dyskryminujący dla pracowników. Ponadto pracodawca przy zwolnieniu musiałby podać przyczynę wypowiedzenia umowy i skonsultować sprawę ze związkami zawodowymi.

Znajomośc Kodeksu Pracy

wysłano 31 sierpnia 2012

Większość pracowników wie do ilu dni urlopu na żądanie ma prawo, a znaczna ich część, że o bezpieczeństwo miejsca pracy powinien zadbać pracodawca. Niestety, gorzej jest przykładowo, jeśli trzeba określić czas wypowiedzenia umowy o pracę. Serwis GazetaPraca.pl przeprowadził ankietę na temat znajomości prawa pracy. Wyniki są zaskakujące.Jedno z pytań dotyczyło znajomości przepisów na temat urlopu na żądanie. Kodeks Pracy określa, że pracownikowi przysługują 4 takie dni w roku. Wiedziało o tym cztery na pięć ankietowanych osób. 14 proc. myślało, że ma prawo tylko do jednego dnia. Natomiast prawie wszyscy bo aż 98 proc. poprawnie odpowiedzieli na pytanie o to, po czyjej stronie leży odpowiedzialność za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.