Powrót do biura stacjonarnego może nie być prosty. Nie da się ukryć, że większość pracowników niechętnie wraca do biur po pandemii i preferuje pracę w trybie zdalnym. W związku z tym pracodawcy podejmują różne działania, mające ich do tego zachęcić. Szukają także nowych rozwiązań organizacyjnych, aby wspólnymi siłami wypracować kompromis zadowalający obie strony. Ogromną rolę pełnią w tym procesie zarządcy obiektów, którzy szyją rozwiązania na miarę danego najemcy.

Ładne biuro to za mało

Bardzo dużo zależy od samego biura. Znaczenie ma nie tylko estetyczny wygląd pomieszczenia czy dobry dojazd do niego – coraz liczniejsza grupa osób oczekuje od miejsca pracy czegoś więcej. Podczas pandemii pracownicy przyzwyczaili się do różnych udogodnień, na które nie zawsze mogli sobie pozwolić w biurze. Przykładem może być większa elastyczność, brak dress codu, możliwość przygotowania ciepłego posiłku czy wyprowadzenia psa na szybki spacer w godzinach pracy. Trzeba jednak pamiętać, że warunki zatrudnienia są w Polsce bardzo zróżnicowane – dla niektórych wymarzonym benefitem może być ogólnodostępna mikrofala i bezpłatna kawa, a dla innych specjalnie przygotowane strefy relaksu.

– Oczekiwania są różne w zależności od warunków pracy. To, co dla pracownika korporacji jest standardem, dla innych znajduje się nadal w sferze marzeń. Niektórym trudno uwierzyć w to, że ciągle są firmy, w których pracownicy sami muszą zaopatrzyć się w kawę czy herbatę, gdy tymczasem korporacje oferują swoim pracownikom darmowe posiłki, pokoje z masażem czy pokoje gier. Niektóre miejsca pracy zgodziły się na przychodzenie do pracy z dziećmi lub zwierzętami – mówi Grażyna Capiga, Członek Zarządu Sopla Sp. z o.o.

Nie tylko praca

Dużym powodzeniem cieszą się także różnego rodzaju eventy, które nie tylko urozmaicają dzień pracy, ale ułatwiają też integrację ze współpracownikami. Coraz częściej organizowane są wydarzenia lub zbiórki promujące postawy ekologiczne i zdrowy tryb życia. Część pracodawców organizuje nawet gry terenowe – tego typu inicjatywy nie tylko zachęcają do przyjazdu do biura, ale także wzmacniają relacje w zespołach i uczą komunikowania się ze sobą.

– Na zarządzanych przez nas kompleksach realizowane są różne eventy. W ostatnim roku było to m.in. wspólne świętowanie Międzynarodowego Dnia bez Samochodu – użytkownicy kompleksu mogli skorzystać z bezpłatnego serwisu rowerowego, a także spróbować wielu przepysznych dań z oferty obecnych na miejscu food trucków. W ramach tegorocznego World Green Building Week w jednym z budynków odbyła się zbiórka zużytych baterii. W zamian za ich przyniesienie, uczestnicy akcji otrzymali piękne rośliny doniczkowe. Wszelkie wydarzenia wykraczające poza obowiązki zawodowe cieszą się dużym powodzeniem. Podczas tego typu wydarzeń frekwencja w biurowcach zawsze jest wysoka – dodaje Grażyna Capiga.

Który benefit wybrać?

W doborze oraz realizacji udogodnień, które będą dostosowane zarówno do możliwości finansowych pracodawcy, jak i do oczekiwań pracowników, powinien pomóc profesjonalny zarządca budynku. To on najlepiej wie, jakie możliwości działania daje konkretna nieruchomość. Dobry zarządca jest w stałym kontakcie z najemcami, dzięki czemu zna ich potrzeby i rozumie wyzwania z nimi związane. Tylko w ten sposób może zaproponować pracodawcom rozwiązania skrojone na miarę.

– Niestety w tym przypadku nie istnieje jedna recepta na sukces. Trudno jednoznacznie stwierdzić, które rozwiązania sprawdzają się najlepiej, ponieważ wiele zależy od branży firmy oraz od samych pracowników i ich sytuacji życiowej. Z naszych rozmów z najemcami wynika, że pracownicy najbardziej doceniają możliwość wyboru modelu pracy – fakt, że nikt im nic nie narzuca. Dużym powodzeniem cieszą się też darmowe posiłki, dostępność miejsc parkingowych oraz elastyczne godziny pracy. Często wybieranym i powszechnie docenianym kompromisem stał się model pracy hybrydowej, np. w stosunku 2 dni pracy zdalnej, 3 dni w biurze – podkreśla Grażyna Capiga.

Jedno jest pewne – firmy, którym zależy na powrocie pracowników do biur choćby na część etatu, powinny podjąć odpowiednie działania, aby ich do tego zachęcić. Miejsce pracy powinno motywować do przyjazdu, a nie stanowić jedynie część przykrego obowiązku.

Komentarz Grażyny Capigi, ekspertki Sopla Sp. z o.o.

Współczesne miejsce pracy biurowej, w standardzie wyposażone jest w komputer, telefon i dostęp do sieci. Czy można i trzeba być jeszcze bardziej cyfrowym? Ostanie dwa lata przyniosły diametralne zmiany w sposobie pracy. Warto wspomnieć, o tym, że praca hybrydowa przed pandemią była pieśnią przyszłości oddalonej o 15 lat. Ta przyszłość stała się rzeczywistością. Po pandemicznym szoku nauczyliśmy się wiele, ale powstało także wiele nowych wyzwań i wydaje się, że tylko technologia jest na nie odpowiedzią. Stajemy się coraz bardziej „połączeni”, a to niesie za sobą wiele konsekwencji. Jak będziemy pracować w nadchodzącym roku?

Elastyczność

Praca hybrydowa czy zdalna to dziś jasne oczekiwanie pracowników. Według badania American Opportunity Survey przeprowadzonego przez firmę McKinsey, 87% pracowników, którym zaproponowano elastyczne formy pracy, korzysta z tej możliwości i spędza średnio trzy dni w tygodniu, pracując zdalnie. Koresponduje to najnowszymi badaniami Deloitte przeprowadzonymi w Polsce, z których wynika, że 46% respondentów deklaruje, w przypadku zwiększenia liczby dni obowiązkowej obecności w biurze skłoniłaby ich do zmiany pracodawcy. – Nie ma odwrotu od pracy hybrydowej – taka formuła zostanie z nami już na stałe. Lada dzień wejdzie polska legislacja regulująca pracę zdalną, jednak to tylko nadanie ram tego, co już funkcjonuje od pierwszych miesięcy pandemii. To, co jest obecnie wyzwaniem to znalezienie sposobu na to, aby efektywnie wykorzystywać czas zarówno w biurze, jak i w domu. Tu bez technologii ciężko będzie zapanować nad procesami – mówi Przemysław Chmielewski z Zonifero, firmy dostarczającej platformę wspierającą pracę zdalną.

Nadzór w miejscu pracy

Hitem ostatnich dni w Polsce jest wtyczka USB symulująca ruchy myszki wykorzystywana przez pracowników do oszukiwania oprogramowania monitorującego. Niestety to symbol większego problemu relacji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem korzystającym z możliwości pracy zdalnej. Nie jest to zjawisko spotykane tylko u nas. Warto przyjrzeć się także niepokojącym danym z Spherical Insights & Consulting mówiącym o tym, że rynek oprogramowania do monitorowania pracowników został wyceniony na 1,1 miliarda dolarów w 2021 roku i ma osiągnąć 2,1 miliarda USD do 2030 roku. Satya Nadella dyrektor generalny Microsoft zjawisko to nazwał „paranoją produktywności” – Zwiększając kontrolę nad pracownikiem, możemy wpaść w pętlę braku zaufania, która będzie miała odwrotny efekt do domniemanego. Rzecz bowiem w tym, że w takim sposobie działania z założenia monitorujemy złą zmienną. Zamiast sprawdzać efekt pracy, pracodawcy większą wagę przywiązują do drogi osiągnięcia finalnego efektu. Czy słusznie? Monitorując pracę w tak skrajny sposób, dajemy pracownikom jasny sygnał – nie ufam Tobie. Kwestią czasu pozostanie tylko odejście z pracy danej osoby czy całego zespołu, a na pracodawcy pozostaną koszty związane z pozyskaniem nowego pracownika i retoryczne pytanie, czy stać go na okazywanie braku zaufania swoim pracownikom – podkreśla Martyna Matusik, psychoterapeuta poznawczo-behawioralny.

Frictionless and sustainable workplaces

Już dziś pracownicy i pracodawcy są ze sobą cyfrowo połączeni bardziej niż kiedykolwiek. Proces ten będzie się tylko pogłębiał. Za sprawą technologii, ludzie i samo miejsce pracy są ze sobą zintegrowane w taki sposób, że w coraz mniejszym stopniu będziemy odczuwali, że wspiera nas technologia. Wszystko, co dla nas istotne będzie działo się w tle. Co ważne, technologia pozwoli nam efektywniej korzystać z zasobów biurowych co pozytywnie wpłynie, w skali całej organizacji, na wskaźniki ESG. – Dziś z poziomu telefonu możemy, w sposób niezauważalny dla naszej uwagi, korzystać z rozwiązań ułatwiających nam pracę. Technologia umożliwia nam projektowanie procesów w miejscu pracy w taki sposób, by zarządzanie nim nie było dla pracownika irytujące i nie odciągało jego uwagi od zadań związanych z pełnioną przez niego rolą. Dokładając do tego czynniki wpływające na ekologię, budujemy optymalne i atrakcyjne środowisko miejsca pracy – tłumaczy Chmielewski.

Aplikacje mobilne w miejscu pracy

Skala wykorzystania aplikacji mobilnych nie tylko w codziennym życiu, ale także w tym zawodowym jest coraz większa. Poczynając od komunikacji z pracownikami po zakupy towarów czy artykułów biurowych oraz zarządzanie przestrzenią biurową. Ważnym elementem firmowych rozwiązań w obszarze aplikacji są te, wspierające zadania stojące przed działami HR. Nowe wyzwania związane z pracą hybrydową, są poza zasięgiem programów kadrowych. Postawienie pytania o strategie mobilną wydaje się jednym z podstawowych dla organizacji, które nie chcą pozostać w tyle. – Strategia mobilna oparta o potrzeby oraz możliwości ich zaspokojenia to z pewnością wyzwanie dla wszystkich tych, którzy zaakceptowali fakt, że do biura będziemy zaglądać rzadziej. Mobilność jest konsekwencją rozproszenia pracowników. Tu bez systemowych rozwiązań ciężko będzie połączyć oczekiwania każdej ze stron, a aplikacja mobilna wydaje się rozwiązaniem, które może realnie rozwiązać szereg sytuacji wynikających z nowego modelu pracy – podsumowuje Przemysław Chmielewski.

W kontekście sposobu pracy żyjemy obecnie w przyszłości oddalonej o 15 lat. Nowe formy pracy, elastyczność, nastawienie na efektywność, a nie sam czas pracy, wsparcie technologii i nieustana łączności pomiędzy pracodawcą a pracownikiem powodują, że miejsce pracy stało się jeszcze bardziej cyfrowe. Wychodząc poza ramy komputera z Internetem, możemy przekonać się, jak technologia ułatwia nam życie, ale także, jakie niesie ze sobą zagrożenia. W miarę rozwoju poszczególnych rozwiązań warto cały czas pamiętać o tym, że technologia ma służyć do wzmacniania pracowników, ich mocnych stron i potencjału, dlatego strategie mobilne odegrają w rzeczywistości biurowej znaczną rolę. Kto prześpi ten moment, straci przewagę konkurencyjną wynikającą z potencjału przyciągania najlepszych pracowników.

materiał prasowy

Biura na wynajem ponownie przyciągają przedsiębiorców, jednak ciężko jeszcze mówić o rozkwicie.

Przedsiębiorcy stale poszukują powierzchni biurowych do wynajęcia. Ilość zapytań rośnie z miesiąca na miesiąc. Najczęściej przyciągają ich duże inwestycje biurowe, oferujące nowoczesne powierzchnie. Zainteresowaniem najemców cieszą się także małe, kameralne inwestycje. Dla najemców istotnym kryterium wyboru jest cena. Liczy się także dostęp do parkingu oraz obecność windy w budynku.