Firmy z różnych branż mogą skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej. Warunkiem koniecznym do tego jest prowadzenie badań naukowych lub prac rozwojowych. Działalność musi mieć twórczy charakter i należy ją prowadzić systematycznie. Odliczeń podatkowych dokonują głównie podmioty związane z przemysłem, ale wymogi spełniają też m.in. przedstawiciele sektora IT, medycyny, branży finansowej, spożywczej czy rolnictwa. Skorzystanie z ulgi B+R może przynieść korzyści finansowe sięgające nawet kilkuset tysięcy złotych w skali roku. Zgodnie z przepisami, istnieje możliwość odliczenia nawet do 300% jednego wydatku. Do tego warto dodać, że podatnicy, którzy prowadzą dokładną dokumentację i spełniają wymogi formalne, nie powinni mieć obaw związanych z ewentualną dodatkową kontrolą fiskusa.

Szansa na ulgę nie tylko dla przemysłu

Część podatników wciąż nie wie o możliwości skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej. Ona ma na celu wspieranie innowacyjności i postępu, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. Nie ma też znaczenia branża, w której firma prowadzi działalność. Choć nazwa sugerowałaby konieczność prowadzenia skomplikowanych badań w laboratoriach przy użyciu mikroskopów i innego rodzaju specjalistycznego sprzętu, ulga B+R ma o wiele szersze zastosowanie.

Chcąc skorzystać z tego rozwiązania, wystarczy prowadzić działalność badawczo-rozwojową. Ona musi wpisywać się w definicję badań naukowych lub prac rozwojowych. W przypadku tych pierwszych, w skrócie, sprawa dotyczy prac nakierowanych na zdobycie nowej wiedzy. Z kolei te drugie obejmują adaptowanie dostępnej przedsiębiorstwu wiedzy i technologii w celu wprowadzenia innowacji w procesie produkcji lub finalnej wersji oferowanych produktów bądź usług.

Działalność badawczo-rozwojowa musi również mieć charakter twórczy, skupiając się na tworzeniu nowych i oryginalnych rozwiązań, często o unikatowym, niepowtarzalnym i specyficznym charakterze. W przypadku interpretacji indywidualnych, organy zwracają uwagę na unikalny wymiar działalności twórczej, czyli możliwość przypisania jej efektów do konkretnych osób. Ponadto znaczenie ma systematyczność. Tym samym ulgą objęte są regularne, planowe działania, a nie incydentalne przedsięwzięcia. Działalność musi mieć również określony cel, nakierowany na zwiększenie zasobów wiedzy i wykorzystanie ich do tworzenia nowych zastosowań. Oznacza to, że przedsiębiorstwo powinno działać w celu zdobywania nowej wiedzy oraz wykorzystania jej efektywnie w procesie tworzenia innowacyjnych rozwiązań.

Zatem każde przedsiębiorstwo, które tworzy nowe produkty lub usługi albo też podejmuje prace nad ich ulepszeniem, może spełniać przesłanki prowadzenia działań B+R kwalifikujących się do ww. ulgi. Ona może być wykorzystywana w różnych branżach bez konieczności posiadania specjalistycznego sprzętu czy aparatury. Po to rozwiązanie sięgają przede wszystkim podatnicy związani z przemysłem. Jednak nie brakuje przykładów z innych obszarów gospodarki.

Ulga B+R może być stosowana w sektorze IT w zakresie prac nad innowacyjnym oprogramowaniem, rozwojem platform cyfrowych czy nowymi algorytmami. W dziedzinie medycyny do skorzystania z odliczeń kwalifikują się badania nad nowymi lekami, diagnostyką czy szczepionkami. W sektorze finansowym wsparcie można uzyskać przy rozwijaniu nowych metod płatności elektronicznych czy innowacyjnych rozwiązań fintech. Podmioty z branży rolniczej czy spożywczej również mogą skorzystać z preferencji podatkowych. Wystarczy, że prowadzą badania nad nawozami, metodami przechowywania żywności czy innowacjami w procesach produkcyjnych.

Odliczenie nawet do 300% wydatku

Konstrukcja ulgi B+R nie przewiduje górnego kwotowego limitu odliczenia. Może więc przynieść ogromne korzyści finansowe dla firmy, sięgające nawet kilkuset tysięcy złotych w skali roku. Wszystkie podmioty prowadzące działalność B+R mają prawo odliczyć 100% poniesionych kosztów kwalifikowanych.

Jednakże istnieją wyjątki, w których odliczenia sięgają aż 200%. Dotyczy to podatników posiadających status centrum badawczo-rozwojowego (oprócz kosztów związanych z ochroną patentową w przypadku dużych przedsiębiorców) oraz kategorię kosztów kwalifikowanych związanych z wynagrodzeniami pracowników zatrudnionych do działalności badawczo-rozwojowej. Zatem odliczenia mogą wynieść 200% kosztów wynagrodzeń pracowników, co stanowi dodatkową zachętę do zatrudniania specjalistów w obszarze badań i rozwoju. Oprócz tego, koszty te podlegają standardowemu odliczeniu od uzyskania przychodów. Łącznie daje nam to możliwość obniżenia nawet do 300% jednego wydatku.

Podatnicy, którzy chcą skorzystać z ulgi B+R, są obowiązani w prowadzonej księdze rachunkowej wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej. Ewidencja ta powinna być na tyle szczegółowa, aby można było wydzielić koszty odpowiadające poszczególnym kategoriom w formularzu sprawozdawczym. Ponadto w przypadku zatrudnienia pracowników do realizacji działań B+R niezbędna może się okazać ewidencja czasu pracy.

Przepisy nie nakładają wprost obowiązku prowadzenia dokumentacji prac badawczo-rozwojowych. Jednak wsparta odpowiednią ewidencją księgową stanowi kluczowy element skutecznego i bezpiecznego podatkowo odliczania wszystkich poniesionych kosztów kwalifikowanych związanych z działalnością badawczo-rozwojową. Rzetelnie prowadzona dokumentacja działalności w tym zakresie jest pomocna chociażby z przyczyn dowodowych.

Sam proces obliczeń ulgi, choć nie jest nadmiernie skomplikowany, może powodować pewne trudności dla wielu podatników, z powodu złożoności przepisów podatkowych i specyfiki działań badawczo-rozwojowych. Wymaga to więc dokładnej analizy kosztów i kategoryzacji wydatków, co nie jest proste zwłaszcza przy rozliczaniu ulgi po raz pierwszy. W związku z tym wielu przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z usług doradców podatkowych lub specjalistów ds. ulg badawczo-rozwojowych. Robią tak, aby upewnić się, że wszelkie wymogi są spełnione i obliczenia są dokładne. Współpraca z ekspertami może pomóc w zminimalizowaniu ryzyka błędów i optymalizacji korzyści podatkowych z tytułu opisywanego rozwiązania.

Korzystanie z ulgi B+R jest w pełni legalne i przeznaczone dla podatników realizujących rzeczywiste prace badawczo-rozwojowe. Jeśli przedsiębiorstwo prowadzi dokładną dokumentację i spełnia wymogi formalne, to nie powinno mieć obaw związanych z ewentualną kontrolą aparatu skarbowego. Czynności sprawdzające czy kontrola podatkowa to standardowa procedura wynikająca z deklaratywnego charakteru rozliczenia ulgi. Takie działania są częścią systemu podatkowego i dotyczą różnych obszarów, nie tylko opisywanego odliczenia. Z doświadczenia jednak widać, że wielu przedsiębiorców się tego obawia, ale praktyka finalnie pokazuje, że raczej nie ma się czego bać.

Autorem komentarza jest doradca podatkowy Ewa Flor z Kancelarii ATL Accounting & Payroll.
Źródło: UCE GROUP LTD. Sp. z o.o.