Głównym zadaniem onboardingu jest wprowadzenie nowo zatrudnionej osoby do zespołu oraz zaznajomienie jej z organizacją, której stała się członkiem. Zaprojektowanie długofalowego procesu wdrożenia wymaga czasu oraz zaangażowania wszystkich pracowników, jednak przynosi wymierne korzyści – jak donosi Harvard Business Review dobrze przeprowadzona adaptacja zwiększa wydajność pracowników o 62%. O tym, jak powinien wyglądać onboarding w firmie z sektora produkcyjnego i dlaczego warto w niego zainwestować opowiada Martyna Budas – Specjalista ds. HR w Cedo.
Spis treści:
Ułatwić adaptację
Onboarding w firmie produkcyjnej
Szkolenie i co dalej?
Pojęcie onboardingu po raz pierwszy pojawiło się w latach 70. XX wieku w Stanach Zjednoczonych. Zauważono, że odpowiednie przeszkolenie pracownika w pierwszych dniach pracy i przekazanie mu wiedzy o organizacji w przyjazny i przystępny sposób, przynosi korzyści dla obu stron. Zatrudniona osoba czuje się pewniej w nowym środowisku i szybciej się aklimatyzuje, a pracodawca zyskuje pracownika, który nie tylko chce pozostać w firmie, ale wie, jak się w niej odnaleźć.
Ułatwić adaptację
Zadbanie o dobrostan nowego pracownika szczególnie w najbardziej niepewnych dniach często może przekładać się na decyzję o przyszłej współpracy lub jej braku. Jak podaje Benchmark Search Group aż 30% osób zatrudnionych składa wypowiedzenie w ciągu pierwszych 6 miesięcy pracy.
– Mówi się, że dobre pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Dotyczy to wszystkich relacji międzyludzkich, także tych zawodowych. To jedno z zadań onboardingu – chcemy w przyjazny sposób wprowadzić nowego pracownika w życie firmy, wyposażając go w pakiet najważniejszych informacji dotyczących zarówno wizji, misji czy kultury organizacyjnej, jak i samej pracy. Wszystko po to, aby ułatwić poruszanie się w nowym środowisku i szybsze zintegrowanie z zespołem. Warto pamiętać, że liczy się sposób, w jaki te informacje przedstawimy. Pierwszy dzień pracy z reguły wiąże się z dużym stresem i poczuciem niepewności. Naszym zadaniem jest zadbanie o to, aby nowy pracownik poczuł się swobodnie – staramy się, aby od pierwszych dni poznał klimat panujący w firmie. Szkolenie nie opiera się na samym wykładzie, korzystamy także z materiałów wizualnych – prezentacji czy filmów – mówi Martyna Budas – Specjalista ds. HR w Cedo.
Onboarding w firmie produkcyjnej
Aby proces wdrożeniowy był efektywny, trzeba go skrupulatnie zaplanować – powinien odzwierciedlać specyfikę organizacji. W przypadku firmy z sektora produkcyjnego należy uwzględnić potrzeby wszystkich grup – pracowników produkcyjnych oraz biurowych. Pogodzenie interesów każdej ze stron niesie dodatkową korzyść – spaja członków organizacji, pokazując, że każdy – mimo różnych obowiązków – działa na rzecz wspólnego dobra.
– W Cedo proces onboardingu jest prowadzony dwutorowo – organizujemy odrębne szkolenia onboardingowe dla pracowników z obszaru produkcji oraz administracji. W przypadku osób z zagranicy stosujemy komunikację dwujęzyczną. Sam przebieg procesu szkoleniowego jest uzależniony od specyfiki danego stanowiska – np. pracownicy produkcji mają do dyspozycji trenera, który pilotuje ich pierwsze kroki w firmie – jednak zawsze zaczyna się od ogólnego spotkania i rozmowy. Ważnym elementem procesu wdrożenia jest wizyta nowych pracowników w obszarze produkcyjnym – dzięki temu mogą poznać nasz proces wytwórczy – mówi Specjalista ds. HR w Cedo i dodaje: ta wiedza pozwala poukładać wcześniejsze informacje w całość, ale także uzmysławia, że jako firma stanowimy jeden organizm, gdzie każda jego część jest od siebie zależna. Między innymi dzięki takim zabiegom budujemy współodpowiedzialność za prawidłowe działanie przedsiębiorstwa. W 2020 roku byliśmy w trakcie wdrażania projektu, który zakładał dwudniowe szkolenia w obszarze produkcji dla każdej nowo zatrudnionej osoby. Niestety pandemia COVID-19 pokrzyżowała nasze plany, ale jesteśmy na dobrej drodze, aby powrócić do tej koncepcji.
Szkolenie i co dalej?
Dobrze poprowadzony onboarding nie kończy się w momencie zakończenia szkolenia wstępnego, czy też podpisania umowy – to dopiero początek. Niektórzy specjaliści twierdzą, że pełna aklimatyzacja w strukturach firmy może trwać nawet 8 miesięcy, przy czym okres próbny jest kluczowy dla integracji z zespołem.
– Rolą działu HR jest zadbanie o pracownika od początku jego drogi zawodowej, jednak aby onboarding był efektywny, w proces wdrożenia musi być zaangażowany manager wraz z zespołem. Istotne jest wyznaczenie mentora, który będzie wspierał i koordynował kolejne etapy wdrożenia. To, jak zaaklimatyzują się nowe osoby w firmie, zależy pośrednio od postawy każdego z nas. Ważną funkcję pełni również wewnętrzna komunikacja – w Cedo w Kątach Wrocławskich zatrudniamy ponad 700 osób, dlatego korzystamy z różnych kanałów informacyjnych, aby dotrzeć do każdego. Wykorzystujemy drogę elektroniczną – prowadzimy grupę pracowniczą na Facebooku – ale także tradycyjną – drukujemy comiesięczny biuletyn, jak również przekazujemy informacje w formie ulotek czy plakatów. Ponadto nie zapominamy o bezpośrednim kontakcie na linii pracownik-przełożony. Czy proces jest efektywny? Na takie wnioski zawsze trzeba poczekać – z pewnością można posiłkować się wynikami ankiet, aby udoskonalać narzędzia, jednak najbardziej miarodajnym wynikiem jest stabilny zespół oraz mniejsza rotacja pracowników. Nieustannie pracujemy nad tym, aby wyniki naszych działań onboardingowych były coraz lepsze – podsumowuje Martyna Budas.
Źródło: Cedo.