Podsumowanie kluczowych zmian w systemie pracy zdalnej

wysłano 4 kwietnia 2023

Planowana od dłuższego czasu nowelizacja kodeksu pracy dotycząca pracy zdalnej rozpoczyna swój formalny start. Zmiany zostały opublikowane w Dzienniku Ustaw 6 lutego, a więc wejdą w życie 7 kwietnia. Jak bardzo zmieni się obecnie obowiązująca forma pracy zdalnej? Czy zmiany będą korzystne dla pracodawców? Jak się do tego przygotować? To tylko nieliczne z pytań nad którymi zastanawiają się pracodawcy.

Spis treści:
Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcach?
Bez dyskryminacji pracownika zdalnego
Pracodawca będzie mógł obniżyć składkę na ubezpieczenie wypadkowe, żeby chronić pracownika

Przepis Art. 6718 Kodeksu pracy definiuje, że „Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).” Zgodnie z powyższym pracę zdalną będzie można wykonywać w pełnym wymiarze czasu pracy jak również częściowo – np. kilka razy w tygodniu. Dodatkowo istotna jest konieczność podtrzymania ustalonej wcześniej pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem lokalizacji, w której będziemy wykonywać powierzone zadania. Uzgodnienie może odbyć się podczas zawierania umowy o pracę, jak również w trakcie trwania zatrudnienia. Należy pamiętać, że uzgodnienie może być dokonane zarówno z inicjatywy pracodawcy oraz na wniosek pracownika. A złożenie wniosku powinno odbyć się w postaci papierowej lub elektronicznej.

Niezależnie od powyższego, przepis Art. 6719 Kodeksu pracy, § 3 wskazuje, że praca zdalna może być również wykonywana na wyłącznie polecenie pracodawcy:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,

2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcach?

Główna zmiana dotycząca zasad funkcjonowania pracy zdalnej polega na tym, że miejsce i forma jej wykonania będzie mogła być zawarta od razu podczas podpisywania umowy o pracę. Warunkiem wydania zgody na wykonywanie pracy zdalnej jest złożenie przez pracownika oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do jej wykonywania. W przypadku gdy warunki lokalowe i techniczne uniemożliwiają wykonywanie pracy zdalnej, pracownik powinien poinformować niezwłocznie pracodawcę, a ten cofnąć polecenie wykonywania pracy.

– Kolejnymi dokumentami niezbędnymi do przygotowania przez pracodawców przed wdrożeniem pracy zdalnej, jest opracowanie informacji BHP np. w formie instrukcji dla osób wykonujących pracę poza terenem zakładu pracy oraz aktualizacji oceny ryzyka zawodowego o zagrożenia wynikające z pracy w innym miejscu. Warunkiem dopuszczenia pracownika do pracy jest uzyskanie oświadczenia o zapoznaniu się z dokumentami. Z uwagi na możliwość przeprowadzania kontroli stanowiska pracy zdalnej, pracodawca powinien przygotować coś na kształt listy kontrolnej, w której zawarte będą prawne oraz wewnętrzne wymogi dotyczące stanowiska pracy. Zapewnienie przez pracownika, że spełnia te założenia pozwoli na wydanie przez pracodawcę zgody na wykonanie pracy poza biurem, a w przypadku kontroli ułatwi weryfikację. Kluczowym faktem i zarazem trudnością może być przeprowadzenie kontroli przez pracodawcę w chwili, kiedy będzie miał on do czynienia ze skrajną sytuacją np. kiedy pracownik będzie chciał wykonywać swoją pracę zdalnie z innego kraju w wynajętym mieszkaniu. Firmy same będą musiały znaleźć rozwiązanie, w jaki sposób przeprowadzić wizję lokalną miejsca pracy zdalnej lub w przypadku zajścia wypadku przy pracy, jak zespół powypadkowy dokona weryfikacji warunków lokalowych w których doszło do wypadku. Warto zatem się zastanowić, czy pracodawca nie powinien określić w regulaminie pracy na terytorium jakiego kraju praca zdalna może być wykonywana – mówi Łukasz Wawrzyniak, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.

Ustawodawca w Kodeksie pracy niejako wskazuje na konieczność określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą, a organizacją związkową. A w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie pracy, po wcześniejszej konsultacji z przedstawicielami pracowników, co może być rozwiązaniem całego problemu.

Bez dyskryminacji pracownika zdalnego

Bywa, że praca zdalna ogranicza nam fizyczny kontakt z przełożonymi i współpracownikami, a w konsekwencji często dostęp do najnowszych informacji i ustaleń wewnątrz struktur firmy. – Ustawodawca wyraźnie wskazuje, że pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie, niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, ale wykonujący ją np. w biurze. Równość powinna być zapewniona zarówno w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Podjęcie przez pracownika chęci wykonywania pracy w formie zdalnej, jak również odmowa wykonywania takiej pracy, nie może w jakikolwiek sposób dyskryminować pracownika oraz ograniczać jego możliwości rozwoju czy awansu – dodaje Ekspert W&W Consulting.

Pracownik wykonujący pracę zdalną posiada również możliwość, na takich samych zasadach jak inni pracownicy, przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy.

Należy również pamiętać o zagwarantowaniu równości pracowników pod względem wyposażenia ich stanowiska pracy. Nowelizacja kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, że pracodawca ma obowiązek „zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej”. Możemy przyjąć, że pod pojęciem urządzenie techniczne będzie zarówno komputer, drukarka czy dodatkowy monitor, ale może to być również np. krzesło do pracy. W przypadku braku możliwości zapewnienia ich przez pracodawcę kodeks pracy dopuszcza możliwość wykorzystania prywatnego sprzętu pracownika, a w zamian za to uzyskania ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Pracodawca będzie mógł obniżyć składkę na ubezpieczenie wypadkowe, żeby chronić pracownika

1 stycznia 2023 weszło w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2022 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy. W porównaniu z poprzednią wersją karty, dodano dodatkową pozycję, gdzie należy zaznaczyć, czy wypadek zdarzył się w związku z wykonywaniem pracy w formie zdalnej lub telepracy. Takie rozgraniczenie miejsca wypadku pozwoli na pozyskanie konkretnych danych o ewentualnych wypadkach, które wydarzyły się w związku z wykonywaniem pracy zorganizowanej w formie zdalnej, a co za tym idzie na przygotowanie działań naprawczych, aby możliwie w jak największym zakresie ograniczyć sytuacje wypadkowe.

GUS przeprowadził badania analizujące czynniki w miejscu pracy, które mogą mieć niekorzystny wpływ na zdrowie fizyczne. Z badania wynika, że z 16,3 mln pracujących w II kwartale 2020 r., 10,7 mln osób wskazało na występowanie w miejscu pracy czynników, które mogą mieć niekorzystny wpływ na zdrowie fizyczne (stanowi to wzrost o 7,0 % w porównaniu z wynikami badania realizowanego w 2013 r.). Jako główny czynnik niekorzystny pracujący wskazywali najczęściej na męczącą (wymuszoną, niewygodną) pozycję ciała lub pozycję sprawiającą ból (32,4% pracujących w II kwartale 2020 r., dane GUS).

– Wraz z trwającym trendem uwzględniającym pracę zdalną, pracownicy mają coraz większą świadomość tego, jak prawidłowa i ergonomiczna pozycja ciała wpływa na efektywność pracy oraz ograniczenie problemów zdrowotnych. Należy pamiętać, że obowiązek zapewnienia przez pracodawcę odpowiedniego wyposażenia stanowiska pracy w znacznym stopniu może przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa podczas pracy w domu. Np. wymóg oświadczenia pracownika o poprawnie działającej i bezpiecznej instalacji elektrycznej, wykorzystywania sprawnego stanowiska pracy czy utrzymania ładu i porządku, może mieć znaczący wpływ na ograniczenie możliwości wypadków, a w konsekwencji zmniejszenie składki na ubezpieczenie wypadkowe – podsumowuje Łukasz Wawrzyniak, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.

Źródło: W&W Consulting.

Czterodniowy tydzień pracy alternatywą dla pracy zdalnej?

wysłano 30 stycznia 2023

Czy czterodniowy tydzień pracy może być alternatywą dla pracy zdalnej? Nie wszystkie branże ze względu na charakter działalności są w stanie wprowadzić pracę zdalną lub hybrydową. Pracodawcy działający w tych sektorach muszą zatem poszukiwać atrakcyjnych benefitów pracowniczych, które mogłyby zrównoważyć tę niedogodność. Jednym z nich może być czterodniowy tydzień pracy, na który zgodnie z danymi raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View” zdecydowałby się co czwarty Polak (25,71 proc.).

Spis treści:
Nowy benefit: cztery dni zamiast pracy zdalnej
Młodzi widzą korzyści krótszego tygodnia pracy

Nowy benefit: cztery dni zamiast pracy zdalnej

Zgodnie z tegorocznym wydaniem raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”, najbardziej w trybie czterodniowego tygodnia pracy chcieliby pracować przedstawiciele sektora mediów i informacji, gdzie taką opcję wybiera niemal połowa badanych (46,67 proc.). Natomiast w branżach, w których wdrożenie pracy zdalnej często jest trudne lub niemożliwe, odsetek pracowników chcących pracować cztery dni w tygodniu oscyluje między 20 a 30 proc. Dla przykładu, w logistyce 25 proc. pracowników wyraża zainteresowanie krótszym tygodniem pracy. Podobną liczbę zwolenników tego modelu odnotowano w branży gastronomicznej i hotelarskiej (26 proc.) oraz budowlanej (22 proc.).

– Niektóre branże, takie jak TSL, gastronomiczna czy budowalna, ze względu na charakter swojej działalności często nie są w stanie wdrożyć zdalnego trybu pracy. Co więcej, wszystkie te obszary gospodarki mierzą się ze znacznym niedoborem pracowników. Aby zachęcić młodych ludzi do pracy, należy przedstawić im atrakcyjną i konkurencyjną ofertę. Może nią być czterodniowy tydzień pracy – mówi Anna Barbachowska, Dyrektorka HR w ADP Polska. – Zanim jednak pracodawcy zdecydują się na ten benefit muszą w porozumieniu z pracownikami dokładnie opracować zasady, na jakich zostanie wdrożony i zmierzyć się z obawami pracowników np. dot. utraty części wynagrodzenia – dodaje.

– Prawdopodobnie większość z nas doświadczyła nieprzyjemnych emocji, gdy uświadomiliśmy sobie, że na następny dzień trzeba pójść do pracy. Warto zwrócić uwagę, że motywacja do wykonania pracy zmniejsza się również tego samego dnia, zazwyczaj dzieje się to po około 4 godzinie. Jednocześnie, gdy czas przeznaczony na wypoczynek jest zbyt krótki, to nasz organizm nie jest w stanie się właściwe zregenerować, co także wpływa na obniżenie naszej wydajności – komentuje Damian Kasza, psycholog MindHealth Centrum Zdrowia Psychicznego. – Pamiętać należy, że istnieją obawy przed wprowadzeniem 4-dniowego tygodnia pracy. Pracownik może bać się pogorszenia warunków finansowych. W wielu branżach, w tym budowlanej i gastronomi, częstym zjawiskiem są nadgodziny. Ciężko wyobrazić sobie 4-dniowy tydzień pracy, gdzie pozostałe dwa lub trzy dni pracownik przychodzi na nadgodziny, lub dorabia w innym miejscu, aby zapewnić sobie możliwość przetrwania – dodaje psycholog.

Młodzi widzą korzyści krótszego tygodnia pracy

Jak wynika z danych z raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”, najchętniej na pracę w czterodniowym tygodniu pracy zdecydowałaby się osoby w wieku 18-24 lat (30,09 proc.). Grono zainteresowanych tą formą pracy maleje jednak wraz z wiekiem. Niespełna tylko 17 proc. pracowników powyżej 55 lat skorzystałoby z takiej możliwości.

– Przedstawiciele Pokolenia Z stawiają na elastyczność i zachowywanie work-life balance, dlatego oni są najbardziej otwarci na nowe modele pracy. Na drugim biegunie mamy natomiast pracownik ów wychowanych w tzw. kulturze pracy, którzy skrócenie czasu pracy traktują jako pierwszy krok do możliwego zwolnienia – mówi Anna Barbachowska, Dyrektorka HR w ADP Polska. – Co ważne jednak, w wielu krajach już teraz działają programy pilotażowe tego modelu pracy. Co możemy uznać za swego rodzaju naturalną ewolucję systemu pracy na świecie, której efekty są coraz bardziej dostępne dla społeczeństwa. W japońskim oddziale firmy Microsoft, po wprowadzeniu czterodniowego tygodnia pracy, efektywność wzrosła o 40 proc., natomiast według programu pilotażowego przeprowadzonego w Wielkiej Brytanii przy udziale naukowców i think-tanków, cztery dni pracy sprawiają, że pracownicy są szczęśliwsi, rzadziej chorują i odczuwają mniej syndromów wypalenia zawodowego – dodaje ekspertka.

Jak wynika z badania pilotażowego czterodniowego tygodnia pracy przeprowadzonego w 2022 r. przez Boston College, University College Dublin oraz Cambridge University wśród 1000 pracowników, średnie przychody w 33 firmach zaangażowanych w projekt wzrosły o 38 proc. w porównaniu z rokiem poprzednim. W czasie testowania tego modelu pracy spadła również absencja pracowników – z 0,6 dnia w miesiącu do 0,4. Na zmianach skorzystali również pracownicy. Dzięki większej liczbie dni wolnych od pracy, poświęcali oni więcej czasu na aktywność fizyczną – średnio o 24 minuty więcej w tygodniu. Po 10-miesięcznym okresie badania, wszystkie 33 firmy zadeklarowały, że nie zamierzają wrócić do pięciodniowego tygodnia pracy.

Źródło: ADP.

W&W Consulting o nowelizacji Kodeksu Pracy w zakresie pracy zdalnej

wysłano 22 grudnia 2022

Już z dniem 1 stycznia 2023 r. możemy spodziewać się wejścia w życie nowelizacji Kodeksu Pracy. Tylko od nas zależy, czy obudzimy się w nowej rzeczywistości zaskoczeni formalnościami, które przed nami postawi ustawodawca, czy też będziemy przygotowani do nowego, choć już znanego trybu pracy zdalnej, jednak określonego warunkami brzegowymi.

Na samą myśl o regulacjach określających pracę zdalną uśmiechamy się nieco z przymrużeniem oka. Przecież pracujemy w taki sposób od około 2 lat, w zasadzie bez żadnych regulacji, a więc czym nowym może zaskoczyć nas ustawodawca?

– W nawiązaniu do nowelizacji Kodeksu Pracy, praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Uzgodnienie miejsca i warunków wykonywania pracy w myśl nowelizacji będzie wiązało się z wprowadzeniem narzędzia określającego warunki brzegowe, w jakich praca może być wykonywana – np. rodzaj oświetlenia stanowiska pracy czy rodzaj krzesła, na którym pracownik powinien wykonywać swoje obowiązki. Zasady, o których tutaj mowa, powinny być określone w porozumieniach z organizacjami związkowymi, a jeżeli takie nie istnieją, wówczas w regulaminie zakładu pracy po ówczesnych konsultacjach z przedstawicielami pracowników. Co, jeżeli pracodawca nie posiada regulaminu zakładu pracy? Wówczas w wydawanym poleceniu na wykonywanie pracy zdalnej – określi on zasady jej wykonywania – mówi Łukasz Wawrzyniak, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.

Oczywiście, każde wydanie zgody w poleceniu na wykonywanie pracy zdalnej, może zostać cofnięte z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem, jeśli warunki lokalowe i techniczne uniemożliwiają wykonywanie pracy. Ewentualnie, jeśli na podstawie przeprowadzonej kontroli miejsca wykonywania pracy (którą pracodawca będzie mógł przeprowadzić), zajdą okoliczności stwierdzające uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa, których pracownik nie będzie mógł usunąć w określonym przez pracodawcę terminie.

Z przejściem na pracę zdalną możemy mieć również do czynienia w następstwie dwóch sytuacji. Pierwsza związana jest z obowiązywaniem stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz 3 miesiące po ich odwołaniu. W drugim przypadku – kiedy pracodawca z uwagi na działanie siły wyższej, nie jest w stanie zorganizować bezpiecznych i higienicznych warunków w miejscu pracy. W obu powyższych sytuacjach pracownik również będzie wykonywał pracę zdalną.

Jakie są więc obowiązki pracodawcy w zakresie pracy zdalnej? – Otóż podstawowym jest przeprowadzanie szkoleń BHP, ale już w formie zdalnej w zakresie pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych. Kolejnym wynikającym z nowelizacji Kodeksu Pracy, jest sporządzenie instrukcji BHP określającej zasady bezpieczeństwa wykonywania pracy zdalnej. Natomiast z punktu widzenia pracowników – jednym z kluczowych elementów jest ustalenie kosztów ekwiwalentu lub ryczałtu związanego z kosztami wykonywania tejże pracy np. kosztami zużycia energii elektrycznej czy internetu – dodaje Łukasz Wawrzyniak.

Czego natomiast może wymagać pracodawca od pracownika w myśl nowelizacji Kodeksu? – Z całą pewnością będzie wymagał oświadczenia o zapewnieniu przez pracownika bezpiecznych i higienicznych warunków pracy zgodnych z zasadami ergonomii. Oczywiście oświadczenie to jedna strona medalu, gdyż drugą jest wskazanie pracownikowi tych wymagań stawianych przez pracodawcę. Można oczywiście połączyć te dwa aspekty poprzez wprowadzenie list kontrolnych samooceny stanowiska pracy prowadzonej przez pracownika, gdzie odpowiedź pozytywna na zadane pytania świadczy o prawidłowych warunkach pracy i jest niejako potwierdzeniem tych warunków – dodaje Ekspert W&W Consulting.

Opisane powyżej przypadki ewolucji w zagadnieniach pracy zdalnej są tylko małym wyciągiem z nowelizacji Kodeksu Pracy, a ich wprowadzenie z całą pewnością nastręczy zarówno pracodawcom, jak i pracownikom wielu problemów i bólu głowy. Warto więc przygotować się do nich odpowiednio wcześniej.

Autor: W&W Consulting.

Praca z biura – czy pracownicy są chętni do powrotu do dawnych standardów?

wysłano 23 sierpnia 2022

Zmiany na rynku pracy zachodzą bardzo dynamicznie – dlatego kluczowe staje się stworzenie nowego sposobu myślenia oraz zdefiniowanie głównych wyzwań organizacji. Należy zwrócić uwagę, że jednym z kluczowych elementów modelu hybrydowego jest powrót do biura (RTO – Return To the Office). Nikt nie ma wątpliwości, że praca zdalna ma wiele pozytywnych aspektów – jednak brak powrotu pracowników do biur stworzyłby jeszcze inny model pracy zdalnej. A to nie wróży dobrze – zarówno dla pracodawców, jak i zatrudnionych. Organizacje muszą dobrze przygotować się do tego procesu. Jeśli firmy nie zdołają sprowadzić pracowników do siedziby w odpowiednim czasie, może to zachwiać kulturą organizacji i poczuciem przynależności, które zostały wypracowane do tej pory, a w rezultacie wpłynąć na kondycję firmy i samopoczucie członków zespołów. Czy wszystko wskazuje na powrót do biura?

Jednak pracownicy nie wykazują optymizmu na myśl o powrocie do pracy z siedziby firmy – według badania przeprowadzonego na rynkach europejskich przez CBRE, prawie dwie trzecie wszystkich pracowników (64%) nie chce wracać do biura z różnych powodów. Spośród nich najwyżej uplasowane są obawy o bezpieczeństwo, niepokój związany z zarządzaniem organizacją opieki nad dziećmi, czasem dojazdu, utratą produktywności i niemożnością skupienia się w biurze. Jak wynika z badania CBRE, najmniejszą niechęć do powrotu wykazuje Holandia – Ci pracownicy stanowią zaledwie nieco ponad połowę zatrudnionych – 56%, natomiast Irlandczycy są najbardziej przeciwni takim pomysłom – aż 83% badanych wypowiedziało się negatywnie na ten temat. Warto zwrócić uwagę, że prawdziwa elastyczność wynika z połączenia różnych trybów pracy – a RTO jest istotną częścią tej kombinacji. Mimo podzielonych zdań pracowników i sprzeciwu wobec powrotu do biura powody takich decyzji są dobrze znane – możliwość współpracy twarzą w twarz może przynieść kluczowe korzyści zarówno dla pracowników, pracodawców, jak i całej firmy. Dotyczy to przede wszystkim szkoleń, rozwijania nowych umiejętności, produktywności i dobrego samopoczucia, a także szybkości wprowadzania innowacji.

Obecnie wiele organizacji na całym świecie przyznaje, że ma problemy ze sprowadzaniem swoich pracowników do biura w regularnym trybie. Sprawa dotyczy przede wszystkim większych firm, gdzie została narzucona większa dowolność w wyborze modelu pracy. W prowadzonych badaniach na temat nastrojów związanych z powrotem do biura wyszła następująca zależność – im większa firma, tym wolniejsze tempo RTO. Również w badaniu firmy Poly, dotyczącym różnych osobowości w miejscu pracy, potwierdza się ten wniosek: rola pracownika biurowego spada o 11% w porównaniu do zaledwie 16% ogółu osób wybierających stacjonarny tryb pracy. Tym samym rola pracownika zdalnego wzrasta o 21% (vs 36% zatrudnionych wykonujących swoje obowiązki na odległość).

Co więc można zrobić, aby rozwiązać problem niechęci do powrotu do biura? Temat stał się o tyle skomplikowany, że samo przyzwyczajenie do nowego modelu współpracy odegrało ogromną rolę w całym procesie. Szczególnie że poświęcono wiele uwagi oraz inwestycji, aby wdrożyć rozwiązania umożliwiające elastyczną pracę z każdej lokalizacji. Umocniło to pracowników w przekonaniu, że wykonywanie obowiązków służbowych z dowolnego miejsca pozostanie standardem zatrudnienia. Jednak równolegle z infrastrukturą techniczną i całym zapleczem sprzętowym umożliwiającym pracę hybrydową, pozostają kwestie kulturowe związane z polityką kadrową, kształtowaniem i projektowaniem miejsca pracy, a przede wszystkim poczucia współpracy oraz przynależności. Jak się okazuje, odgrywają one równie istotną rolę i obecnie właśnie na to powinniśmy poświęcić więcej uwagi – aby powrót do biura był dla pracowników równie komfortowy, co praca z każdej innej lokalizacji.

Autor: Jakub Abramczyk, Sales Director Eastern Europe w firmie Poly.

Workation – nowy trend pracy czy sposób na ucieczkę od służbowych obowiązków?

wysłano 19 sierpnia 2022

Abramczyk Jakub

Blisko dwie trzecie (65%) Polaków planuje urlop wypoczynkowy w sezonie letnim. Stanowi to niemal o 20% więcej niż rok wcześniej – wynika z badania dotyczącego planów wyjazdowych Polaków przeprowadzonego na zlecenie Polskiej Organizacji Turystycznej. Jednak jak się okazuje, wyjazd w cieplejsze rejony nie musi wiązać się z koniecznością brania „wolnego” od pracy i wykorzystywania dni urlopowych. Wzrastająca popularność modelu zdalnego powoduje, że wykonywanie pracy z rajskiej plaży, górskich szczytów, czy kameralnej kawiarni przy eleganckiej promenadzie coraz mniej zaskakuje.

Wyjazdy w miejsca typowo wypoczynkowe, ale ze służbowym laptopem w bagażu podręcznym stają się coraz chętniej wybieranym sposobem na wywiązanie się ze zleconych zadań, będąc jednocześnie w bajkowej scenerii. Workation, bo taką nazwą określa się opisywane zjawisko, powoli zaczyna dominować jako wymarzony sposób na codzienną pracę. Aż ¾ polskich pracowników chętnie połączyłoby wykonywanie obowiązków służbowych z wakacjami, według badania przeprowadzonego przez Grant Thornton – bowiem biuro zdalne nie musi ograniczać się do prywatnych przestrzeni mieszkania. Nieco inne spojrzenie mają pracodawcy, zaledwie 4 na 10 przełożonych zgodziłoby się na taki model. Może się to wiązać, chociażby z różnicami czasowymi lub koniecznością doraźnych spotkań bezpośrednich w biurze, które stają się niemożliwe na większą odległość.

Po wielu utrudnieniach związanymi z wycieczkami, jakie spowodowała pandemia, polscy pracownicy zdają się być spragnieni wyjazdów zagranicznych o dowolnej długości. Oznacza to, że najwięcej ankietowanych z badania Grant Thornton, bo aż 1/3 z nich, wybrałaby opcję pracy na odległość „bez ograniczeń czasowych”. Relatywnie najmniej, bo tylko niecałe 10% pracowników chciałoby działać z dala od firmy przez 3-6 miesięcy w roku. Zdecydowanie się na takie rozwiązanie może mieć bardzo pozytywne skutki dla zatrudnionych i ich samopoczucia. Jedną z głównych zalet workation jest zwiększenie efektywności i motywacji – opowiada się za tym chęć wcześniejszego skończenia pracy oraz wywiązania się ze wszystkich obowiązków służbowych na rzecz możliwości skorzystania z udogodnień i dobrodziejstw miejsca, w którym się znajdujemy. Jednak, podczas pracy zdalnej – szczególnie na dużą odległość i w egzotycznym miejscu – pozbycie się rozpraszaczy jest niezwykle ważne, tak samo, jak jej dobra organizacja. Warto zawczasu wyznaczyć godziny pracy i trzymać się ich, aby nie doprowadzić do zaniedbania obowiązków służbowych lub wręcz przeciwnie – przepracowania, a w rezultacie frustracji. Jednocześnie należy wcześniej zadbać o odpowiednie zaplecze technologiczne, które pozwoli się skupić na pracy, a współuczestnikom rozmów słyszeć tylko istotne informacje, a nie wypoczywających nad basenem wczasowiczów. W takiej sytuacji sprawdzą się słuchawki z technologią ANC i opcją wyciszania hasłu z otoczenia, pozwalające sprawnie i bez zakłóceń odbyć pilne spotkania. Kluczowym urządzeniem może się także okazać zestaw głośnomówiący – stanowiący główne wyposażenie zdalnego biura w godzinach pracy, z zastosowaniem jako głośnik lub powerbank po wylogowaniu się ze służbowej poczty.

Warto zauważyć, że ludzie zadowoleni ze swojej pracy są aż o 43% bardziej produktywni oraz o 86% bardziej kreatywni – zgodnie z danymi British Polish Chamber of Commerce. Dlatego próba dostosowania preferowanych modeli pracy do realiów jest niezwykle ważna przy utrzymaniu pracowników w jak najlepszej kondycji w organizacji. Czasowa zmiana lokalizacji czy klimatu może pozytywnie wpłynąć na postrzeganie aktywności zawodowej, jednak warunkiem udanego workation jest miejsce, które zapewni komfort pracy, ale też będzie sprzyjało wypoczynkowi i możliwości zrelaksowania się po godzinach. Warto się jednak zastanowić wcześniej, jakie podejście mają pracownicy – czy zbyt swobodna atmosfera pracy nie wpłynie na obniżenie wyników firmy, zadowolenia ze współpracy i rozluźnienia relacji w zespole oraz zatarcia się kultury przedsiębiorstwa. Kwestia wyrobienia odpowiednich nawyków i obdarzenia się wzajemnym zaufaniem ze współpracownikami powinna odgrywać kluczową rolę w podejmowaniu decyzji o wprowadzeniu nowego modelu pracy do organizacji.

Autor: Jakub Abramczyk, Sales Director Eastern Europe w Poly.

Analiza potrzeb pracowników jako baza pod wdrożenie nowego modelu pracy w firmie

wysłano 6 sierpnia 2022

Ostatnia wypowiedź Elona Muska, w której odniósł się negatywnie do modelu pracy zdalnej i wystosował wobec swoich pracowników żądanie, by pracowali z biura w wymiarze min. 40 godzin tygodniowo, wywołała liczne kontrowersje. Dlaczego decyzja CEO Tesli odbiła się takim szerokim echem i o czym nam mówi w kontekście projektowania środowiska pracy?

Spis treści:
Office-based vs remote-only
Badania i wskaźniki

Office-based vs remote-only

Choć już przed wybuchem pandemii część firm praktykowała elastyczne formy pracy, to kolejne lockdowny i odgórny przymus tymczasowego przeniesienia procesów na tryb „fully remote” śmiało możemy nazwać tym przysłowiowym kamyczkiem, który uruchomił hybrydową lawinę. Elastyczność modelu pracy i pozostawienie pracownikom wyboru, skąd chcą wykonywać swoje obowiązki, jest obecnie najbardziej przez nich pożądanym podejściem i często staje się kartą przetargową w walce o talenty. Firmy są więc w pewnym sensie zmuszone do wzięcia tego rozwiązania pod uwagę, ponieważ lekceważąc oczekiwania pracowników w zakresie elastycznego trybu pracy ryzykują tym, że utracą najlepszych. Z drugiej strony elastyczność z punktu widzenia biznesu jest trudniejsza: wymaga istotnych zmian w podejściu zarządczym i niesie szereg wyzwań w zakresie obiegu informacji, współpracy międzyobszarowej, dbania o nieformalne sieci relacji i budowania kapitału społecznego organizacji. A zatem decyzja o tym gdzie na skali między modelem pracy całkowicie zdalnej a modelem pracy w biurze ulokować własną organizację, nie jest prosta. Nie warto podejmować jej wyłącznie na bazie osobistych preferencji lidera, ani też samych preferencji pracowników. Jej podstawą powinny być natomiast pogłębione badania potrzeb pracowników oraz potrzeb biznesowych organizacji.

Model „fully remote”, choć często postrzegany jako atrakcyjny przez pracowników, jest rozwiązaniem radykalnym, nie dla wszystkich organizacji wskazanym czy możliwym. Firmy, które zdecydują się na ten model funkcjonowania, muszą liczyć się z tym, że wiąże się on z potrzebą całkowitej przebudowy wszystkich procesów i całego modus operandi organizacji.

Mając na uwadze skalę zmian, których wymaga wprowadzenie modelu „fully remote”, a także silną niechęć pracowników do pracy wyłącznie z biura, większość organizacji decyduje się na wdrożenie modelu hybrydowego, postrzegając to jako bezpieczne i kompromisowe rozwiązanie. Czy jednak na pewno takie jest?

Badania i wskaźniki

Wybór modelu pracy powinien być przede wszystkim poprzedzony badaniami potrzeb pracowników i analizą stylu ich pracy. W większości organizacji, niezależnie od stopnia ich złożoności, wyróżnić możemy kilka typowych profili użytkowników. Wydany ostatnio przez nowy koncept biznesowy Colliers, czyli platformę Colliers Define, przewodnik po hybrydowych stylach pracy „Persony i modele pracy hybrydowej” opisuje trzy przykładowe persony nazwane w sposób oddający charakter ich pracy – Analytical Albert, Collaborative Claire i Varied Victor.

Takie podejście pomaga uwzględnić realne potrzeby pracowników przy definiowaniu założeń nowego modelu pracy i wdrażaniu związanych z nim zmian. Pozwala też przeanalizować jak funkcjonujemy w elastycznym ekosystemie pracy hybrydowej. W naszym przykładzie Analytical Albert, który zazwyczaj ok. 50% czasu spędza na wykonywaniu zadań indywidualnych, będąc w domu pracuje w skupieniu, ale po przyjściu do biura staje się duszą towarzystwa – pojawia się tam przede wszystkim po to, aby spotkać się z ludźmi. U Collaborative Claire te proporcje są odwrócone. Na co dzień najwięcej czasu pochłaniają jej spotkania i interakcje (w biurze nawet 67% czasu), natomiast na pracę indywidualną Claire przeznacza średnio ok. 36% swojego dnia pracy. W przypadku Varied Victora żadna z jego codziennych czynności nie przeważa w znacznym stopniu. Jego dzień pracy wypełniony jest różnorodnymi czynnościami: poza wspomnianymi spotkaniami i pracą indywidualną pojawiają się również rozmowy telefoniczne czy praca z dokumentami papierowymi. Każda z tych person ma inne potrzeby i różne są też ich motywacje oraz sposób korzystania z przestrzeni biurowej. Wdrażając nowe modele pracy, każda organizacja powinna przejść proces analizy stylu pracy i potrzeb funkcjonalnych, aby nie popełnić kosztownych w skutkach błędów.

Równie istotne jak analiza potrzeb, jest zdefiniowanie i regularne monitorowanie kluczowych wskaźników „zdrowia organizacyjnego” w modelu hybrydowym. Pozwolą nam one ocenić wpływ wdrożonego modelu pracy na nasz biznes. Wskaźniki takie oprócz tradycyjnych biznesowych KPI oraz powszechnie znanych wskaźników satysfakcji i zaangażowania, obejmują także różne czynniki wpływające na dobrostan pracowników czy aspekty dotyczące efektywności pracy zespołowej i współpracy pomiędzy zespołami. Brak zdefiniowania i regularnego monitorowania takich wskaźników uniemożliwia zauważenie, że pewne procesy funkcjonują gorzej i odpowiednio wczesne skorygowanie kursu.

W złożonym hybrydowym świecie nie ma prostych rozwiązań, które są dobre dla wszystkich. Bez starannego zbadania, z jakimi stylami pracy mamy do czynienia w naszej organizacji, kim są nasi pracownicy, czego potrzebują i co powinniśmy im zaoferować, żeby mogli pracować efektywnie, przy jednoczesnym zadbaniu o to, aby zminimalizować ryzyko negatywnego wpływu nowego modelu pracy na biznes, będziemy błądzić po omacku. Wdrożenie modelu pracy na bazie tego typu analizy może istotnie usprawnić funkcjonowanie firmy. Natomiast podjęcie złej decyzji, na podstawie założeń przefiltrowanych wyłącznie przez prywatne poglądy i odczucia lidera, może mocno zaszkodzić organizacji, skutkując nie tylko odejściem pracowników, ale także pogorszeniem wyników finansowych w perspektywie kilku lat.

Komentarz Doroty Osieckiej, Partner w Colliers i Dyrektor platformy Colliers Define.

AIQLabs: Model hybrydowy zwiększa produktywność i efektywność

wysłano 19 lipca 2022

Badania wskazują, że kończy się era pracy biurowej, a nadchodzi czas pracy hybrydowej. W wielu branżach umacnia się perspektywa, zgodnie z którą połączenie modelu zdalnego z biurowym staje się najbardziej pożądanym sposobem wykonywania obowiązków zawodowych. Jak wynika z badania Pracuj.pl, na pracę hybrydową stawia aż 59,5% pracowników oraz kandydatów.

Zgodnie z badaniem, 26% respondentów deklaruje, że chciałoby pracować wyłącznie w biurze. 14% stawia na pracę w pełni zdalną. Model hybrydowy wpisuje się w oczekiwania każdej ze wspomnianych grup, umożliwiając wykonywanie obowiązków służbowych zarówno z domu, jak i stacjonarnie, z biura. Badanie wskazuje również, że zdalna rekrutacja jest w pełni akceptowalna dla zdecydowanej większości kandydatów. Tylko 13% badanych podchodzi do takiego procesu sceptycznie.

Po zniesieniu restrykcji pandemicznych, wiele firm stanęło przed wyzwaniem związanym z usystematyzowaniem modeli pracy. Większość z nich postawiła na pracę hybrydową uwzględniającą wizyty w biurze w określonych dniach tygodnia. Taki sposób działania doskonale sprawdzał się w czasach pandemii w AIQLabs. FinTech jest właścicielem popularnych marek SuperGrosz i „Kupuj Teraz – zapłać później”.

Nie mieliśmy zakusów, aby w pełni wracać do pracy stacjonarnej w naszym biurze w Warszawie. Pandemia uświadomiła nam, że obowiązki można wykonywać właściwie z każdego miejsca i nie traci na tym efektywność. Co więcej, zauważyliśmy, że pracownicy stali się bardziej produktywni i kreatywni, maksymalnie koncentrując się na realizacji konkretnych zadań, a nie na tym, żeby wyłącznie przetrwać roboczogodziny w biurze. Wszyscy tracimy mniej czasu na dojazdy, jednocześnie zyskując więcej przestrzeni na życie prywatne. Do pracy hybrydowej podchodzimy bardzo elastycznie, dzięki czemu zyskaliśmy również w oczach potencjalnych pracowników – mówi Piotr Siwiec, prezes AIQLabs.

Wnioski z raportu Cisco skłaniają do refleksji te firmy, które zdecydowały się na przymusowy powrót do biur. Z badania wynika, że praca hybrydowa poprawia samopoczucie pracowników, umożliwia równowagę pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym oraz zwiększa wydajność. Trzy czwarte respondentów uważa, że dzięki takiemu modelowi poprawiły się ich relacje z bliskimi, a niemal ośmiu na dziesięciu ocenia, że możliwość pracy poza biurem, bez konieczności codziennych dojazdów do firmy, polepszyła ich work-life balance.

Koncepcja pracy hybrydowej to także szerszy wachlarz możliwości rekrutacyjnych i łatwiejszy dostęp do specjalistów spoza Warszawy. W AIQLabs większość pracowników i tak przychodzi do biura z własnej woli, ale są wśród nas osoby, które zaglądają do firmy sporadycznie. Nie stanowi to dla nas żadnego kłopotu, liczą się przede wszystkim efekty pracy, z których wszyscy jesteśmy rozliczani. Wspólne wyjścia i wyjazdy integracyjne pozwalają nam natomiast nadrabiać towarzyskie zaległości, a także lepiej poznać nowe osoby, które dołączyły do nas już w trakcie pandemii – dodaje Konrad Sałgut, dyrektor IT w AIQLabs.

Radykalne wymaganie powrotu do biur nie rozwiązuje wyzwań w zakresie budowania więzi emocjonalnych czy relacji międzyludzki w środowisku korporacyjnym. AIQLabs tempo zmian uzależnia od preferencji i odczuć pracowników. Praca hybrydowa jest obecnie najlepszym kompromisem pomiędzy praca zdalną a biurową.

Źródło: AIQLABS Sp. z o.o.

Badanie Cisco: pracownicy twierdzą, że praca hybrydowa czyni ich szczęśliwszymi i bardziej wydajnymi

wysłano 18 maja 2022

Cisco prezentuje wyniki badania dotyczącego dobrostanu pracowników w modelu hybrydowym, ich oczekiwań związanych z tym modelem, obaw oraz kwestii gotowości organizacji do funkcjonowania w tym trybie.

Spis treści:
Praca hybrydowa poprawiła różne aspekty dobrego samopoczucia pracownikówStrategiczne i taktyczne wnioski dla organizacji, aby lepiej przygotować się na przyszłość pracy hybrydowej

Jak wynika z nowego globalnego badania Cisco, praca hybrydowa przyczyniła się do poprawy samopoczucia pracowników na całym świecie, lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym oraz wzrostu ich wydajności. Chociaż organizacje odniosły już z tego powodu korzyści, należy zrobić jeszcze więcej, aby zbudować kulturę integracji i w pełni wdrożyć hybrydowe modele pracy. Tylko wtedy możliwa będzie poprawa doświadczenia pracowników oraz uzyskanie odpowiedniego poziomu ich gotowości.

Badanie Cisco „Pracownicy są gotowi na pracę hybrydową, a Ty?” (tyt. oryg. „Employees are ready for hybrid work, are you?”) wykazało, że prawie połowa ankietowanych pracowników (46,8%) zauważa poprawę jakości swojej pracy. Podobna liczba (ok. 45%) uważa, że wzrosła także ich wydajność. Dodatkowo 66,8% twierdzi, że ich zadania mogą być obecnie wykonywane jednakowo dobrze zarówno zdalnie, jak i w biurze. Z badania przeprowadzonego wśród 28 000 pracowników z 27 krajów wynika jednak, że tylko niemal co czwarty z nich (23,4%) uważa, że jego firma jest „bardzo dobrze przygotowana” na hybrydową pracę w przyszłości. W Polsce tego samego zdania jest jedynie 18,9% zapytanych osób.

„Zarówno pracownicy, jak i firmy dostrzegają wymierne korzyści w zakresie kluczowych wskaźników – od poprawy ogólnego samopoczucia pracowników, po lepszą produktywność i wydajność pracy” — powiedziała Anupam Trehan, People & Communities Leader, Senior Director, People & Communities, Cisco APJC. „Niemniej jednak należy zrobić jeszcze więcej, aby w pełni wykorzystać możliwości przyszłości pracy hybrydowej, zwłaszcza w zakresie budowania kultury integracyjnej, opracowywania strategii zaangażowania pracowników oraz wdrażania infrastruktury technologicznej, która pozwoli organizacjom osiągnąć poziom gotowości pracowników”.

Praca hybrydowa poprawiła różne aspekty dobrego samopoczucia pracowników

W badaniu Cisco przeanalizowano wpływ pracy hybrydowej na pięć kategorii dobrego samopoczucia – emocjonalne, finansowe, psychiczne, fizyczne i społeczne – przy czym prawie 70% respondentów (67,6%) stwierdziło, że praca hybrydowa i zdalna poprawiły różne aspekty ich samopoczucia.

Czas spędzony poza biurem zwiększył równowagę między życiem zawodowym a prywatnym w przypadku 59,7% pracowników z Polski, ze średnią ogólnego badania na poziomie 79% pracowników. Do tej poprawy przyczyniły się bardziej elastyczne harmonogramy pracy (59,5%) oraz znaczne skrócenie lub całkowite wyeliminowanie czasu dojazdu do pracy (59,3%). Ponad połowa osób (ok. 54%) zaoszczędziła co najmniej cztery godziny tygodniowo, pracując w domu, a prawie jedna piąta respondentów (19,7%) zyskała dodatkowo osiem lub więcej godzin tygodniowo.

Prawie połowa (49,8%) wskazała „czas spędzony z rodziną, przyjaciółmi i zwierzętami domowymi” jako najlepszy sposób na zagospodarowanie tego dodatkowego czasu. Znaczna część ankietowanych (64,3%) stwierdziła, że praca zdalna poprawiła relacje rodzinne, a 43,3% respondentów potwierdziło wzmocnienie relacji z przyjaciółmi.

42,9% respondentów uważa też, że dzięki pracy zdalnej poprawiła się ich sprawność fizyczna. Prawie sześciu na dziesięciu ankietowanych z Polski (57%) ćwiczy więcej, gdy pracuje zdalnie, przy czym średnio jest to 125 dodatkowych sesji treningowych w ciągu roku. Podobna liczba (ok. 52%) twierdzi, że praca hybrydowa pozytywnie wpłynęła na ich nawyki żywieniowe.

Biorąc pod uwagę poprawę różnych aspektów dobrego samopoczucia, niemal 69% pracowników (68,7%) twierdzi, że możliwość pracy z dowolnego miejsca uczyniła ich szczęśliwszymi. Co ciekawe, średni wynik dla tego pytania na poziomie globalnym plasuje się na wyższym poziomie, aż 82,2%. Ponad połowa (55,2%) twierdzi, że praca hybrydowa przyczyniła się do obniżenia poziomu ich stresu. 34,8% uważa, że taki model jest bardziej relaksujący, a środowisko pracy mniej obciążające, podczas gdy nieco ponad 22% pracowników przypisuje mu zmniejszenie poziomu stresu dzięki większej elastyczności.

Nie wszyscy jednak zgłaszali pozytywne doświadczenia – ponad połowa (51,9%) uważała, że w przypadku pracy hybrydowej i zdalnej nasiliły się trudność związane z mikrozarządzaniem.

Strategiczne i taktyczne wnioski dla organizacji, aby lepiej przygotować się na przyszłość pracy hybrydowej

Biorąc pod uwagę zalety płynące z pracy hybrydowej, badanie pokazuje, że ponad 61% respondentów z Polski chce z niej w przyszłości korzystać, łącząc pracę zdalną z pracą w biurze. 11% pragnie pracować w pełni zdalnie, a niemal jedna czwarta (24,4%) chce przebywać w biurze w pełnym wymiarze godzin.

Nie ma jednak pewności, w jaki sposób różne style pracy mogą wpłynąć na integrację i zaangażowanie zespołu. 46% respondentów twierdzi, że osoby pracujące w pełni zdalnie będą miały problemy z zaangażowaniem w relacje ze współpracownikami i firmą (45%), w porównaniu z osobami, które wykonują pracę zdalną i stacjonarną. Ponadto z badania wynika, że zaufanie będzie kluczowym elementem, którym organizacje będą musiały zarządzać – podczas gdy 66% respondentów uważa, że ich przełożony ufa, iż będą oni wydajni, pracując zdalnie, mniejsza liczba (47,9%) wierzy, że można zaufać ich kolegom w tej kwestii.

Wyniki te podkreślają potrzebę stworzenia kultury sprzyjającej włączeniu społecznemu, która stanie na czele przyszłości pracy hybrydowej. 68,5% twierdzi, że ich firma musi przemyśleć swoją kulturę i sposób myślenia, aby praca hybrydowa była rzeczywiście integracyjna. Kluczowe zmiany mające na celu wsparcie hybrydowej siły roboczej, które pracownicy chcieliby widzieć, to większa elastyczność w określaniu godzin pracy (56,4%) oraz większy nacisk na dobre samopoczucie pracowników i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym (50,6%).

Jednocześnie to technologia pozostanie kluczowym elementem umożliwiającym funkcjonowanie w przyszłości coraz bardziej zróżnicowanych i rozproszonych pracowników. Prawie sześciu na dziesięciu respondentów (55,2%) uważa, że regularne problemy z łącznością ograniczają karierę pracowników zdalnych. W związku z tym 80,6% twierdzi, że infrastruktura sieciowa jest niezbędna do bezproblemowej pracy w domu, ale tylko 62% zaznacza, że ich firma dysponuje obecnie odpowiednimi rozwiązaniami na tym polu (przy średnim globalnym wskaźniku na poziomie 67,9%).

Prawie trzy czwarte (73%) uważa również, że bezpieczeństwo cybernetyczne ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa pracy hybrydowej, ale tylko 59% twierdzi, że ich organizacja dysponuje obecnie odpowiednimi możliwościami i protokołami. Zaledwie 56,8% uważa, że wszyscy pracownicy w ich firmie rozumieją zagrożenia cybernetyczne związane z pracą hybrydową, a 64,5% uważa, że liderzy biznesowi mają odpowiednią wiedzę i świadomość tych zagrożeń.

Raport stanowi podsumowanie wyników badania wśród pracowników etatowych (28 025 osób) w okresie od stycznia do marca 2022 roku. Respondenci pochodzili z 27 rynków obejmujących wszystkie kontynenty poza Antarktydą, w tym m.in. z Polski, Włoch, Niderlandów, Szwajcarii, Niemiec, Hiszpanii, Francji czy Wielkiej Brytanii.

Źródło: Cisco.

Firmy inwestują w kolejne cyfrowe narzędzia wspomagające pracę zdalną

wysłano 11 maja 2022

Popularność pracy zdalnej i w systemie hybrydowym rośnie. Firmy inwestują w kolejne cyfrowe narzędzia wspomagające pracę zdalną.

Spis treści:
Produktywność w ramach pracy zdalnej
Kolejny etap cyfrowej transformacji

Wbrew obawom wielu pracodawców, system pracy hybrydowej z reguły nie wpływa negatywnie na produktywność zespołu. Przy tym w blisko 40% przypadków odnotowano wzrost efektywności1. W związku z rosnącym zaufaniem do home office, biznes chętnie kontynuuje proces cyfryzacji. Wpłynęła na to również stabilizacja rynkowa po okresie pandemii, która miała związek m.in. z uwolnieniem budżetów inwestycyjnych. Organizacje, które w obliczu lockdownu podjęły decyzję o doraźnej digitalizacji swoich zasobów, dziś chcą również efektywnie nimi zarządzać. Według danych Iron Mountain, zainteresowanie wdrożeniem cyfrowych repozytoriów danych wzrosło w ostatnich miesiącach o blisko 100%2.

Produktywność w ramach pracy zdalnej

Pomijając aspekt technologiczny, największą barierą przy wdrażaniu pracy zdalnej w okresie pandemii okazał się brak wystarczającego zaufania pracodawców do członków swojego zespołu. Managerowie obawiali się wówczas przede wszystkim niskiej skuteczności w pełni zdalnego zarządzania, ale także obniżenia efektywności pracowników. Badania rynkowe potwierdzają, że wybór preferowanego przez zespół modelu pracy miał częściej pozytywny wpływ na ich satysfakcję, a tym samym również poziom zaangażowania. Nawet 40% pracodawców deklaruje wzrost produktywności pracowników od czasu, gdy okoliczności wymusiły funkcjonowanie w nowych realiach3. Już w 2021 r., po kilkunastu miesiącach pandemicznych doświadczeń, aż 92% managerów oceniało pracę zdalną pozytywnie4. Nie oznacza to jednak końca wyzwań w tym obszarze.

Z mojego doświadczenia wynika, że zaufanie pracodawców do pracy zdalnej konsekwentnie rośnie. Ma to oczywiście związek z coraz dłuższym stażem funkcjonowania w tym modelu. Ostatnie miesiące pokazały, że nie warunkuje on mniejszego zaangażowania pracowników. Obawy managerów nie były jednak zupełnie bezzasadne. W firmach, które nie przykładały wcześniej wagi do kształtowania świadomej, innowacyjnej kultury organizacyjnej, przekonanie pracowników do nowych technologii często okazywało się kłopotliwe. Kluczem do rozwiązania tego problemu okazała się technologia. Nie chodzi bynajmniej o narzędzia do zdalnego kontrolowania czasu pracy, czy produktywności pracowników, które często przynosiły odwrotne skutki. Wymieniając czynniki, które w największym stopniu utrudniają pracę zdalną, pracownicy wskazują głównie brak zdalnego dostępu do dokumentów oraz narzędzi, tj. platform komunikacyjnych5. W związku z tym największe korzyści zapewniło firmom wdrożenie innowacyjnych, ale jednocześnie intuicyjnych rozwiązań umożliwiających sprawną współpracę podczas pracy zdalnej również tym pracownikom, którzy nie byli dotychczas otwarci na innowacje – mówi Tomasz Morawski, Senior Account Manager w Iron Mountain Polska.

Zwiększony kredyt zaufania wobec pracowników przyniósł z czasem pożądane efekty. Blisko 50% osób deklaruje, że brak bezpośredniego nadzoru wpłynął pozytywnie na szybkość realizacji zawodowych obowiązków6. Mimo to wciąż istnieje grono pracodawców, którzy patrzą na home office sceptycznie. Nowe oczekiwania na rynku pracy sprawią, że już wkrótce zmiana ich podejścia będzie koniecznością. Ponad połowa pracowników wykazuje dziś gotowość do odejścia z organizacji, która nie zapewni im oczekiwanej możliwości elastycznej pracy7.

Kolejny etap cyfrowej transformacji

Rosnące zaufanie do pracy zdalnej, a także coraz większa świadomość biznesu dotycząca nieuchronnej konieczności wdrożenia w przyszłości modelu hybrydowego sprawiają, że biznes wkracza w kolejną fazę cyfryzacji. W pandemii obserwowano lawinowy wzrost popytu na usługi digitalizacji dokumentów, które były dla większości firm doraźnym rozwiązaniem. Dziś biznes chce kontynuować cyfrową transformację, a w związku ze stopniową stabilizacją rynku po pandemii – w wielu przypadkach odmrożono budżety na inwestycje technologiczne.

Gdy zdalny dostęp do najważniejszych firmowych dokumentów okazał się koniecznością, zainteresowanie usługami cyfryzacji wzrosło na niespotykaną wcześniej skalę. Jednocześnie organizacje w zdecydowanej większości ograniczyły się do działań, które miały zagwarantować im ciągłość biznesową. Sceptycyzm wobec dalszych inwestycji technologicznych miał związek z niepewnością. Zarówno w obszarze finansowania kolejnych projektów, jak i rzeczywistej potrzeby ich wdrażania. W mojej opinii sytuacja, która zaskoczyła nas przed dwoma laty, dziś jest nową normalnością, co potwierdzają dane Iron Mountain. W pierwszym kwartale 2022 r. odnotowaliśmy 100% wzrost zainteresowania wdrożeniem cyfrowych repozytoriów danych, w porównaniu do analogicznego okresu w ubiegłym roku8. Jeśli digitalizacja danych była pierwszym krokiem na ścieżce cyfryzacji, implementacja narzędzi, taki jak eVault, stanowi naturalną kontynuację procesu. Poza nieograniczonym dostępem do cyfrowej dokumentacji bez potrzeby wizyty w biurze, repozytoria zapewniają również bezproblemowe zarządzanie danymi zgodnie z przyjętą polityką uprawnień. Czas potrzebny do znalezienia konkretnych informacji jest tym samym skrócony z kilkunastu minut do zaledwie kilkunastu sekund – podsumowuje Tomasz Morawski, Senior Account Manager w Iron Mountain Polska.

Samo przejście na dane w formacie cyfrowym nie jest w pełni efektywne. Aby uwolnić potencjał zgromadzonych informacji, należy również odpowiednio nimi zarządzać. Można spodziewać się, że przychylność pracowników do modelu hybrydowego, a także konsekwentne budowanie technologicznej kultury organizacyjnej doprowadzą do kolejnych inwestycji w obszarze innowacji. Wkraczając na ścieżkę cyfryzacji, nie należy zapominać jednak o podstawach, które odgrywają kluczową rolę w kontekście budowania efektywności pracowników zdalnych.

1 Reshaping productivity. A changed workplace after covid-19, Kyocera, 2022
2 Dane własne Iron Mountain
3 Reshaping productivity. A changed workplace after covid-19, Kyocera, 2022
4 Model pracy a efektywność i zadowolenie pracowników, Antal, 2021
5 Praca z domu czy z biura?, CBRE, 2021
6 Jak oceniamy pracę zdalną po roku pandemii? ClickMeeting, 2021
7 Work Reimagined Employee Survey, EY, 2021
8 Dane własne Iron Mountain

Źródło: Iron Mountain.