Stopień cyfryzacji usług publicznych w Polsce jest oceniany pozytywnie na tle innych krajów Europy Środkowo-Wschodniej, m.in. ze względu na wyższy o 18% od średniej dla całego regionu poziom cyfryzacji sektora edukacyjnego1. Wykorzystywanie różnorodnych systemów informatycznych w szkolnictwie wyższym jest pokłosiem przede wszystkim pandemicznych obostrzeń. Dziś rosnące zainteresowanie digitalizacją procesów lub zasobów na uczelniach napędzają również studenci, którzy oczekują pozytywnych doświadczeń cyfrowych w całym procesie kształcenia i obsługi administracyjnej.
Nowe oczekiwania studentów
Z badania zrealizowanego przez Salesforce wynika, że 81% spośród studentów, którzy wysoko oceniają swoją uczelnię, deklaruje pozytywne doświadczenia cyfrowe, a 86% bezproblemowy dostęp online do danych i zasobów2. Przytoczone dane jednoznacznie udowadniają, jak duży wpływ na opinię o placówce, procesie kształcenia czy też bieżącej obsłudze ma dojrzałość technologiczna uczelni. Wobec tego jednym z największych wyzwań współczesnego szkolnictwa wyższego jest wdrożenie zaawansowanej strategii zarządzania informacjami, której fundamenty stanowią digitalizacja zasobów, automatyzacja workflow, a także elektroniczny obieg dokumentacji.
Zaledwie po około roku pandemicznych doświadczeń aż 87% osób zarządzających polskimi uczelniami deklarowało, że ich placówki będą dążyć do usprawnienia cyfrowej komunikacji ze studentami w sprawach administracyjnych3. Nie mam przy tym wątpliwości, że trend zakładający rosnące znaczenie digitalizacji sektora edukacyjnego utrzymuje się do dziś. Uczelnie coraz częściej mają świadomość, że efektywne zabieganie o nowych studentów i kształtowanie ich pozytywnych doświadczeń nie będzie możliwe dopóki wewnętrzne procesy będą bazować na dokumentacji papierowej. Rozproszone dane utrudniają wyszukiwanie, weryfikację i udostępnienie informacji, co z kolei wydłuża czas procesowania wszelkich spraw administracyjnych. Stoi to w opozycji do preferencji studentów, którzy najczęściej oczekują szybkiej informacji zwrotnej, najlepiej uzyskanej online – podkreśla Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.
Uczelnia bez papieru
Już w 2021 r. 77% kadr zarządzających polskimi uczelniami dostrzegało konieczność usprawnienia przepływu dokumentacji poprzez użycie narzędzi informatycznych4. Transformacja trwa, a w aktualnych realiach zdecydowana większość uczelni w Polsce korzysta z programów do elektronicznego zarządzania dokumentami o charakterze prawnym i administracyjnym5. Scentralizowany dostęp do bezpiecznego repozytorium treści jednak nie tylko kształtuje zadowolenie studentów, ale także usprawnia funkcjonowanie całej uczelni i optymalizuje realizację codziennych obowiązków pracowników administracyjnych.
Zautomatyzowanie procesów wewnętrznych pozwala oszczędzać czas i zasoby na wielu poziomach funkcjonowania placówki edukacyjnej, zapewniając jednocześnie spójność zarządzania. Co ważne, aby uwolnić pełen potencjał digitalizacji, należy się skupić nie tylko na dokumentach dotyczących studentów, dokumentacji kadrowej personelu czy fakturach, ale także korespondencji, wspierając tym samym systemy back office. Potencjalną skalę takiego działania doskonale obrazuje projekt zrealizowany przez Iron Mountain dla dużego uniwersytetu, który potrzebował rozwiązania obsługującego kompleksowo korespondencję przychodzącą i wychodzącą oraz integracji systemów informacji o studentach i personelu. Uspójnienie danych o blisko 12 tys. użytkowników, w ramach 29 typów dokumentów i 100 procesów workflow zaowocowało wzrostem efektywności działu administracji, a także przełożyło się na oszczędność papieru odpowiadającej uratowaniu około 7200 drzew – podsumowuje Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.
Choć uczelnie wyższe jako instytucje publiczne w wielu aspektach są zobligowane do wdrażania nowoczesnych technologii z uwagi na zobowiązania legislacyjne, kształtowanie kompetencji cyfrowych i kultury organizacyjnej otwartej na innowacje wciąż mogą budować ich przewagę konkurencyjną. Choć innowacje są dziś niezbędne do sprostania oczekiwaniom studentów, nie należy zapominać, że cyfrowa transformacja rewolucjonizuje funkcjonowanie placówki również na wielu innych płaszczyznach.
1 Stan cyfryzacji Polski na tle regionu, Digital Poland, 2022
2 Connected Student Report, Salesforce, 2022
3 Szkolnictwo wyższe a technologie, Wolters Kluwer, 2021
4 Szkolnictwo wyższe a technologie, Wolters Kluwer, 2021
5 Nowe technologie w zarządzaniu uczelnią, Wolters Kluwer, 2022