Za nami ponad rok życia w warunkach pandemii. Wielu Polaków przyzwyczaiło się już do wykonywania różnych czynności bez wychodzenia z domu, w tym także do pracy zdalnej. Jako HR Manager coraz częściej słyszę jednak opinie, że powrót do biura, przynajmniej częściowy, jest potrzebny, ponieważ wspólne przebywanie w miejscu pracy pomaga w budowaniu relacji interpersonalnych, daje poczucie przynależności i przyczynia się do większej integracji pracowników.

Spis treści:
Potrzebujemy spotkań „na żywo”
Mamy wsparcie w domu
Dobrze jednak wrócić do biura
Warunkiem jest bezpieczeństwo
Razem czujemy się lepiej

Potrzebujemy spotkań „na żywo”
Biuro jako miejsce pracy stanowi bardzo ważny element życia zawodowego. Nie jest to tylko fizyczna przestrzeń z określonym wyposażeniem, w której się spotykamy, ale przede wszystkim ludzie, którzy w niej przebywają, realizując wyznaczone zadania, prowadząc rozmowy, spożywając posiłki. Ta obecność innych i wspólne wykonywanie różnych czynności są z psychologicznego punktu widzenia dla człowieka bardzo ważne, zwłaszcza w sytuacji epidemicznej, kiedy wiele osób doświadczyło poczucia osamotnienia i izolacji. Według badania Hays Poland, co trzeci ankietowany pracownik skarżył się na pogorszenie stanu zdrowia psychicznego w wyniku pandemii. Z kolei badanie Grafton Recruitment i CBRE pokazało, że co piąta osoba na home office odczuła pogorszenie relacji z kolegami i koleżankami z pracy. Rola działów HR jest w tej sytuacji nie do przecenienia. W Hines od samego początku zaangażowaliśmy się w szybką organizację pracy zdalnej, uwzględniając związane z nią problemy i potrzeby pracowników. Jednocześnie konieczna była rearanżacja biura w taki sposób, aby stanowiło bezpieczne miejsce pracy dla osób, które chciały lub potrzebowały do niego przyjeżdżać.

Mamy wsparcie w domu
W pracy zdalnej postawiliśmy na wsparcie, zarówno dla pracowników, którzy zgłaszali nam taką potrzebę, jak i dla kadry kierowniczej, aby managerowie mogli zapewnić maksymalną efektywność zarządzania zespołami rozproszonymi. W tym celu opracowaliśmy program szkoleniowy, który obejmował indywidualne konsultacje z profesjonalnym coachem oraz wspólną pracę na konkretnych przypadkach. Jako HR Manager dodatkowo prowadziłam też rozmowy z osobami, które prosiły mnie o pomoc. Kolejną formą wsparcia było włączenie do programu medycznego konsultacji psychologa dla pracowników i ich rodzin. Zadbaliśmy też o podarunki, takie jak ciasteczka do dekorowania lub produkty do domowych wypieków na Boże Narodzenie czy skrzynie z kwiatami na Wielkanoc. Te z pozoru drobne gesty mają duży wpływ na nastrój pracowników i wzmacniają ich więź z firmą.
Dodatkowo centrala Hines od samego początku pandemii zadbała o to, aby pracownicy firmy na całym świecie mieli poczucie przynależności i wsparcia ze strony międzynarodowego zespołu. W tym celu regularnie organizowane są telekonferencje, w których udział biorą osoby z różnych krajów. Wszystkie te działania spotkały się z bardzo pozytywnym odbiorem – nasi pracownicy czują, że firma dba o ich zdrowie i dobre samopoczucie.

Dobrze jednak wrócić do biura
Pomimo to, coraz częściej słyszę argumenty przemawiające za pracą w biurze – najczęściej w modelu hybrydowym. Opinie te potwierdzają wyniki międzynarodowego badania Salesforce, z którego wynika, że obecnie do biura chce wrócić aż 72% ankietowanych, podczas gdy w czerwcu 2020 roku było to zaledwie 32%.
Wiele osób przyznaje, że w pracy zdalnej zatarły się granice pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym. Badanie przeprowadzone pod koniec 2020 roku przez MC2 Innovations, przy współpracy Hays Poland i Uniwersytetu SWPS, pokazuje, że dla 43% pracowników zachowanie work-life balance stanowi największe wyzwanie na home office. Przyjazd do biura pomaga im lepiej zaplanować dzień i utrzymać równowagę. Ponadto osoby, w domach których pracują lub uczą się też inni członkowie rodziny, mają problemy z pełną koncentracją na wykonywaniu służbowych obowiązków. Biuro zapewnia spokojną, przyjazną przestrzeń, w której nic ich nie rozprasza. Nie sposób nie wspomnieć przy tym o końcowej fazie procesów rekrutacji i onboardingu. Obecność w miejscu pracy zdecydowanie sprzyja lepszemu, bardziej efektywnemu wdrożeniu nowych pracowników. Dodatkowo, badanie Salesforce potwierdza, że dla wielu osób biuro stanowi przestrzeń do nawiązywania kontaktów i współpracy. Zdecydowana większość respondentów tak zaplanowała swój grafik, aby spotkać się w miejscu pracy z innym członkiem zespołu. Ankietowani korzystali przy tym chętniej z przestrzeni wspólnych niż własnych biurek.

Warunkiem jest bezpieczeństwo
Spokojna praca w biurze nie jest możliwa, jeśli pracownicy nie będą czuli się tam bezpiecznie, dlatego konieczne jest przestrzeganie powszechnie obowiązujących wymagań sanitarnych oraz stosowanie odpowiednich zabezpieczeń. Myślę, że większość firm wypracowała już swoje rozwiązania w tym zakresie. Należą do nich środki ochrony indywidualnej, oznaczenia, pomagające utrzymywać dystans i kierować ruchem, ścianki działowe, rozmieszczenie stanowisk pracy w odpowiedniej odległości, zapewnienie właściwej cyrkulacji powietrza, regularna dezynfekcja oraz fumigacja lub ozonowanie przestrzeni czy systemy bezdotykowe. Aranżując przestrzenie dla najemców w naszych biurowcach, widzimy też, że wprowadzają oni więcej naturalnej zieleni, wydzielają specjalne miejsca do pracy projektowej, powiększają sale konferencyjne i wprowadzają budki akustyczne. Jan Ramatowski z pracowni architektonicznej Massive Design, z którą Hines współpracuje przy aranżacji wnętrz dla najemców, przewiduje, że w przyszłości biura będą projektowane z większym naciskiem na elastyczność, tworzenie przestrzeni sprzyjających współpracy oraz kreatywności, a także zastosowanie materiałów wykończeniowych o właściwościach ograniczających rozwój drobnoustrojów i łatwych do utrzymania w czystości. Ten trend sprzyja też popularyzacji stref coworkingowych. Mając to na uwadze, stworzyliśmy taką przestrzeń w lobby biurowca Wola Centre, z miejscami do pracy grupowej i indywidualnej, w otoczeniu bogatej zieleni.

Razem czujemy się lepiej
W Hines bardzo dbamy o środki bezpieczeństwa i będziemy zachęcać pracowników do pracy hybrydowej, jak tylko sytuacja epidemiczna ulegnie poprawie. Już w ubiegłym roku, po pierwszym lockdownie, część osób chętnie skorzystała z takiej możliwości. Chcąc ich przywitać po kilkumiesięcznej nieobecności, kupiliśmy każdemu ekologiczny kubek, w którym mógł wypić poranną kawę z kolegami i koleżankami z zespołu, oczywiście przy zachowaniu wszystkich niezbędnych środków bezpieczeństwa. Wiemy, że przed pandemią dla wielu osób był to codzienny mały rytuał, który pozytywnie nastrajał ich na dalszą część dnia. W ten sposób chcieliśmy dać pracownikom namiastkę powrotu do normalności, znanej nam sprzed pandemii i poczucie, że dobrze jest wrócić do biura.
Nasze doświadczenia pokazały, że obecność w biurze, nawet przez dwa dni w tygodniu, wpływa korzystnie na samopoczucie i efektywność pracowników. Podobne wnioski ma wielu najemców naszych biurowców. Dodatkowo pozytywny wpływ obecności w biurze potwierdziły badania WeWork z lipca 2020 roku – pracownicy raportowali wzrost produktywności indywidualnej i zespołowej, zwiększenie morale, lepsze doświadczenie kultury organizacyjnej firmy, a także poprawę nastroju.

Myślę, że w przyszłości, kiedy sytuacja epidemiczna ulegnie poprawie, do biur zacznie wracać więcej pracowników. Spodziewam się, że wiele firm wprowadzi model hybrydowy, który pozwoli połączyć benefity pracy zdalnej z korzyściami, jakie przynoszą nam fizyczne spotkania w przestrzeni biurowej. Wykonywanie służbowych obowiązków z domu jest wygodne, ale potrzebujemy też poczuć, że tworzymy społeczność, że jesteśmy częścią czegoś, w co wierzymy i co daje nam satysfakcję.

Autor: Małgorzata Falkowska, Human Resources Manager, Hines Polska Sp. z o.o.