Doświadczenia związane ze skutkami pandemii na nowo zdefiniowały potrzeby i oczekiwania pracowników. Model zdalny szybko zyskał popularność, jednak równie szybko ujawnił swoje niedoskonałości, zwłaszcza kontekście work-life balance. Jakie cechy powinno mieć nowoczesne biuro, by stało się skuteczną alternatywą dla home office? Co zrobić, by pracownicy docenili jego atuty i chcieli do niego wrócić?

Przed pandemią pracownicy w coraz bardziej asertywny sposób domagali się jasnego oddzielenia czasu pracy od czasu prywatnego tak, by wraz z wyjściem z biura poświęcać energię już tylko sprawom osobistym – przyjaciołom, rodzinie czy ulubionym aktywnościom. Tymczasem w nowej rzeczywistości okazało się, że to praca rozgościła się w naszych domach, z wszystkimi konsekwencjami – również negatywnymi.

– Na home office trudno postawić jasne granice między czasem, w którym pracujemy, a czasem odpoczynku. Brak wyraźnego podziału wywołuje frustrujący chaos, w którym życie prywatne nieustannie miesza się z obowiązkami zawodowymi. Dużym wyzwaniem jest również zachowanie koncentracji – obecność domowników czy bieżące, codzienne sprawy do załatwienia skutecznie rozpraszają. W domu trudno odizolować się od licznych bodźców, a tym samym skupić na wykonywanych zadaniach. Kolejną trudnością, której doświadcza wielu pracowników, jest brak samodyscypliny i umiejętności zarządzania czasem pracy w warunkach domowych – mówi Monika Szawernowska, ekspertka ds. aranżowania przestrzeni biurowych, przedstawicielka pracowni projektowej Abundo Space.

Potrzeba relacji w realu

Po pierwszej fali entuzjazmu dotyczącego pracy zdalnej coraz częściej słyszy się o osobach, które z własnej woli decydują się na pracę w biurze (lub przynajmniej chcą mieć taki wybór). Powodów jest wiele – jasny podział na czas pracy i czas prywatny, lepsza organizacja pracy w biurze, dostęp do narzędzi i nowoczesnych technologii ułatwiających wykonywanie obowiązków, a przede wszystkim – obecność innych ludzi, która ma istotny wpływ na wiele obszarów aktywności zawodowej. Współpracownicy są nam potrzebni, aby skonfrontować z nimi nasze pomysły i koncepcje, czerpać inspirację czy po prostu wypić wspólną kawę i przy okazji poruszyć kilka istotnych tematów dotyczących wspólnego projektu. Socjalizacja, utrzymywanie relacji i wykorzystanie energii grupy, np. podczas burz mózgów, są znacznie trudniejsze, gdy widzimy przed sobą ekran, a nie żywego człowieka. To ważny argument, by pojawić się w biurze, choć na dwa lub trzy dni w tygodniu.

W stronę funkcjonalnego minimalizmu

Model hybrydowy zmienił sposób postrzegania biura przez pracowników. Obecnie profil pracy wykonywanej w domu i w biurze różni się – w badaniu przeprowadzonym przez Deloitte 41% ankietowanych oceniło, że w trybie zdalnym bardziej efektywna jest praca indywidualna, a 39% osób wskazało na atuty biura w kontekście współpracy z zespołami i zaangażowania pracowników. To dowód na to, że biuro zyskało nową rolę. Znajduje to odzwierciedlenie w nowych trendach aranżacji. Obecnie zwraca się szczególną uwagę na to, by była to przestrzeń wspierająca pracę zespołową, zaczynając od układu i charakteru pomieszczeń, a kończąc na jego wyposażeniu. Kolejnym priorytetem jest maksymalizacja funkcjonalności biura – to w tym aspekcie można upatrywać jego istotnych przewag względem pracy w warunkach domowych.

– Coraz silniejszym trendem jest funkcjonalny minimalizm – biura przypominają butik z praktycznymi rozwiązaniami, w którym pracownik może wybierać te, które w jego przypadku najlepiej sprzyjają efektywnej pracy. Unika się niezwykle efektownych koncepcji o umiarkowanej przydatności – takie rozwiązania dobrze sprawdzają się w folderach, a nie w praktyce – dodaje Monika Szawernowska.

Żegnaj, open space

Pracownicy nie tęsknią za open space w dawnym wydaniu. Pełna hałasu przestrzeń z dużą koncentracją biurek nie sprzyja ani kreatywności, ani produktywności. Odchodzi się od niej na rzecz innych form tworzących przyjazne warunki do dyskusji, konfrontacji pomysłów i swobodnej wymiany myśli oraz zasobów. W nowoczesnych biurach zamiast dużych, otwartych stref wspólnej pracy powstają przyjazne, dobrze wyciszone przestrzenie do pracy projektowej, sale spotkań o różnej wielkości i wyposażeniu czy strefy nieformalnych spotkań. Sposób ich aranżacji jest coraz bardziej zróżnicowany, by odpowiedzieć na różne potrzeby i predyspozycje pracowników. Dobre pomysły rodzą się w różnych okolicznościach – przy biurku, w kawiarni czy na kanapie, na siedząco lub na leżąco. Dlatego wystrój tych przestrzeni odzwierciedla tę różnorodność: pojawiają się wysokie stoły i krzesła oraz meble, które zachęcają do interakcji – sofy i pufy, hamaki czy huśtawki. Coraz bardziej popularne strefy relaksu przejęły część funkcji, które wcześniej pełniła kuchnia – to tam przeniosły się nieformalne rozmowy, które wypełniają pracownikom czas pomiędzy poszczególnymi zadaniami.

Detale w biurze mają znaczenie

– Rozwiązania, które pojawiły się w biurach w okresie pandemii, nie zniknęły. Przeciwnie – są dalej rozwijane, ponieważ dobrze sprawdzają się w modelu pracy hybrydowej. Dotyczy to przede wszystkim dobrze wyciszonych sal i pomieszczeń umożliwiających prowadzenie spotkań czy prezentacji online. To, co się zmieniło, to znacznie większa dbałość o szczegóły. Przykłada się większą wagę do standardu kamer, mikrofonów i ekranów, układu stołów, oświetlenia czy ustawienia kamery tak, by zapewnić uczestnikom maksymalnie wysoką jakość transmisji – tłumaczy Monika Szawernowska.

Wymienione elementy są uwzględniane przez architektów już na etapie aranżacji i wyposażania sal. To ważne, ponieważ niektóre detale trudno dostrzec na pierwszy rzut oka. Nie każdy zauważy, że przez nieprzemyślane miejsce zamontowania kamery na transmisji widać głównie kłębowisko kabli pod stołem i buty uczestników, co z pewnością nie ułatwia koncentracji na treści przekazu. Podobnie z lokalizacją mikrofonów – gdy nie jest ona optymalna, nie wszyscy uczestnicy spotkania są dobrze słyszani po drugiej stronie, co frustruje i zaburza komunikację. Warto podkreślić, że biuro ma tu istotną przewagę nad pracą w domu – osiągnięcie tak wysokiej jakości spotkań zdalnych jest zazwyczaj nie do osiągnięcia w warunkach domowych, głównie ze względu na brak odpowiednich pomieszczeń i koszt niezbędnego wyposażenia.

Czyste powietrze, przyjazne oświetlenie

Projekty aranżacji i wyposażenie biur w coraz większym stopniu odzwierciedlają naturalne, biologiczne potrzeby człowieka. Duży nacisk kładzie się na modernizację systemów wentylacji i częstszą wymianę filtrów, by zapewnić pracownikom dostęp do wysokiej jakości powietrza. W zasadzie nie używa się już świetlówek – standardem jest nowoczesne oświetlenie LED, które coraz częściej wykorzystuje systemy modyfikujące intensywność i barwę światła w zależności od pory dnia. Jednym z priorytetów dla architektów jest również zapewnienie pracownikom dostępu do naturalnego światła tam, gdzie to możliwe – także w strefach recepcji.

Inkluzywność i uwzględnienie neuroróżnorodności

Popularyzacja otwartych styli zarządzania, takich jak supportive management, skutkuje większą orientacją na indywidualne potrzeby pracowników. Wynika to również z coraz większej presji na realizację celów ESG, w tym wypadku komponentu social. Menedżerowie zachęcają pracowników, by otwarcie komunikowali swoje oczekiwania i mówili o trudnościach, z jakimi spotykają się w pracy, również w kontekście aranżacji biura. Ma to szczególnie istotne znaczenie w kontekście osób neurodywergentnych, których – według szacunków – jest w społeczeństwie 15-20%. Projektując biuro, które będzie im przyjazne, należy uwzględnić siedem podstawowych czynników odnoszących się do sensorycznego postrzegania przestrzeni.

Wyzwaniem jest zaprojektowanie biura, które odpowiada na potrzeby zarówno osób ze specjalnymi potrzebami, jak i pozostałej grupy pracowników. Kluczem do sukcesu jest różnorodność zastosowanych rozwiązań tak, aby każdy odnalazł się w nowej przestrzeni.

Włącz pracowników w proces zmiany

W obecnych realiach, gdy sprowadzenie pracowników z powrotem do biur jest trudnym wyzwaniem, zmiany muszą być konkretne i daleko idące – nie ma tu miejsca na kosmetyczne zabiegi. Pracownicy powinni dostać jasny sygnał, że firma dostrzega ich zmieniające się potrzeby i uwzględnia je w procesie rearanżacji powierzchni biurowej. Widocznym trendem jest zresztą coraz dalej idące angażowanie zespołów w proces wyboru rozwiązań, które znajdą się w przyszłym biurze. Włączanie pracowników w proces decyzyjny zwiększa szanse, że biuro będzie dla niech praktycznym i dostosowanym do potrzeb narzędziem. Dodatkowo czyni ich współtwórcami tej zmiany – a to z pewnością zwiększa szanse, że będą chcieli korzystać z jej owoców.

Monika Szawernowska – związana z rynkiem projektów komercyjnych od roku 2001. Swoje doświadczenie zdobywała kierując zespołem architektów w pracowni JMP Service przez 15 lat. Od roku 2016 jako prezes pracowni Concept Space zarządzała spółką i nadzorowała prowadzone projekty dla takich firm jak Bank Gospodarstwa Krajowego, Zarząd Transportu Miejskiego, HIPP , IFS, Fujitsu , Cloud Technology, Maspex, Atende, Nowa Era, Hochtief, Benefit Systems. Od maja 2023 współpracuje z pracownią Abundo Space, w której rozwija dział Projektowania Wnętrz Komercyjnych, wychodząc przy tym na przeciw najbardziej niestandardowym wymaganiom klientów.

Źródło: Abundo Space.