Tylko co czwarta polska firma jest gotowa na powrót do biura po pandemii[1] – jak je przygotować by zapewnić pracownikom wygodę i bezpieczeństwo?
Pandemia zrewolucjonizowała znany dotychczas model pracy i być może na długo sposób funkcjonowania w biurze nie będzie już taki sam. Jednak ponad 30 procent polskich pracodawców nie podjęło jeszcze żadnych kroków w celu reorganizacji biurowej przestrzeni[2]. To wyzwanie nie musi być jednak ani trudne ani bardzo wymagające. Jest także szansą na bardziej funkcjonalne przearanżowanie miejsca pracy, co jego użytkownicy z pewnością docenią w przyszłości.
Po kilku miesiącach na home office pracownicy przyzwyczaili się do domowych wygód i nieformalnego stylu pracy. Przygotowując się na ich powrót warto pomyśleć nie tylko o tym jak zapewnić im maksymalne bezpieczeństwo, ale też co zrobić, by biuro było jak najbardziej elastyczne – dawało łatwą możliwość zmiany w obliczu nowych wyzwań oraz odpowiadało na ewoluujące potrzeby jego użytkowników.
Komfort na równi z bezpieczeństwem
Niemal 50 procent pracodawców twierdzi, że zapewnienie poczucia bezpieczeństwa w biurze jest dla nich największym wyzwaniem w związku z powrotem do regularnego funkcjonowania. Oprócz oczywistych zasad społecznej izolacji, takich jak powiększenie stanowisk pracy i zachowanie zalecanej odległości między nimi, warto zadbać o bardziej zaawansowane rozwiązania designerskie zwiększające poczucie komfortu. W obecnej sytuacji sprawdzą się liczne udogodnienia proptechowe jak na przykład bezdotykowe wejścia, wyposażone w zdalny system kontroli dostępu, dzięki któremu każdy pracownik może odblokować wstęp do budynku za pomocą swojego telefonu. Przydatne będą też dwuskrzydłowe drzwi przesuwne czy światła z czujnikami ruchu lub z funkcją głośnomówiącą, które pomagają zredukować ilość zarazków w miejscach o dużym natężeniu ruchu.
Jakość powietrza i skuteczna wentylacja
Przygotowanie biura na powrót po pandemii to dobra okazja żeby przyjrzeć się systemom wentylacyjnym. Właściwa filtracja pomaga rozcieńczać i usuwać patogeny, co w dobie powszechnych zmagań z niską jakością powietrza pracownicy z pewnością docenią, nie tylko w czasach epidemii. Poprawę systemu warto zacząć od oceny poziomu zanieczyszczeń atmosfery, a następnie zaprojektować i wdrożyć wytyczne inżynieryjne w celu poprawy skuteczności wentylacji. Dobrą inwestycją będzie też wprowadzenie mechanizmu długoterminowego monitorowania jakości powietrza, by móc usprawniać jego cyrkulację w zależności od potrzeb.
Intymna przestrzeń
Postpandemiczna modernizacja powierzchni biurowej wymaga również reorganizacji obszarów wspólnych oraz zapewnienia większej liczby zacisznych stref do pracy. Budki telefoniczne do intymnych rozmów czy dźwiękoszczelne boksy spełnią swoje zadanie tylko, jeśli zadbamy o ich regularną dezynfekcję, która w nowej rzeczywistości biurowej jest absolutnym priorytetem. Na otwartej przestrzeni warto zainstalować specjalne przegrody, na przykład mobilne ścianki wolnostojące lub ekrany nabiurkowe dzielące stanowiska pracy. Choć częściowe osłonięcie przed współpracownikami pozwoli na ograniczenie stresu związanego z przebywaniem w bliskiej odległości od drugiej osoby. Ponadto dobrymi praktykami będą wyznaczenie ścieżek jednokierunkowego ruchu czy zmniejszenie wydajności wind.
Dostosowując przestrzeń biurową do warunków post-epidemicznych powinniśmy wziąć pod uwagę szybkość zmian dzisiejszego świata i wyzwania jakie przed nami stawia. Na kryzysie wygrają te firmy, które do zmian podejdą dojrzale i systemowo. Kluczem do zapewnienia efektywnego funkcjonowania biura w każdych warunkach jest elastyczność, zarówno na poziomie organizacji przestrzeni jak i sposobu zarządzania nią – mówi Piotr Szawernowski, Business Development Executive w JMP Project, pracowni specjalizującej się w projektowaniu korporacyjnych wnętrz biurowych. Epidemia Covid-19 przeobraziła nasze dotychczasowe zwyczaje biurowe, ale stworzyła też szansę na usprawnienie miejsca pracy, które ze pewnością zaprocentuje w przyszłości – dodaje.
Domowy charakter i wellbeing
W ciągu ostatnich miesięcy wyrażenie „home office” zostało odmienione przez wszystkie przypadki. Według badań aż 75 proc. pracowników chciałoby częściowo kontynuować wykonywanie obowiązków służbowych z domu, a 40 proc. opowiada się za możliwością swobodnego wyboru między pracą zdalną a stacjonarną.[3] Dlatego pracodawcy muszą się jeszcze bardziej postarać, aby ich biura były przyjazne i atrakcyjne. Jednocześnie profilaktyka i ochrona zdrowia stała się absolutnym priorytetem w hierarchii potrzeb. Warto to uwzględnić przy rearanżacji biura. Podstawą są profesjonalne i wysokiej jakości meble – wygodne i ergonomiczne fotele i solidne biurka, najlepiej z opcją regulacji wysokości blatu. Pracownicy z pewnością docenią też miękkie sofy i pufy na których można odpocząć po kilku godzinach za biurkiem.
Kluczowe znaczenie ma też odpowiedni dostęp do światła, które pełni ogromną rolę w zachowaniu zdrowia i dobrego samopoczucia. Najważniejsze jest jak najbardziej optymalne wykorzystanie oświetlenia naturalnego, które sprzyja lepszej jakości snu, pozytywnie wpływa na metabolizm i poziom koncentracji. W trosce o zdrowie użytkowników biura doskonale sprawdzą się także oczyszczacze, dyfuzatory czy nawilżacze powietrza, zmniejszające ryzyko alergii wziewnych czy skórnych. Przytulnego i domowego charakteru przestrzeni nadadzą zaś liczne rośliny czy zielone ścianki, np. bardzo popularne panele ścienne z naturalnego mchu.
[1] Badanie Deloitte; webinar „Office reopening – czyli bezpieczny powrót do pracy po pandemii”, maj 2020
[2] Badanie Deloitte, webinar „Office reopening – czyli bezpieczny powrót do pracy po pandemii”, maj 2020
[3] Badanie analityczne IBM, maj 2020; https://biznes.wprost.pl/gospodarka/10330529/czy-mordor-i-inne-biurowe-centra-czeka-powolna-smierc.html
Autor: JMP Project.
