Najemcy powierzchni komercyjnych mają teraz od kilku do kilkunastu tygodni na weryfikację wysokości i prawidłowości naliczeń opłat eksploatacyjnych za 2018 rok.
Zasadą jest comiesięczna płatność opłat eksploatacyjnych przez najemców w formie zaliczek i rozliczanie po upływie roku kalendarzowego. Najemcy powinni otrzymać już rozliczenia za zakończony rok 2018. Zarządcy zwykle dostarczają je do końca pierwszego kwartału roku następującego po rozliczeniowym. Teraz jest czas – od dwóch tygodni do nawet trzech miesięcy, zależnie od zapisów w umowie najmu – na zgłoszenie chęci weryfikacji kosztów wchodzących do pakietu usług wynajmującego, za które najemcy wnoszą opłaty eksploatacyjne. Po tym okresie zarządcy mogą nie udostępnić faktur, rachunków i umów z podwykonawcami.
Na obciążenia najemcy wynikające z umowy najmu w biurowcu składają się czynsz, opłaty eksploatacyjne i refaktury mediów. – Podpisując kontrakt, najemcy zwykle skupiają się na tym pierwszym punkcie. Koszty eksploatacyjne traktują trochę po macoszemu, pytając głównie o wysokość zaliczki – mówi Artur Sutor, partner i dyrektor Działu Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska. – Tymczasem dla najemcy jest to poważne obciążenie finansowe, stanowiące średnio 20 – 25 proc. czynszu bazowego. Co więcej, niedokładne, niejasne zapisy w umowie otwierają drogę do pewnych nadużyć, a interpretacja zapisów jest często niekorzystna dla najemcy. Dlatego, chcąc uniknąć wysokich rachunków w przyszłości, już na etapie podpisywania umowy trzeba zadbać o jasne zapisy, precyzujące: za co dokładnie zapłaci najemca i w jaki sposób będzie to rozliczane – wyjaśnia specjalista.
Jak w takim razie się zabezpieczyć i o co zadbać negocjując kontrakt? – Pierwszą i podstawową kwestią jest dokładne określenie, ile procent powierzchni w budynku zajmuje najemca. Taka informacja powinna być bardzo klarownie zapisana w umowie najmu, a wynajmujący powinien przedstawić jasny algorytm wyliczenia udziału powierzchni najemcy oraz udziału powierzchni wspólnych budynku (add-on factor). W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że najemca zapłaci więcej za swoją powierzchnię niż powinien, np. poniesie koszt utrzymania pomieszczeń technicznych – mówi Łukasz Dreger, Senior Associate w Dziale Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska. – Kolejną ważną sprawą jest wpisanie do kontraktu zamkniętego katalogu pozycji zaliczanych do kosztów wspólnych rozliczanych z opłaty eksploatacyjnej, pamiętając na przykład, że najemcy nie powinni płacić za inwestycje w budynek, a jedynie za jego utrzymanie i bieżącą eksploatację – dodaje.
Doradcy z Cresa Polska przypominają, że całkowitą strukturę kosztów eksploatacyjnych można podzielić na dziewięć podstawowych grup: podatek od nieruchomości, użytkowanie wieczyste, ubezpieczenia, zarządzanie nieruchomością, obsługa techniczna, sprzątanie powierzchni wspólnych, ochrona i recepcja, pozostałe serwisy i usługi. Najwięcej, bo aż do 37 procent w kosztach mają media, dlatego, według Łukasza Dregera, najbardziej sprawiedliwym systemem jest olicznikowanie energii elektrycznej, wody i ciepła i refakturowanie ich na najemcę w interwale miesięcznym. W przyszłym rozliczeniu za rok 2019 ta pozycja, ze względu na uwolnienie rynku energii elektrycznej i kontraktowanie jej wg notowań na giełdzie, może osiągnąć najwyższy dotychczas udział nawet ponad 40 procent całości dodatkowych kosztów.
Jeśli najemca, korzystając z pomocy doświadczonych doradców, już na etapie kontraktu zadbał o wszystkie niezbędne zapisy, teraz ma ułatwione zadanie. – Najważniejsze jest, żeby rozliczenie zostało dostarczone w czytelnej i transparentnej formie. Najlepiej w co najmniej dwóch tabelach – pierwsza zestawiająca koszty wspólne całego obiektu oraz druga pokazująca zestawienie według udziału najemcy w budynku – mówi Łukasz Dreger. – Niestety, praktyki są różne i bardzo często najemcy mają problem z nieczytelnym rozliczeniem albo niejasnymi algorytmami użytymi do obliczeń.
Jeśli najemca zdecyduje się, że „sprawdza”, będzie miał na to zwykle od dwóch tygodni do trzech miesięcy – ten okres reguluje umowa najmu. Do weryfikacji kosztów będzie potrzebował wszystkich faktur źródłowych od dostawców mediów oraz podwykonawców, umów serwisowych, deklaracji na podatek od nieruchomości oraz deklaracji o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami, a także ostatniego zawiadomienia o wysokości opłaty z tytułu użytkowania wieczystego (jeśli nie ma własności gruntu).
– Rozliczanie kosztów eksploatacyjnych to bardzo złożony temat. Gdy najemca podejrzewa, że nie zostało zrobione zgodnie z najlepszą praktyką, powinien poinformować zarządcę, że chce zweryfikować prawidłowość rozliczenia. Może to zrobić samodzielnie, jednak nie mając doświadczenia w tym biznesie, może być to spore wyzwanie, poza tym rozwiązywanie sporów w relacji dostawca-klient bywa problematyczne, mając na uwadze, iż strony umowy najmu muszą kooperować przez wiele lat na różnych płaszczyznach. Dlatego też warto rozważyć zaangażowanie specjalistów z rynku nieruchomości, aby dokonali kompleksowego audytu kosztów, gdyż posiadają oni stosowną wiedzę i doświadczenie, jak i mogą zastąpić najemcę w dyskusjach z wynajmującym lub zarządcą budynku, co wskazane jest zwłaszcza w bardziej skomplikowanych przypadkach – podsumowuje Łukasz Dreger.
Autorami raportu są Łukasz Dregera oraz Artur Sutor z firmy Cresa Polska.
